In één oogopslag
- Taken: Organiseer en ondersteun administratieve processen binnen de polikliniek KNO.
- Bedrijf: Dynamische polikliniek met een focus op samenwerking en kwaliteit.
- Voordelen: Een veelzijdige rol met ruimte voor groei en ontwikkeling.
- Overige informatie: Werken met vertrouwelijke informatie vereist discretie en integriteit.
- Waarom deze baan: Speel een cruciale rol achter de schermen en maak impact op de zorgverlening.
- Kwalificaties: Ervaring in administratie en een passie voor organiseren.
Het verwachte salaris ligt tussen 29700 - 36300 € per jaar.
Functie inhoud Ben jij per maart/april 2027 de administratieve duizendpoot die energie krijgt van organiseren, plannen en regelen?
Vind je het leuk om achter de schermen een onmisbare rol te spelen voor een grote en dynamische polikliniek?
Dan maken wij graag kennis met jou!
Als Secretarieel Administratief Medewerker ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met personele en organisatorische processen binnen de polikliniek KNO te maken heeft.
In deze functie heb je afstand tot de patiënten en verricht je dus geen baliewerkzaamheden.
In plaats daarvan ben jij dé kracht achter de schermen en zorg je voor een soepel verloop voor onze medewerkers en ondersteun je de afdeling op een breed scala aan administratieve, secretariële en HR-gerelateerde werkzaamheden.
Jouw focus ligt dus niet op patiënten, maar op je naaste collega's.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor de personeels- en urenadministratie van een grote en diverse groep medewerkers, waaronder medisch specialisten, arts-assistenten, audiologen, paramedici en ondersteunende collega's.
Je verwerkt personele mutaties, verlof- en verzuimregistraties, detacheringen, stages en roosterwijzigingen en bewaakt de voortgang van verschillende HR-processen.
Daarbij werk je met diverse digitale systemen en zorg je ervoor dat de administratieve basis altijd op orde is.
Daarnaast ondersteun je de organisatie van onderwijs, vergaderingen en bijeenkomsten, coördineer je de planning van diverse activiteiten en ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende facilitaire en organisatorische zaken.
Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op een goed georganiseerd secretariaat.
Ook beheer je een belangrijk deel van de inkoopprocessen van de afdeling.
Van het bestellen van paperclips tot het begeleiden van investeringsaanvragen voor grotere aanschaffingen: jij zorgt ervoor dat alles administratief correct wordt verwerkt.
Het aanmaken van inkoopordernummers, het afstemmen met leveranciers en interne afdelingen en het bewaken van de voortgang behoren daarbij tot jouw verantwoordelijkheden.
Je beheert alle poliklinische medische protocollen en werkwijzen in het kwaliteitsmanagementsysteem.
Je zorgt ervoor dat deze documenten actueel, compleet en toegankelijk blijven voor medewerkers.
Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening op de afdeling.
Vanwege de aard van de werkzaamheden heb je regelmatig te maken met privacygevoelige informatie en vertrouwelijke personele aangelegenheden.
Discretie, integriteit en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel.
Je begrijpt als geen ander dat vertrouwen de basis vormt van deze functie.
Kortom: een veelzijdige functie voor een administratieve professional die graag de touwtjes in handen heeft, energie krijgt van het ondersteunen van mensen en processen en een onmisbare rol wil vervullen binnen een dynamische polikliniek.
#J-18808-Ljbffr
Secretarieel administratief medewerker secretariaat Polikliniek KNO werkgever: Erasmus MC Academie
Erasmus MC Academie is een uitstekende werkgever die een stimulerende en innovatieve werkomgeving biedt voor wetenschappers en ingenieurs. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling en samenwerking, krijg je de kans om je vaardigheden te verbeteren en bij te dragen aan baanbrekend onderzoek in de biomedische sector. De unieke locatie in Rotterdam biedt niet alleen toegang tot state-of-the-art faciliteiten, maar ook een levendige cultuur en een netwerk van professionals die passie hebben voor wetenschap en technologie.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretarieel administratief medewerker secretariaat Polikliniek KNO kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij Erasmus MC Academie.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals Erasmus MC Academie. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals Erasmus MC Academie.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij Erasmus MC Academie, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretarieel administratief medewerker secretariaat Polikliniek KNO te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij Erasmus MC Academie.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij Erasmus MC Academie aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij Erasmus MC Academie. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Erasmus MC Academie
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen Erasmus MC Academie. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van Erasmus MC Academie zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
