SECRETARESSE / MANAGEMENTASSISTENT bij FRANCHISE ORGANISATIE (32 uur, optie op vast!)

Secretaresse Uitzendbureau FlexStar Secretarieel VEENENDAAL is voor het hoofdkantoor van een internationale franchise organisatie in Veenendaal op zoek naar een (32 uur per week, optie op vast!)

Deze functie is ontstaan vanwege het aanstaande vertrek van de huidige secretaresse / managementassistente. Het gaat om een functie voor 32 uur per week met optie op vast. Onze opdrachtgever heeft franchisevestigingen in Nederland en België.

In deze functie ondersteun je de directie, het managementteam en de directiesecretaresse op secretarieel, administratief, facilitair en organisatorisch gebied, zowel uitvoerend als inhoudelijk. Daarbij heb je oog voor alles wat er speelt binnen de organisatie en begrijp je de bedrijfsprocessen.

Je takenpakket:

• Secretariële taken
• Telefoon- en agendabeheer
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Je stelt zelfstandig correspondentie op en handelt deze af
• Je opent, sorteert en distribueert de binnengekomen post
• Je ondertekent digitaal contracten na overleg met directie
• Je ontvangt (externe) relaties en begeleidt hen eventueel naar de afspraak

Officemanagement taken:

• Je stelt interne gebruikersovereenkomsten op van apparatuur, gsm en sleutels, proxy’s bij in- en uitdiensttreding personeel (bewaakt getekende retouren)
• Je bent aanspreekpunt voor facilitaire aangelegenheden voor collega’s en het onderhouden van contact met de gebouwbeheerder
• Je coördineert de schoonmaak en het onderhoud van de facilitaire middelen en regelt interne verhuizingen
• Je bestelt en beheert de voorraad kantoor-, sanitair- en koffieartikelen
• Je beheert de agenda’s van de interne vergaderzalen en regelt desgewenst de lunch e.a. versnaperingen
• Je neemt deel aan de feestcommissie en organiseert samen met de andere leden de bedrijfsuitjes.

Voor deze functie vraagt onze opdrachtgever:

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-4 secretariële opleiding
• Je hebt minimaal 4 jaar secretariële ervaring
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; de Franse taal is een pré
• Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden, o.a. MS Office Excel
• Je hebt oog voor detail en kan prioriteiten stellen
• Je hebt een sociale en dienstverlenende instelling
• Je bent flexibel (soms ook wat betreft je werkdagen), organisatorisch sterk, geduldig en hebt een hands-on mentaliteit
• Je kan correct omgaan met vertrouwelijke (privacygevoelige) informatie

Onze opdrachtgever biedt jou:

• Salaris afhankelijk van het aantal jaren werkervaring met een maximum van € 3.800,= bruto per maand/40 uur per week
• Na gebleken geschiktheid biedt onze opdrachtgever jou een contract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband
• Reiskostenvergoeding (als je buiten Veenendaal woont), een goede pensioenregeling, 25 vakantiedagen op basis van 40 uur
• Een laptop die je ook privé mag gebruiken
• De mogelijkheid om verschillende opleidingen en trainingen te volgen
• Korting op de producten die onze opdrachtgever levert
• Bedrijfsfeesten: van ons jaarlijkse zomeruitje en de kerstborrel tot een avondje bowlen.

Belangstelling voor deze veelzijdige baan:

Heb jij belangstelling voor deze veelzijdige baan en ben je (bijna) per direct beschikbaar? Voldoe je tevens aan het profiel?