In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de gemeentesecretaris met agenda- en mailboxbeheer en organiseer belangrijke bijeenkomsten.
- Bedrijf: Gemeente Dordrecht, een ambitieuze stad met een sterke focus op leefbaarheid.
- Voordelen: Competitief salaris, Individueel Keuze Budget en uitstekende pensioenregeling.
- Overige informatie: Flexibele werktijden en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Werk dicht bij het bestuurlijke hart en maak impact in de gemeente.
- Kwalificaties: Mbo+ niveau, ervaring als directiesecretaresse en uitstekende communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 41000 - 50000 € per jaar.
Als directiesecretaresse van de gemeentesecretaris heb je een bijzondere positie binnen de organisatie. Samen met je duo-collega zorg je voor rust, structuur en continuïteit en bied je de ondersteuning waarop de gemeentesecretaris iedere dag kan rekenen. Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en een plek dicht bij het bestuurlijke hart van Dordrecht.
Waar kom je te werken?
Werken bij gemeente Dordrecht betekent werken voor een stad met ambitie. Een historische stad op een eiland, waar dagelijks wordt gewerkt aan opgaven die ertoe doen voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Achter bestuurlijke besluiten en maatschappelijke ontwikkelingen staat een organisatie die samenwerkt aan een krachtige en leefbare stad. Je komt te werken binnen het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Dit team verzorgt de secretariële en managementondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. Samen met je collega's zorg je voor professionele ondersteuning van bestuur en organisatie.
Samen met je duo-collega ondersteun je de gemeentesecretaris. Daarbij werk je nauw samen met de adviseur, communicatiemedewerker en het Kabinet van de burgemeester. Vanuit deze rol ben je een belangrijke schakel tussen de gemeentesecretaris, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. Daardoor ervaar je van dichtbij hoe bestuurlijke, politieke en ambtelijke lijnen samenkomen. Juist die omgeving, waarin vertrouwen, discretie en samenwerking centraal staan, maakt deze functie zo bijzonder.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse zorg je ervoor dat de gemeentesecretaris iedere dag kan rekenen op een goed georganiseerde ondersteuning. Je beheert een complexe agenda en mailbox, plant afspraken en bijeenkomsten en zorgt dat alles op het juiste moment op de juiste plek samenkomt. Je volgt dossiers die aandacht vragen, signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten en zorg je ervoor dat vragen, afspraken en acties zorgvuldig worden opgepakt en opgevolgd. Concreet houd je je onder andere bezig met:
- Agenda- en mailboxbeheer;
- Het organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Het bewaken van acties, deadlines en toezeggingen;
- Het verzamelen en beheren van informatie;
- Het onderhouden van contacten met interne en externe relaties;
- Administratieve ondersteuning op het gebied van onder andere financiën, HR en ICT.
Daarbij kijk je kritisch naar bestaande werkwijzen en zie je kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten.
Wat neem je mee?
Je bent een professional die het vanzelfsprekend vindt om zaken goed te regelen. Je werkt zorgvuldig, hebt oog voor detail en bent betrouwbaar in de afspraken die je maakt. Je begrijpt dat je werkt in een omgeving waarin vertrouwelijkheid belangrijk is. Je gaat discreet om met informatie, voelt verhoudingen goed aan en weet wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming nodig is. Daarbij ben je flexibel wanneer de situatie daarom vraagt. Je maakt gemakkelijk contact, bouwt sterke relaties op en schakelt moeiteloos tussen gesprekspartners op verschillende niveaus. Je weet verschillende belangen met elkaar te verbinden en communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent beschikbaar voor 20 uur per week. Je werkt op maandag, donderdag en vrijdag. Op donderdag ben je de gehele dag aanwezig. De werktijden op maandag en vrijdag stemmen we in overleg af. Daarnaast beschik je over:
- Minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
- Een afgeronde secretariële opleiding;
- Ruime ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent;
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
- Ruime ervaring met Microsoft 365.
Wat bieden we jou?
Wij bieden een veelzijdige en maatschappelijk relevante functie voor 20 uur per week in het hart van de gemeentelijke organisatie. Een functie waarin je dagelijks kunt bijdragen aan de ontwikkeling van de gemeente en nauw samenwerkt met bestuur en directie. In ruil voor jouw inzet krijg je:
- Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556,- op basis van een 36-urige werkweek (Schaal 08, Cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
- Naast je bruto maandsalaris ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal € 776,80 (17,05% van je bruto maandsalaris). Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks, periodiek of jaarlijks uit te laten betalen. Maar je kunt het ook fiscaal aantrekkelijk inzetten voor het kopen van extra verlofdagen, de aanschaf van bijvoorbeeld een (elektrische) fiets, sport, cultuur of de verduurzaming van je woning;
- In deze functie werk je voornamelijk op kantoor. Op vrijdag thuiswerken is mogelijk;
- Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
- Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% van de pensioenpremie betalen. Daarnaast ben je bij ABP verzekerd van een goede financiële dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
Meer weten? Bekijk hier al onze aanvullende arbeidsvoorwaarden.
Solliciteren of meer weten?
Spreekt onze organisatie en deze functie jou aan? Wacht dan niet te lang met reageren en solliciteer via onderstaande sollicitatiebutton. Goed om te weten, dat wij gezien de huidige arbeidsmarkt geen sluitingsdatum meer hanteren. Is er een match? Dan gaan wij graag al op korte termijn een gesprek met je aan. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met werving & selectie. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Marianne Aarts.
Goed om te weten: Iedereen die bij de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij. Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure. De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om hierin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.
Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.
Directiesecretaresse gemeentesecretaris (duo-functie) in Dordrecht werkgever: Drechtsteden
De gemeente Hardinxveld-Giessendam is een uitstekende werkgever die jou de kans biedt om in een hecht team te werken aan een veilige, schone en groene leefomgeving. Tijdens je stage krijg je waardevolle begeleiding van ervaren collega's en de ruimte om jezelf te ontwikkelen binnen een professionele en gezellige werkomgeving. Met een stagevergoeding van €706,- per maand en de mogelijkheid om actief bij te dragen aan de gemeenschap, is dit een unieke kans voor mbo-studenten in het groen of civiele techniek.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Directiesecretaresse gemeentesecretaris (duo-functie) in Dordrecht kunt binnenhalen
✨Verken Netwerkactiviteiten in de Publieke Sector
Ga naar lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de overheid en publieke sector. Dit is een geweldige kans om direct in contact te komen met professionals in het vakgebied en om meer te leren over de organisatiecultuur van bedrijven zoals Drechtsteden.
✨Maak Gebruik van Stageprogramma's en Traineeships
Veel overheidsinstellingen hebben specifieke programma's voor parttime medewerkers. Zoek naar traineeships of stageprogramma's die jou een voet tussen de deur bieden en relevant zijn in de publieke sector. Dit kan een uitstekende manier zijn om jouw ervaring uit te breiden met een parttime rol.
✨Zet Sociale Media in voor Zichtbaarheid
Gebruik platforms zoals LinkedIn om jezelf te positioneren als een serieuze kandidaat voor parttime functies in de publieke sector. Deel content en raak betrokken bij discussies over actuele thema's in de overheid; dat maakt je zichtbaarder voor bedrijven als Drechtsteden.
✨Toon Je Passie voor de Publieke Sector
Wanneer je sollicitaties doet, zorg ervoor dat je jouw motivatie en toewijding aan de publieke sector duidelijk communiceert. Laat in gesprekken met mogelijke werkgevers zien waarom je enthousiast bent om parttime bij een organisatie als Drechtsteden te werken, en hoe je kunt bijdragen aan hun doelen.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Directiesecretaresse gemeentesecretaris (duo-functie) in Dordrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen!:Bij een rol in de overheid en publieke sector is je motivatie superbelangrijk. Zorg ervoor dat je in je sollicitatiebrief laat zien waarom je dit soort werk wilt doen. Focus op je interesse in de publieke dienstverlening en hoe je bij kunt dragen aan de gemeenschap. We willen zien dat je begrijpt waar de organisatie voor staat!
Enthousiasme voor publieke waarden:Benadruk in je CV je ervaring of opleidingen die relevant zijn voor de overheid en publieke sector, zoals stages, vrijwilligerswerk of projecten. Dit laat zien dat je een passie hebt voor publiek belang en dat je in staat bent om rekening te houden met de behoeften van de samenleving.
Flexibiliteit in je beschikbaarheid:Omdat het een parttime functie betreft, is het handig om je flexibiliteit qua beschikbaarheid van tevoren duidelijk te maken. Vermeld op je CV wat je ideale werktijden zijn en als je openstaat voor verschillende uren, laat dat dan ook weten in je aanvraag. Dit kan je kansen vergroten!
Laat je enthousiasme voor de functie zien:In je motivatiebrief is het belangrijk om te praten over waarom je specifiek bij Drechtsteden wilt werken en wat je hoopt te leren. Dit laat niet alleen je interesse zien, maar ook je bereidheid om te groeien en bij te leren binnen de publieke sector. Vergeet niet om te solliciteren via onze website!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Drechtsteden
✨Zorg voor relevante voorbeelden
In de overheid en publieke sector draait het vaak om concrete ervaring. Bereid een paar voorbeelden voor van situaties waarin je met beleid of regelgeving te maken had. Hoe heb je problemen opgelost of projecten opgezet? Dit laat zien dat je praktijkgericht bent.
✨Ken de actuele vraagstukken
Zorg dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen binnen de overheid en publieke sector. Wat zijn de actuele thema's of uitdagingen waar Drechtsteden mee te maken heeft? Dit laat zien dat je je verdiept hebt in de sector en geïnteresseerd bent in de organisatie.
✨Toon je leergierigheid
Als je solliciteert voor een parttime functie, wil de werkgever weten hoe gemotiveerd je bent om bij te leren. Deel je plannen om jezelf verder te ontwikkelen in de publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld een cursus zijn of een project waar je aan wilt werken.
✨Vlees je betrokkenheid
In de publieke sector is betrokkenheid bij de gemeenschap cruciaal. Laat in je antwoorden zien waarom je dit belangrijk vindt en hoe je hier eerder in je leven of werk mee te maken hebt gehad. Dit verbindt je direct met de waarden van Drechtsteden.
