Managementondersteuner

Ben jij flexibel, pro-actief en een écht organisatietalent? Denk jij altijd een stap vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Voel jij je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving en ben je een echte spin in het web? Dan is deze rol als managementondersteuner bij Douane Schiphol Cargo Directie Aangifte echt iets voor jou!

In jouw rol voer je uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken uit en ben je samen met een collega de spin in het web als het gaat om het ondersteunen van onze teamleiders. Jouw werkzaamheden zijn gevarieerd en kunnen betrekking hebben op:

• het plannen van diverse afspraken en overleggen;
• het voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• het bewaken van de planning en voortgang van actiepunten;
• het regelen van diverse facilitaire zaken, zoals het bestellen van catering en bloemen, het boeken van zalen en hotels, en het organiseren van jubilea en afscheid van onze medewerkers;
• het ondersteunen van de organisatie van onze managementconferenties.

Je weet wat nodig is voor de uitvoering van je taken en daar speel je slim en proactief op in. Natuurlijk ga je altijd integer om met de informatie die tot je komt. Kortom: een veelzijdige en dynamische functie waarin je jouw organisatorische talenten volledig kunt benutten.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal een mbo 3 of 4 -diploma in de richting van secretariële dienstverlening of officesupport, of;
• Je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau door relevante werkervaring;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van aangiftes;
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office, iBabs en SAP;
• Omdat de werkzaamheden voornamelijk op kantoor plaatsvinden, ben je woonachtig in de omgeving van Schiphol, of je kunt deze locatie makkelijk bereiken.

Jouw competenties:

• voortgangscontrole;
• klantgerichtheid;
• plannen en organiseren;
• accuraat werken;
• samenwerken.

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen.

Bijzonderheden: We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit: Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. De brief- en cv selectie zal plaatsvinden op woensdag 4 november. Op donderdag 12 november vinden de selectiegesprekken plaats op de locatie Schiphol Evert vd Beeklaan 384.

Let op: wanneer er voldoende geschikte kandidaten zich hebben aangemeld, kan de vacature eerder gesloten worden.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.