Financial Administrator in Amsterdam

Hi, ik ben Alex, Finance Manager bij FeedbackFruits. Ons Finance team groeit de komende jaren en we zijn op zoek naar iemand om het team te versterken op een basis van 24-32 uur per week! Finance hier loopt over twee entiteiten, een Nederlandse BV en een Amerikaanse Corp, elk met zijn eigen facturerings-, belasting- en bankregels. Onze klanten zijn universiteiten over de hele wereld, dus het werk varieert van een eenvoudige Nederlandse factuur tot een Amerikaanse inkoopportal met zijn eigen leveranciers onboarding formulieren en indieningsregels.

De rol is breder dan de meeste financiële administratieve functies op dit niveau, en we zijn op zoek naar iemand die klaar is om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen. Ik zoek een Financial Administrator die onze dagelijkse operaties op zich neemt: facturering en incasso aan de debiteurenkant, leveranciersfacturen en betalingsruns aan de crediteurenkant, en de Finance mailbox waar alles gecoördineerd wordt. Veel van onze processen zijn nog handmatig, met beperkte gedocumenteerde processen. Je zou het werk doen en het tegelijkertijd verbeteren, terwijl je operationele procedures formaliseert.

De ideale teamlid is iemand die opmerkt wanneer een workflow onhandig is en proactief is in het aanpakken ervan. We zijn een klein team van twee, en we ondersteunen de bredere organisatie met een breed scala aan onderwerpen. Je werkt nauw samen met onze New Business en Partner Success teams als het gaat om facturering, en met ons Marketing team als het gaat om aankopen. Wanneer een factuur op tijd wordt verzonden, betaalt een universiteit op schema of wordt een inkoopverzoek vóór een evenement opgelost, is dat zichtbaar, en dat zal dankzij jou zijn.

Wat je zult doen:

• Verstuur verkoopfacturen op tijd. Dit omvat het instellen van nieuwe klanten en het uploaden van facturen naar inkoopportalen zoals Ariba en PaymentWorks.
• Stel klantabonnementen in en onderhoud deze in het ERP-systeem op basis van ondertekende contracten, en maak facturen en creditnota's voor alle rechtspersonen.
• Houd onbetaalde facturen bij, stuur betalingsherinneringen naar instellingen die niet hebben betaald, en markeer facturen die onbetaald blijven.
• Werk samen met Sales en Partner Success om facturerings- en betalingsvragen aan te pakken.
• Zorg ervoor dat leveranciersfacturen en uitgaven op tijd worden verwerkt.
• Bereid de wekelijkse betalingsrun voor goedkeuring voor.
• Vergelijk banktransacties met onze boekhoudkundige gegevens en los eventuele discrepanties op.
• Beheer de Finance mailbox: vragen over klantfacturen en betalingen, leveranciersverzoeken, leveranciers onboarding formulieren, en interne verzoeken die binnenkomen via het ticketsysteem.
• Ondersteun de maandafsluiting en jaarlijkse rekeningen.
• Schrijf op hoe financiële processen werken in de Finance database in Notion, en werk deze bij wanneer je ze verbetert.

Wat je meebrengt:

• Je blijft nauwkeurig en georganiseerd tijdens drukke periodes. Aan het einde van de maand houd je het dagelijkse werk soepel terwijl je de maand afsluit.
• Je volgt zaken tot het einde, op een vriendelijke manier. Late betalingen, ontbrekende details of een factuur die moet overeenkomen met een contract: je blijft eraan werken totdat het is opgelost, en mensen werken graag met je samen.
• Je neemt eigenaarschap van je werk van begin tot eind. Je plant je eigen week, stelt je eigen prioriteiten en houdt dingen in beweging.
• Je spreekt je uit wanneer iets in de cijfers niet klopt, zodat we het samen kunnen oplossen.
• Je geniet van het werken met tools en software, en vindt het leuk om nieuwe manieren te ontdekken om er meer uit te halen.
• Je bent comfortabel met het bouwen van dingen terwijl je gaat. Je stelt goede vragen, vult de gaten in en zorgt ervoor dat je de volgende stappen kent voordat je begint.
• Je hebt minstens één jaar ervaring in een financiële of vergelijkbare administratieve rol (twee of meer is een plus), inclusief praktische ervaring met facturering of abonnementen. We geven meer om je ervaring dan om je diploma.
• Je hebt gewerkt met een boekhoudsysteem of ERP, zoals Exact Online, NetSuite, Dynamics of SAP. Ervaring met Exact Online, Moss of inkoopportalen is een bonus.
• Je schrijft en spreekt vloeiend Engels, aangezien we dit gebruiken voor al ons interne en externe werk.
• Je bent beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week en kunt 2-3 dagen per week vanuit ons kantoor in Amsterdam werken.

Wat je krijgt:

• 25 betaalde vakantiedagen per jaar, gebaseerd op een 40-urige werkweek.
• Hybride werkschema (2-3 dagen op locatie).
• Een dag vrij voor je verjaardag.
• Voordelig pensioenregeling.
• 3 dagen vrijwilligersverlof per jaar.
• €550 budget voor leren en ontwikkeling per jaar + 3 dagen betaald verlof voor leren.
• Reiskostenvergoeding en Swapfiets-abonnement.
• Gratis toegang tot onze kantoor gym.
• Onbeperkte toegang tot mentale gezondheidszorg via OpenUp (EU, VS en AUS).