Office Manager in Amsterdam

We are a fast-growing Chinese premium automotive and EV brand in the process of establishing and scaling our presence across Europe. FAW Europe runs the commercial and operational platform for Hongqi from a small HQ in Amsterdam. Until Finance, Operations and HR are fully staffed, een hoop herhaalbare administratie moet bij iemand liggen die elke dag in het gebouw is, die ook ons centrum van zwaartekracht zal zijn om ons Europese hoofdkantoor levendig te houden. Dat is deze rol: houd de werkplek levendig, fris, uitnodigend en bruikbaar, houd het papier en de agenda in beweging, en neem onboarding / facturen / inkooporders van de Operations Manager af.

Rol Doel: Een compliant, opgeruimd, werkend hoofdkantoor: leveranciers betaald, bezoekers ontvangen, bestanden traceerbaar, mensen geboekt op treinen/vluchten/hotels en in het gebouw, en Operations / Finance / HR niet elke maandag dezelfde tracker opnieuw opbouwen.

Wat Succes Ervoorstelt (eerste 6-12 maanden): De vloer werkt: veilig, goed gevuld, bezoekers ingeschreven, printers en vergaderruimtes bruikbaar. Contracten, facturen, licenties en HR/financiële bestanden leven in één systeem, niet in inboxen. Vergaderingen hebben een agenda en notulen; reizen en visa voor HQ en bezoekers worden geregeld zonder last-minute paniek. Nieuwe medewerkers krijgen op de eerste dag een bureau, badge, laptop en een personeelsdossier.

KEY RESPONSIBILITIES

• Kantoor- en faciliteitenadministratie: Dagelijkse werking van het kantoor: opening, vergaderruimtes, keuken, voorraden, post, opslag. Faciliteiten en apparatuur: verhuurder, schoonmakers, planten, sloten/badges, printers, IT-kast liaison. Leveranciers voor het gebouw: offertes, bestellingen, levering, klachten. Houd het kantoor compliant en veilig: nooduitgangen vrij, EHBO-kit, BHV-lijst actueel, bezoekers ingeschreven. Deskplan naarmate het team groeit naar 40–50.
• Document- en gegevensbeheer: Voorbereiden, registreren en digitaal archiveren van contracten, facturen, licenties, bedrijfsdocumenten. Archiveringssystemen, trackers en eenvoudige databases — nauwkeurig en actueel. Versiebeheer; geen “final_v7_really_final” als enige kopie. Ondersteun wettelijke bedrijfsrecords zoals gevraagd door Finance / management.
• Vergaderingen, reizen en bezoekers: Reizen, hotels en visa voor HQ-collega's, binnenkomende dealers en bezoekers uit China/Europa. Front-office voor dealer dagen en bedrijfsevenementen op HQ.
• HR-administratie (ondersteuning, geen HR-beleid): Wervingsadministratie: beheren van de pijplijn, vacatures plaatsen, agenda's, interviewruimtes, reizen voor kandidaten, welkomstpakketten. Onboarding / offboarding checklist: bureau, toegang, apparatuur log, EOR / payroll formulieren op tijd doorsturen.
• Financiën en inkoopondersteuning: Factuurinname en routering: juiste entiteit, PO waar nodig, ontbrekende bijlagen achterhalen. Uitgavenclaims: volledigheidscontrole tegen beleid, niet goedkeuring van de commerciële uitgaven.
• Werkwijzen: Internationaal hoofdkantoor: Engels is de werktaal; Mandarijn de gemakkelijkste verbinding met het Chinese hoofdkantoor en Nederlands is een echte aanwinst.

Vereiste vaardigheden, ervaring & achtergrond: 4+ jaar als office manager, managementassistent, HQ-coördinator of vergelijkbaar in een internationale MKB. Solide Engels, comfortabel in Mandarijn, Nederlands sterk aanbevolen. Zeer duidelijke communicator; laat geen ruimte voor interpretatie, controleert of berichten zijn ontvangen en begrepen.

Wat we bieden: On-Target Earnings, afhankelijk van kwalificatieniveau, in de range van € 44.500,00 tot €47.500,00 bruto per jaar, bestaande uit een competitief vast basissalaris plus een jaarlijkse 8% prestatiegerichte On-Target bonus. 25 vakantiedagen + feestdagen.