In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en ondersteun bestuurders in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Gemeente Zwolle, waar elke dag uniek is en jouw bijdrage essentieel is.
- Voordelen: Salaris tussen €3246 en €4556, 28 vakantiedagen en pensioenopbouw vanaf dag 1.
- Overige informatie: Kans op verlenging en persoonlijke leerplatform met gratis trainingen.
- Waarom deze baan: Maak impact door het bestuurlijke werk soepel te laten verlopen.
- Kwalificaties: Ervaring als bestuurssecretaresse en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4125 - 5041 € per maand.
Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse die overzicht houdt in drukke agenda’s? Bij gemeente Zwolle ondersteun je de burgemeester en wethouders en zorg je dat alles achter de schermen goed geregeld is.
Wat ga je doen?
- Je beheert complexe agenda’s van bestuurders en plant afspraken met oog voor prioriteiten en bestuurlijke belangen.
- Je beheert mailboxen, stelt prioriteiten en handelt binnenkomende berichten en verzoeken zelfstandig af.
- Je beantwoordt telefoontjes en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en afspraken.
- Je stelt conceptantwoorden op en stemt deze af met bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
- Je verwerkt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en houdt overzicht over openstaande acties en afspraken.
- Je beheert vergaderstukken en plaatst deze in iBabs.
- Je signaleert bestuurlijke ontwikkelingen en speelt hier tijdig op in.
Je werkt 32 tot 36 uur per week, waarschijnlijk van dinsdag tot en met vrijdag. Je werkt tussen 08.30 en 17.00 uur. Je start zo snel mogelijk voor een periode van 2 tot 4 maanden, met kans op verlenging.
Wie ben jij?
- Je bent een ervaren bestuurssecretaresse die zelfstandig aan de slag kan.
- Je ziet wat er moet gebeuren, denkt vooruit en houdt het hoofd koel wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen.
- Je bent communicatief sterk, discreet en weet hoe je omgaat met verschillende belangen binnen een bestuurlijke omgeving.
- Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding.
- Ruime ervaring als managementassistent binnen een bestuurssecretariaat of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
- Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer.
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede digitale vaardigheden en het vermogen om snel met verschillende systemen te werken.
- De mogelijkheid om op korte termijn te starten en zelfstandig aan de slag te gaan met weinig begeleiding.
Waar ga je werken?
Je gaat aan de slag bij gemeente Zwolle, binnen het bestuurssecretariaat van de afdeling Top-Services. Hier ondersteun je samen met collega’s de burgemeester en wethouders. Je werkt in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar jouw ondersteuning belangrijk is om het bestuurlijke werk goed te laten verlopen. Je standplaats is Zwolle.
Wat bieden we jou?
- Een salaris van € 3246 tot € 4556 / schaal 8 cao Gemeenten.
- OV reiskostenvergoeding (tweede klas) van 100% (let op: abonnement wordt niet vergoed).
- Je bouwt naar rato 28 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8 % vakantiegeld over je verdiende salaris.
- Een eindejaarsuitkering.
- Pensioenopbouw bij StiPp vanaf dag 1.
- Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Bestuurssecretaresse in Zwolle werkgever: Driessen
Driessen is een uitstekende werkgever die zich richt op het creëren van werkgeluk in de publieke sector. Met een cultuur die doet denken aan een familiebedrijf, biedt Driessen niet alleen een competitief salaris en aantrekkelijke toeslagen, maar ook volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Werken in Deventer betekent deel uitmaken van een hechte gemeenschap waar vitaliteit en teamwork hoog in het vaandel staan, met faciliteiten zoals een 24/7 sportschool en een actieve personeelsvereniging.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaresse in Zwolle kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Driessen!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Driessen zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Driessen.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Driessen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaresse in Zwolle te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Driessen en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Driessen. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Driessen
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Driessen.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Driessen kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Driessen via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
