In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en zorg voor structuur in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: EBS, een groeiende organisatie in het openbaar vervoer.
- Voordelen: 40 vrije dagen, competitief salaris en volop ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Een mensgerichte organisatie met een hecht team en ruimte voor groei.
- Waarom deze baan: Werk dicht bij de directie en maak impact op de organisatie.
- Kwalificaties: Ervaring als Executive Assistant en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4125 - 5041 € per maand.
Jouw route bij EBS Alles vraagt aandacht. Jij ziet wat écht eerst moet. Vijf directieleden, volle agenda’s en gedurende de dag genoeg vragen die tussendoor komen. Planningen veranderen regelmatig en soms vraagt alles tegelijkertijd om aandacht. Aan jou als Directiesecretaresse om dan het overzicht te houden en te bepalen wat echt als eerste moet. Je denkt vooruit, bewaakt afspraken en acties en zorgt dat de directie verder kan. Je ziet zelf wat nodig is en pakt zaken op zonder dat iemand je daar eerst om hoeft te vragen.
EBS groeit en verandert en dat merk je in deze functie. Er is veel in beweging en nog niet alles is even strak georganiseerd of vastgelegd. Daar ga jij juist op aan. Je krijgt energie van structuur aanbrengen waar die nog ontbreekt en laat je niet gek maken als de dag anders loopt dan gepland.
Eerst even: wie is EBS? EBS verzorgt regionaal openbaar vervoer in Nederland en is onderdeel van de internationale Egged Group. Wat we doen is iedere dag zichtbaar op straat: onze bussen brengen mensen naar hun werk, school, familie of het station. Achter die dagelijkse operatie werken we aan een organisatie die steeds professioneler wordt. Processen worden slimmer ingericht en afspraken en werkwijzen beter vastgelegd. Vanuit jouw positie dicht bij de directie krijg je daar veel van mee.
We zijn een platte organisatie met korte lijnen. We werken hard, lachen veel en zeggen waar het op staat. Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Daar moet je van houden. Intern spreken en schrijven we voornamelijk Nederlands. Met onze internationale collega's en een aantal leveranciers communiceer je ook regelmatig in het Engels.
En daar kom jij in beeld. Je ondersteunt de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO en zit daarmee dicht op wat er binnen EBS speelt. Je leert hun manier van werken en prioriteiten goed kennen en zorgt dat afspraken, informatie en acties bij elkaar komen. Je kijkt daarbij verder dan alleen de agenda van vandaag. Informatie en acties komen via verschillende kanten binnen, bijvoorbeeld via mail, Teams en WhatsApp. Jij zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen en brengt structuur aan waar dat nodig is.
Zie je dat een werkwijze handiger kan of dat afspraken niet duidelijk zijn vastgelegd? Dan kaart je dat aan en doe je een voorstel. Je hoeft niet alles zelf op te lossen, maar je zorgt er wel voor dat het gebeurt.
Hoe zo’n dag eruit kan zien:
- 08.30 uur: Je opent je laptop. De agenda zag er gisteren nog prima uit, maar inmiddels zijn er twee wijzigingen en komt er een belangrijke afspraak tussendoor. Je schuift, stemt af en bewaakt tegelijkertijd dat belangrijke onderwerpen niet telkens plaatsmaken voor de waan van de dag.
- 10.00 uur: Het volgende overleg van het Executive Management Board komt eraan. Je controleert of de stukken compleet zijn, haalt nog wat ontbrekende informatie op en loopt de openstaande acties na. Eén daarvan staat nog open, dus daar ga je achteraan.
- 11.30 uur: Ondertussen lopen je mail, Teams en telefoon gewoon door. Een vraag vanuit management, een collega die iets nodig heeft van de CEO en een afspraak die opnieuw gepland moet worden. Je bepaalt wat direct aandacht nodig heeft en wat later kan.
- 14.00 uur: Je schakelt met Communicatie en andere collega's over een personeelsbijeenkomst of projectkick-off. Je regelt niet alleen de praktische kant, maar bewaakt ook wat er daarna moet gebeuren.
- 16.30 uur: Er komt nog een wijziging in de agenda binnen. Je past hem aan, kijkt alvast naar morgen en zorgt dat belangrijke acties niet ergens tussen mail, Teams en WhatsApp zijn blijven hangen.
Wat ga je doen? In de kern zorg jij ervoor dat het Executive Management Board overzicht heeft en goed voorbereid verder kan. Daarvoor krijg je veel ruimte om zelf te organiseren en prioriteiten te stellen. Je houdt je onder andere bezig met:
- Complex agenda- en afsprakenbeheer voor de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO;
- Beheren en prioriteren van de inbox van de CEO;
- Voorbereiden van overleggen en zorgen dat stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn;
- Bewaken van acties, besluiten en afspraken en mensen hier actief achteraan zitten;
- Maken van presentaties, notities en heldere managementoverzichten;
- Samenbrengen en structureren van informatie en acties uit verschillende kanalen;
- Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, personeelsevents en projectkick-offs;
- Organiseren van internationale reizen, bijvoorbeeld naar China, Litouwen of Berlijn;
- Verbeteren en vastleggen van werkwijzen, formats en afspraken;
- Bijhouden en afstemmen van verschillende planningen en de EBS-activiteitenkalender.
Daarnaast houd je een oog op ons kantoor in Zoetermeer. Je schakelt met de verhuurder, leveranciers en andere partijen en zorgt dat praktische zaken geregeld worden.
Wat wij jou bieden:
- Salaris: Een bruto maandsalaris tussen € 4.595,- en € 5.335,- (o.b.v. 40 uur);
- Ultieme vrijheid: Maar liefst 40 vrije dagen per jaar (23 vakantiedagen + 17 Atv-dagen bij een fulltime contract) voor een optimale balans;
- Extra’s: 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 1,15% en een vaste eindejaarsuitkering van € 400,- bruto;
- Zekerheid: Een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd en een goede pensioenregeling bij Rail & OV;
- Ontwikkeling: Ruimte voor eigen initiatief en volop trainings- en opleidingsmogelijkheden.
Jouw bagage: Je hebt ervaring in een stevige ondersteunende rol op directieniveau en weet wat het vraagt om verschillende agenda’s, belangen en persoonlijkheden bij elkaar te brengen. Je bent makkelijk benaderbaar, maar staat ook stevig genoeg in je schoenen om grenzen aan te geven of tegengas te geven als dat nodig is.
Daarnaast:
- Heb je ervaring in een stevige ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Executive Assistant, Directiesecretaresse of Management Assistant op directieniveau;
- Krijg je energie van organiseren, structureren en dingen beter achterlaten dan je ze aantrof;
- Wacht je niet af, maar signaleer je wat nodig is en onderneem je actie;
- Werk je zorgvuldig, ook als het tempo hoog ligt;
- Ga je vanzelfsprekend vertrouwelijk om met informatie;
- Communiceer je professioneel in het Nederlands en kun je je ook goed redden in het Engels.
Samen is de mooiste route: Bij EBS draait het om mensen. We zijn een organisatie waar je gezien wordt, waar ruimte is om te groeien en waar we samen het verschil maken: voor onze reizigers én voor elkaar. Of je nu op de bus zit, in de werkplaats werkt of een cruciale rol vervult op kantoor; je krijgt bij ons het vertrouwen, de vrijheid en de steun om jouw eigen route te bepalen. Want we geloven dat goed gezelschap elke reis beter maakt.
Voor, door en met mensen: Vanaf dag één ben je bij EBS onderdeel van een hecht team. We zijn een mensgerichte organisatie waar je echt gezien wordt; de mens achter de functie staat bij ons altijd op nummer één. Of je nu op de bus zit, in de werkplaats sleutelt of op kantoor de koers bepaalt: we staan voor elkaar klaar. Niet alleen met professionele steun, maar ook met een grapje of een goed gesprek. Bij EBS krijg je een uitdagende functie waarin je direct bijdraagt aan onze toekomst. We bieden je een professionele werkomgeving met volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen. Dit doen we met een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden volgens de CAO OV.
Benieuwd naar de afdeling Staf & Management? Onderdeel worden van ons Goede Gezelschap? Benieuwd of een carrière bij EBS bij jouw reis past? Laat je gegevens achter voor een kop koffie en een goed gesprek over jouw toekomst bij ons. We vertellen je graag meer over de sfeer in ons team en de mogelijkheden bij EBS.
Executive Assistant in Zoetermeer werkgever: EBS Public Transportation BV
EBS Public Transportation BV is een uitstekende werkgever die een dynamische en ondersteunende werkomgeving biedt voor professionals in de IT. Met een focus op continue verbetering en samenwerking binnen een compact team, krijgen medewerkers de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan innovatieve oplossingen in de openbaar-vervoerssector. De organisatie waardeert kwaliteit en veiligheid, wat zorgt voor een betekenisvolle en impactvolle werkervaring.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van EBS Public Transportation BV
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant in Zoetermeer kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals EBS Public Transportation BV.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals EBS Public Transportation BV naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij EBS Public Transportation BV. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant in Zoetermeer te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Executive Assistant bij EBS Public Transportation BV.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor EBS Public Transportation BV.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Executive Assistant bij EBS Public Transportation BV jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van EBS Public Transportation BV gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij EBS Public Transportation BV
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor EBS Public Transportation BV en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
