Medewerker Bestuurssecretariaat in Stein

Als Medewerker Bestuurssecretariaat ondersteun je het gemeentebestuur van de gemeente Stein bij dagelijkse werkzaamheden, bestuurlijke overleggen en administratieve processen. Naast professionele ondersteuning vervul je een coördinerende en structurerende rol en help je werkprocessen binnen het secretariaat te verbeteren en eenduidig uit te voeren.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het voorbereiden, organiseren en coördineren van bestuurlijke overleggen en afspraken.
• Het bewaken van agenda’s, actiepunten, termijnen en afspraken.
• Het verzorgen van correspondentie, verslaglegging en administratieve ondersteuning.
• Het onderhouden van contacten met bestuurders, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
• Het tijdig signaleren en onder de aandacht brengen van knelpunten.

Daarnaast heeft de opdracht een duidelijke ontwikkel- en coördinatieopgave. Je houdt overzicht, legt verbinding tussen werkzaamheden en collega’s en brengt structuur aan in de werkprocessen van het secretariaat. Samen met de verantwoordelijke leidinggevende werk je aan een eenduidige, efficiënte en herkenbare uitvoering van de werkzaamheden.

Daarbij richt je je op:

• Het waar nodig verdelen en coördineren van werkzaamheden binnen het secretariaat.
• Het in kaart brengen, beschrijven en stroomlijnen van werkprocessen, werkafspraken en procedures.
• Het bevorderen van een uniforme werkwijze en het bewaken van de voortgang en naleving van afspraken.
• Het signaleren van verschillen in de uitvoering en het afstemmen hierover met de verantwoordelijke leidinggevende.
• Het voorstellen van praktische verbeteringen en het ondersteunen bij de invoering daarvan.

Deze opdracht vraagt om meer dan een goede uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Je toont eigenaarschap, neemt initiatief en neemt collega’s op een positieve en constructieve manier mee in de afgesproken werkwijze. Je hebt geen formele leidinggevende rol, maar geeft vanuit je ervaring richting aan de dagelijkse samenwerking en uitvoering.

Samen met de verantwoordelijke leidinggevende zorg je ervoor dat werkafspraken worden vertaald naar de praktijk en draag je bij aan een soepel en zorgvuldig functionerend bestuurssecretariaat.

Je hebt aantoonbare ervaring binnen een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving en als medewerker bestuurssecretariaat. Dankzij je uitstekende organisatorische vaardigheden stel je de juiste prioriteiten en breng je structuur en overzicht aan in een dynamische werkomgeving. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, personen en belangen en handelt met bestuurlijke sensitiviteit. Daarbij ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Je communiceert helder en overtuigend, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking op. Je weet wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is. Als stevige, toegankelijke en verbindende professional breng je verschillende belangen bij elkaar en spreek je collega’s op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken. Met tact en overtuigingskracht neem je hen mee in veranderingen. Je denkt analytisch en procesmatig en hebt ervaring met het verbeteren, beschrijven en stroomlijnen van werkprocessen. Je neemt initiatief en pakt verbeteringen actief op. Daarbij heb je oog voor detail en houd je tegelijkertijd het grotere geheel in beeld.

Tijdelijke opdracht van 01-12-2026 tot 01-06-2027.