In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel draaiend kantoor en ondersteun het managementteam.
- Bedrijf: Dynamisch technologiebedrijf met een focus op samenwerking.
- Voordelen: Competitief salaris, professionele ontwikkeling en een levendige werkomgeving.
- Overige informatie: Uitstekende groeimogelijkheden en een energieke campus in Amsterdam.
- Waarom deze baan: Maak impact door een sleutelrol te spelen in ons kantoor en evenementen.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in kantooradministratie en vloeiend Nederlands en Engels.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
De Assistant Office Manager houdt de Amsterdam campus dagelijks draaiende voor medewerkers, aannemers en bezoekers. Je zult verantwoordelijk zijn voor de receptie, voorraden, leveranciers, evenementen en administratieve ondersteuning, fungeren als executive assistant voor de EMEA Managing Director en het senior leiderschap, en de Senior Office Manager, EMEA, vervangen wanneer deze afwezig is of andere EMEA-locaties ondersteunt.
Deze rol is geschikt voor een georganiseerde, proactieve persoon die van variatie houdt en verantwoordelijkheid neemt voor de details die een kantoor laten functioneren.
- Front-of-house en bezoekers
- Ontvang en registreer bezoekers, aannemers en klanten; verstrek badges en handhaaf toegang en veiligheidsprocedures op de site.
- Beheer vergaderruimteboekingen, opstelling en catering.
- Beantwoord en leid binnenkomende telefoontjes, post, koeriers en leveringen.
- Kantooroperaties
- Bestel en volg kantoor-, keuken- en schoonmaakbenodigdheden binnen budget.
- Coördineer met schoonmaak-, catering-, onderhouds- en andere serviceleveranciers; log en volg faciliteitsproblemen op.
- Houd gemeenschappelijke ruimtes, keukens en vergaderruimtes schoon, gevuld en presentabel.
- Onderhoud kantoorapparatuur (printers, AV, toegangspassen) en dien IT-tickets in wanneer nodig.
- Administratie en financiële ondersteuning
- Verwerk inkooporders en leveranciersfacturen; verzoen kantooruitgaven.
- Beheer kantoorrecords, leverancierscontracten, activalijsten en contactlijsten.
- Ondersteun reis- en accommodatieboekingen voor bezoekende medewerkers.
- Mensen en evenementen
- Bereid werkplekken, apparatuur en welkomstpakketten voor nieuwe starters voor; ondersteun onboarding en offboarding logistiek.
- Plan en organiseer interne evenementen, teamlunches en campusvieringen.
- Ondersteun gezondheids- en veiligheidsverplichtingen, inclusief eerste hulp en noodrespons (BHV) regelingen.
- Executive Assistant voor de EMEA Managing Director en senior leiderschap
- Beheer de agenda van de MD en senior leiderschap: plan vergaderingen, los conflicten op en stel prioriteiten over tijdzones heen.
- Boek en coördineer de reizen van de MD en senior leiderschap, inclusief vluchten, hotels, grondtransport, visa en reisschema's.
- Bereid vergadermaterialen, agenda's en presentaties voor.
- Help bij het organiseren van EMEA-leiderschapsvergaderingen, offsites, bestuursbezoeken en klantbezoeken aan de campus.
- Verwerk de onkostenrapporten en goedkeuringen van de MD en senior leiderschap op tijd.
- Behandel vertrouwelijke en commercieel gevoelige informatie met volledige discretie.
- Vervang Senior Office Manager, EMEA en projecten
- Fungeer als primaire kantoorcontactpersoon wanneer de Senior Office Manager, EMEA, afwezig is.
- Ondersteun kantoorverhuizingen, indelingswijzigingen en EMEA-brede werkplekprojecten.
- Voer andere taken uit zoals toegewezen door de Senior Office Manager, EMEA.
Vereiste kwalificaties
- 5+ jaar ervaring in kantooradministratie, receptie, faciliteiten of een vergelijkbare ondersteunende rol.
- Vloeiend geschreven en gesproken Nederlands en Engels.
- Sterke kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, Word).
- Bewezen vermogen om concurrerende taken te jongleren, prioriteiten te stellen en deadlines te halen met weinig toezicht.
- Duidelijke, vriendelijke communicatie met collega's, leveranciers en bezoekers op alle niveaus.
- Hoog niveau van discretie met vertrouwelijke informatie.
- Recht om te werken in Nederland.
- 3+ jaar ondersteuning van een senior executive als executive of persoonlijke assistent, inclusief complexe agenda- en reisbeheer.
Gewenste kwalificaties
- Ervaring in een datacenter, technologie of multinationale omgeving.
- Ervaring met inkoop- of uitgavensystemen (bijvoorbeeld NetSuite) en bezoekersbeheertools.
- Ervaring met evenementplanning.
Werkomstandigheden
- Volledig op locatie op de Amsterdam campus tijdens standaard kantooruren, met af en toe vroege starts of late eindes voor evenementen en leveringen.
- Af en toe reizen naar andere EMEA-kantoren, 1x per kwartaal.
- Regelmatig tillen van voorraden en leveringen tot 10 kg.
- Moet de veiligheids-, toegang- en gezondheids- en veiligheidsregels van de site volgen.
Assistant Office Manager & Executive Assistant in Hoofddorp werkgever: EdgeConneX
EdgeConneX biedt een stimulerende werkomgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan. Als Senior Risk Manager krijg je de kans om je vaardigheden te ontwikkelen binnen een snelgroeiende sector, met uitstekende mogelijkheden voor professionele groei en een aantrekkelijk pakket aan voordelen. Gevestigd in Nederland, profiteer je van een dynamische cultuur die diversiteit en inclusiviteit waardeert, wat bijdraagt aan een betekenisvolle werkervaring.
