In één oogopslag
- Taken: Beheer en optimaliseer het zaaksysteem Djuma en ondersteun gebruikers.
- Bedrijf: Ferm Werk, een organisatie met maatschappelijke impact en korte lijnen.
- Voordelen: Salaris tot €5.096, flexibele werktijden, hybride werken en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Gezellige werksfeer met ruimte voor persoonlijke inbreng en groei.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in de samenleving en werk samen met betrokken collega's.
- Kwalificaties: Hbo-niveau, ervaring in functioneel beheer en proactieve houding.
Je maakt het verschil binnen een organisatie met maatschappelijke impact. Lijnen zijn kort, collega’s kennen elkaar en samenwerken staat centraal. Er is ruimte voor persoonlijke inbreng, ontwikkeling en sociale activiteiten. Jouw expertise en inzet worden gezien en gewaardeerd; samen zorgen we voor goede dienstverlening aan inwoners en werkgevers.
Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ben je samen met je collega-beheerders verantwoordelijk voor het functioneel beheer van Djuma. Dit zaaksysteem ondersteunt het zaakgericht werken en speelt een belangrijke rol bij het zorgvuldig, vindbaar en controleerbaar vastleggen van informatie. Je zorgt dat zaaktypen, workflows, sjablonen, metadata, autorisaties en koppelingen goed aansluiten op de werkprocessen van Ferm Werk. Je komt niet in een gespreid bedje, maar ziet dit juist als een kans. Je vindt het een uitdaging om mee te bouwen aan een stevige beheerorganisatie en steekt daarbij zelf graag de handen uit de mouwen.
Als persoon ben je zichtbaar, benaderbaar en proactief. Je vindt het leuk om je te verdiepen in werkprocessen en informatievraagstukken. Je schakelt tussen gebruikers, proceseigenaren, management en leveranciers om verwachtingen te managen en verbeteringen te realiseren. Je voelt je echt gewaardeerd door je collega’s, omdat je ze kunt helpen bij hun dagelijkse gebruikersproblemen, inrichting van werkprocessen en omdat je linking pin naar de leverancier bent. Juist het persoonlijke contact en de meerwaarde die je kunt bieden, maken de rol van functioneel beheerder leuk.
Dit worden jouw werkzaamheden:
- Je beheert en optimaliseert het zaaksysteem Djuma en de bijbehorende koppelingen.
- Je vertaalt gebruikerswensen, proceswijzigingen en organisatieontwikkelingen naar een passende inrichting van zaaktypen, workflows, sjablonen en metadata.
- Je configureert, test en implementeert releases en wijzigingen.
- Je overlegt met keyusers en eventueel andere stakeholders, bespreekt inhoudelijke wijzigingen en pakt verbeteringen projectmatig aan.
- Je verzorgt gebruikersondersteuning, waaronder het afhandelen van meldingen en toekennen van autorisaties.
- Je signaleert knelpunten en adviseert proceseigenaren en management over zaakgericht werken, procesinrichting en functionele mogelijkheden.
- Je stelt functionele documentatie, handleidingen en beheerprocedures op samen met de stakeholders.
- Je werkt nauw samen met de collega beheerders voor afstemming in de keten.
Dit vragen we van je:
- Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
- Ervaring als functioneel beheerder, applicatiebeheerder of in een vergelijkbare functie.
- Ervaring met Djuma of een ander zaaksysteem is een pré, maar geen vereiste.
- Inzicht in zaakgericht werken, procesinrichting en informatiebeheer, of bent bereid je hierin verder te ontwikkelen.
- Een prettige en professionele samenwerkingspartner die gemakkelijk schakelt tussen gebruikers, proceseigenaren, management en leveranciers.
- Proactiviteit: je signaleert wat nodig is, neemt initiatief en gaat zelf actief op zoek naar antwoorden en oplossingen.
- Analytisch; je kunt complexe incidenten en functionele vraagstukken zelfstandig analyseren en oplossen.
- Communicatief vaardig; kunt gebruikers, proceseigenaren en management helder adviseren over functionele mogelijkheden en verbeteringen.
- Technische kennis; bent enigszins technisch onderlegd en denkt in creatieve oplossingen.
- Je werkt gestructureerd, legt keuzes en wijzigingen zorgvuldig vast en houdt je collega’s goed op de hoogte.
Dit hebben we je te bieden:
- Ferm Werk biedt een werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt.
- Waar we elkaar inspireren, motiveren, verantwoordelijkheid nemen en feedback durven te geven.
- Je werkt samen met collega’s die verstand van zaken hebben.
- We streven naar een gevarieerde samenstelling van onze teams.
- Een salaris in schaal 9 van maximaal € 5.096,00 bruto per maand, CAO-SGO, bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
- Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%.
- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot hybride werken.
- Ruimte voor ontwikkeling en opleiding.
- Een goed pensioen via ABP (Pensioenfonds Overheid); één van de beste pensioenfondsen van Nederland.
- Collectiviteitskorting op je ziektekostenverzekering en overige verzekeringen.
- En natuurlijk een betekenisvolle functie binnen het sociaal domein.
- Leuke collega’s, een fijn bedrijfsrestaurant en een gezellige werksfeer.
Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
functioneel beheerder - Zaaksysteem in Woerden werkgever: Ferm Werk
Ferm Werk is een uitstekende werkgever die zich richt op maatschappelijke impact en persoonlijke ontwikkeling. Met een hybride werkcultuur, flexibele uren en een focus op groei, biedt het team een stimulerende omgeving waar je als P&O-adviseur kunt bijdragen aan betekenisvolle projecten. Daarnaast profiteer je van een goed pensioen via ABP en een marktconform salaris, wat de rol nog aantrekkelijker maakt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je functioneel beheerder - Zaaksysteem in Woerden kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Ferm Werk!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Ferm Werk zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Ferm Werk.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Ferm Werk!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als functioneel beheerder - Zaaksysteem in Woerden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Ferm Werk en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Ferm Werk. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Ferm Werk
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Ferm Werk.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Ferm Werk kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Ferm Werk via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
