In één oogopslag
- Taken: Ondersteun afdelingshoofden met agendabeheer en organisatie van vergaderingen.
- Bedrijf: Gemeente Eindhoven, een dynamische en inspirerende werkomgeving.
- Voordelen: Jaarcontract, CAO-salaris, eindejaarsuitkering en flexibele werkdagen.
- Overige informatie: Hybride werken mogelijk, maar aanwezigheid op kantoor is gewenst.
- Waarom deze baan: Werk in een diverse sector en maak impact op de dagelijkse gang van zaken.
- Kwalificaties: Mbo-4 diploma en minimaal 2 jaar ervaring als secretaresse.
Het verwachte salaris ligt tussen 2700 - 3300 € per maand.
Salaris: tot maximaal 3000 euro (36 uur)
Is ontzorgen jouw tweede natuur? Kan jij verschillende bordjes in de lucht houden? Vind je dynamiek en diversiteit in jouw functie belangrijk? Werk je graag met dynamische en inspirerende afdelingshoofden? Dan nodigen we jou graag uit om voor de leukste sector binnen Eindhoven te komen werken, de sector Ruimtelijke Uitvoering, want daar gebeurt het!
Jij ontzorgt en ondersteunt de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief. Doe je dat alleen? Nee, samen met twee collega secretaresses, die onderdeel zijn van de afdeling Advies & Ondersteuning, zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de acht afdelingshoofden, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht (op processen) zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Je beheert de complexe agenda’s, maakt en verzet afspraken, waarbij je prioriteert om ad hoc situaties op te lossen;
- Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden;
- Je zorgt voor de telefoonbeantwoording van de afdelingshoofden;
- Je maakt afspraken voor de afdelingen, waar meerdere collega’s bij betrokken zijn;
- Je organiseert in logistieke zin vergaderingen, draagt zorg voor het regelen van de locatie en benodigde faciliteiten;
- Je organiseert bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea;
- Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheert de NS Business Cards;
- Je bent vraagbaak van alle collega’s, tevens telefonisch;
- Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, aan het secretariaat, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.
Wat breng je mee?
- Je hebt een afgeronde studie op mbo-4 niveau;
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;
- Secretaresse ervaring binnen een grote organisatie is een pre;
- Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
- Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One Note;
- Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken;
- Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.
Wat krijg je ervoor terug?
- Je ontvangt van ons een jaarcontract met een beloning conform CAO.
- Daarnaast nog een eindejaarsuitkering;
- De werkdagen worden in overleg bepaald.
- Hybride werken is mogelijk maar enigszins beperkt.
- Aanwezigheid op kantoor is zeer gewenst.
Secretaresse (gemeente Eindhoven) werkgever: Excellentsecretary
Als secretaresse bij de gemeente Eindhoven maak je deel uit van een dynamisch team dat zich richt op het ondersteunen van afdelingshoofden in de sector Ruimtelijke Uitvoering. Je profiteert van een collegiale werksfeer, waar samenwerking en collegialiteit hoog in het vaandel staan, en krijgt de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een grote organisatie. Met een aantrekkelijk salaris en een jaarcontract volgens CAO, biedt de gemeente Eindhoven een stabiele en stimulerende werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei.
