Medewerker Administratie & Opleiding in Horst

(20-24 uur per week) (Kantoorlocatie Horst)

Wie zijn wij?

Als specialist in brandveiligheid en bouwregelgeving kijken we niet alleen naar wat moet, maar ook wat kan. Dit vraagt om kennis van regels, gezond verstand en oog voor de mensen die ermee te maken hebben. Wij onderscheiden ons door vooral te focussen op het nut en de noodzaak van voorzieningen, met een ‘keep it simple’ filosofie en haalbare doelstellingen die uitstekend passen binnen de kaders van wet- en regelgeving. Als specialist willen we samen met onze opdrachtgever toewerken naar praktische en toepasbare oplossingen voor leefbare brandveiligheid in hun gebouwen.

Deze functie omvat onderstaande deelwerkzaamheden.

Cursusadministratie

Als medewerker cursusadministratie bij Docsa ben je verantwoordelijk voor de planning, organisatie en administratieve afhandeling van cursussen en opleidingen. Wij organiseren cursussen met open inschrijvingen op locaties door heel Nederland en in-company bij onze klanten. Je werkzaamheden beslaan het volledige cursusproces: van de voorbereiding en planning tot de uitvoering, afronding en evaluatie. De werkzaamheden die hierbij horen zijn o.a.:

• Plannen en organiseren van cursussen, opleidingen en trainingen;
• Onderhouden van contacten met cursuslocaties en klanten;
• Verzorgen van cursusmateriaal zoals cursusmappen samenstellen, cursusmateriaal uitprinten en bestellen, etc.;
• Bewaken van de voortgang en administratieve afhandeling van cursussen;
• Organiseren van kennissessies en andere bijeenkomsten;
• Verzorgen en verwerken van cursusevaluaties en kwaliteitsmetingen.

Kwaliteitsbewaking en ontwikkeling

Je ondersteunt de trainers en draagt samen met het team bij aan een kwalitatief hoogwaardig en goed georganiseerd opleidingsaanbod op het gebied van brandveiligheid en bouwregelgeving. Je bewaakt de voortgang van de verschillende werkprocessen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie en materialen beschikken. De werkzaamheden die hierbij horen zijn o.a.:

• Nauw contact met de trainers over het verloop van de lesdagen. Daarnaast evalueer je onder andere de lesdagen en daar waar nodig stuur je bij om de kwaliteit te bewaken;
• Ondersteunen bij het ontwikkelen van cursusmateriaal en bewaken van de uniformiteit o.a. in huisstijl;
• Doorontwikkelen van interactieve content ten behoeve van cursussen (op basis van het programma Genially en Vyond).

Daarnaast draag je bij aan het structureren, vastleggen en optimaliseren van interne werkprocessen. Je stelt organisatiedocumenten, interne draaiboeken, procesdiagrammen en procesbeschrijvingen op en onderhoudt deze, zodat werkzaamheden op een duidelijke, uniforme en efficiënte manier kunnen worden uitgevoerd. De werkzaamheden die hierbij horen zijn o.a.:

• Opstellen en onderhouden van organisatiedocumenten, interne draaiboeken, procesdiagrammen en procesbeschrijvingen;
• Vastleggen en structureren van interne werkprocessen.

Marketing en communicatie

Naast de bovenstaande kerntaken heeft de functie ook een commercieel aspect. Je denkt (pro-actief) mee over de inhoud van social media posts voor de promotie van de opleidingen en trainingen. Ook denk je mee over commerciële activiteiten en ondersteun je het team waar nodig. De werkzaamheden die hierbij horen zijn o.a.:

• Opstellen en bewaken van de sociale mediaplanning;
• Ontwikkelen en uitwerken van content voor sociale media ter promotie van de hele dienstverlening van Docsa;
• Verzorgen van mailingen, nieuwsbrieven en andere marketingactiviteiten;
• Onderhouden en actualiseren van de website van Docsa;
• Meedenken over de promotie en verdere positionering van het opleidingsaanbod.

Onze cultuur

Praktisch, dienstverlenend en kwaliteitsgericht, dat typeert onze identiteit. In een collegiale, informele sfeer werken we vanuit passie en betrokkenheid in ons vak. Successen vieren we graag samen, het liefst met een stuk Limburgse vlaai. Daarnaast organiseren we tweemaal per jaar een bedrijfsuitje, waarbij partners van harte welkom zijn.

Wat vragen we?

• Afgeronde MBO-opleiding;
• Ervaring in het organiseren, coördineren en bewaken van processen;
• Het is heel belangrijk dat je accuraat en secuur kan werken;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede kennis van Microsoft Office is belangrijk;
• Kennis van Canva is een pré.

Wat bieden wij?

• Een gezellig team van gedreven en behulpzame adviseurs en andere collega’s, met een informele sfeer;
• Werkdagen en werktijden in overleg;
• 8% vakantiegeld;
• 30 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband;
• Laptop van de zaak;
• Pensioen o.b.v. lijfrentepolis;
• Verzekerd voor WGA-gat en WIA Vast aanvulling.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.