Administrative Officer in Rotterdam

Je missie

Als onze Administratieve Medewerker ben je de georganiseerde, betrouwbare schakel die ons kantoor en de communicatie soepel laat verlopen. Samen met onze collega op de ondersteunende afdeling bied je administratieve ondersteuning aan het Management Team en help je teamleiders en collega's in de organisatie waar nodig. Je houdt ook toezicht op de dagelijkse communicatie zoals de website, nieuwsbrieven, enquêtes en gedeelde mailboxen. Het is een gevarieerde rol voor iemand die van structuur houdt, initiatief neemt en het prettig vindt om de persoon te zijn waarop collega's kunnen rekenen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Correspondentie en communicatie: beheer individuele en gedeelde mailboxen; stel correspondentie op en verspreid deze; werk de website (WordPress) bij, inclusief het plaatsen van inhoud en het toevoegen van evenementen; maak en verstuur nieuwsbrieven (Mailchimp); verspreid enquêtes (SurveyMonkey).
• Vergaderingen en planning: coördineer agenda's; plan en organiseer vergaderingen; bereid agenda's voor; neem notulen en volg acties en rapporten op.
• Administratieve ondersteuning: bied administratieve ondersteuning aan het Management Team en ad hoc ondersteuning aan teamleiders, het Wetenschappelijk Team en andere collega's indien nodig.
• Ledenadministratie en registraties: onderhoud het ledenregister; houd SharePoint en digitale bestanden gestructureerd en up-to-date; behandel informatie vertrouwelijk en in overeenstemming met de vereisten voor gegevensbescherming.
• Kantoorprocedures: onderhoud en verbeter kantoorprocedures en workflows en stel praktische verbeteringen voor.
• Kantoorbeheer: aankoop van kantoorbenodigdheden en andere kantoorbehoeften; relaties met leveranciers; apparatuurbeheer; coördineren van kantoor- en interne team evenementen.

Je profiel

Je beschouwt jezelf als:

• Georganiseerd en gestructureerd, met een sterk oog voor detail
• Proactief: je ziet wat er gedaan moet worden en neemt het initiatief
• Goed in het beheren van je tijd, flexibel, prioriteiten stellen en deadlines halen
• Comfortabel om zelfstandig te werken, maar ook als onderdeel van een team
• Discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Een vriendelijke, servicegerichte communicator

Je brengt mee:

• MBO niveau 4 (of gelijkwaardig) in kantoor-/secretariële ondersteuning, communicatie of een gerelateerd vakgebied
• Relevante ervaring in een administratieve, kantoorondersteunende of communicatierol
• Uitstekende schriftelijke en gesproken Engelse vaardigheden
• Goede kennis van Microsoft Office
• Ervaring met Mailchimp, WordPress, SharePoint, SurveyMonkey, DocuSign of Monday.com is een pluspunt

Over ons

Bij EuroQol helpen we de wereld begrijpen wat gezondheid betekent voor mensen. De EuroQol Research Foundation is een Nederlandse non-profitorganisatie gevestigd in Rotterdam. Wij zijn de thuisbasis van EQ-5D, een van de meest gebruikte instrumenten voor het meten van gezondheid gerelateerde kwaliteit van leven. Onderzoekers, clinici, instanties voor gezondheids-technologiebeoordeling en beleidsmakers over de hele wereld gebruiken EQ-5D om te begrijpen hoe patiënten hun gezondheid ervaren en om betere beslissingen te nemen over zorg en behandeling. Achter deze wereldwijde impact staat een klein, internationaal team van ongeveer 35 collega's in ons kantoor in Rotterdam. Dat betekent korte lijnen, echte eigenaarschap en de kans om te zien hoe jouw werk bijdraagt aan onderzoek dat wereldwijd wordt gebruikt. We waarderen samenwerking, nieuwsgierigheid en zorg voor elkaar, en we bieden een professionele, informele werkomgeving waar mensen kunnen groeien.