Secretaresse/ Managementassistent in Heerenveen

Omschrijving organisatie De Pompeblêd Scholengroep wordt gevormd door zeven scholengemeenschappen voor openbaar voortgezet onderwijs die elkaar gevonden hebben in een samenwerking op het gebied van werving & selectie, inkoop en re-integratie. In de veranderende omgeving van onderwijs bundelen we onze krachten met behoud van eigenheid. De concrete activiteiten van Pompeblêd bestaan uit een mobiliteitscentrum, loopbaanbegeleiding en gezamenlijke inkoop.

Functieomschrijving Wij nodigen u alleen uit te solliciteren als u voldoet aan het gevraagde functieprofiel. Andere sollicitaties zullen niet in behandeling worden genomen.

Over de functie Als Secretaresse/ Managementassistent ondersteun je de directeur en, waar afgesproken, het managementteam bij de dagelijkse organisatie van het werk. Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en acties en regelt veel zaken zelfstandig. Daarmee zorg je ervoor dat de directeur zich zoveel mogelijk kan richten op de hoofdlijnen en op onderwerpen die daadwerkelijk zijn aandacht vragen. Van belang is dat je niet alleen uitvoert wat gevraagd wordt, maar ook vooruitkijkt. Je signaleert wat eraan komt, ziet waar iets dreigt vast te lopen en neemt waar mogelijk zelf actie. Je werkt in een VO-school waarin onderwijs, personeel, leerlingen, ouders, bestuur en externe partners samenkomen. De werkzaamheden worden mede bepaald door onverwachte situaties, bestuurlijke deadlines en vertrouwelijke of gevoelige dossiers. In deze dynamiek zorg je voor rust, overzicht en continuïteit.

Kerntaken:

• Agenda en planning: Je beheert de agenda van de directeur en stelt daarbij zelfstandig prioriteiten; Je beoordeelt welke afspraken noodzakelijk zijn, welke verplaatst kunnen worden en waar ruimte in de agenda nodig is; Je signaleert knelpunten tijdig en doet voorstellen om deze op te lossen; Je bewaakt een werkbare verhouding tussen afspraken, overleggen, reistijd en tijd voor voorbereiding en uitwerking.
• Vergaderingen en voorbereiding: Je bereidt vergaderingen en afspraken van de directeur voor en zorgt dat de benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn; Je bewaakt agenda's, deelnemers, stukken en deadlines; Je zorgt ervoor dat de directeur voorafgaand aan belangrijke afspraken weet wat er speelt en welke punten aandacht vragen; Je maakt besluiten- en actielijsten, legt formele besluiten zorgvuldig vast en bewaakt de opvolging daarvan.
• Acties en opvolging: Je houdt overzicht over lopende afspraken, acties en toezeggingen van de directeur en, waar afgesproken, van het managementteam; Je signaleert welke onderwerpen of acties aandacht nodig hebben en bespreekt dit periodiek met de directeur; Je herinnert collega's tijdig aan afspraken en deadlines en spreekt hen hier zo nodig op aan; Je zorgt ervoor dat gemaakte afspraken niet uit beeld raken en zaken daadwerkelijk worden afgerond.
• Documenten en informatie: Je redigeert en controleert brieven, e-mails, documenten, presentaties en andere stukken; Je let daarbij niet alleen op taal en vormgeving, maar ook op inhoudelijke consistentie, namen, data, bijlagen en eerder gemaakte afspraken; Je zorgt voor een logische en toegankelijke inrichting van digitale dossiers en bestanden; Je bewaakt dat relevante informatie snel beschikbaar en terug te vinden is.
• Bestuurlijke en schoolbrede ondersteuning: Je bewaakt de schoolbrede jaaragenda, bestuurlijke deadlines en belangrijke cyclische processen; Je ondersteunt de voorbereiding en organisatie van onder meer inspectiebezoeken, audits en andere formele overlegmomenten; Je zorgt dat besluiten, relevante correspondentie en formele documenten zorgvuldig worden vastgelegd en terug te vinden zijn; Je onderhoudt, binnen gemaakte afspraken, contacten met onder meer het bestuur, ouders, gemeenten en andere externe partners.
• Correspondentie en communicatie: Je bent een belangrijk eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten; Je beoordeelt welke vragen rechtstreeks kunnen worden afgehandeld en welke bij de directeur terecht moeten komen; Binnen gemaakte afspraken handel je zelfstandig e-mails, telefoontjes en andere verzoeken af; Je stelt conceptmails, brieven en andere correspondentie op in een stijl die past bij de directeur en de organisatie.
• Organisatie en ontzorging: Je organiseert bijeenkomsten, bezoeken, reizen en andere praktische zaken rond de directeur; Je denkt vooruit bij belangrijke afspraken, projecten en deadlines en regelt tijdig wat daarvoor nodig is; Je ziet waar praktische of organisatorische zaken slimmer kunnen worden ingericht en doet daarvoor voorstellen; Je neemt eigenaarschap over zaken die binnen je verantwoordelijkheid vallen en wacht niet steeds op een afzonderlijke opdracht.

Wat vragen wij?

• Opleiding en ervaring: Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële, administratieve of organisatorische achtergrond. Een afgeronde mbo-4-opleiding in combinatie met ruime relevante ervaring kan eveneens passend zijn; Je hebt meerdere jaren ervaring als directiesecretaresse, managementassistent, executive assistant of in een vergelijkbare functie; Ervaring met het ondersteunen van een directeur of managementteam is een pré; Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ruime ervaring met Microsoft 365, digitaal vergaderen, documentbeheer en archivering; Ervaring in het onderwijs, de overheid of een andere grote en complexe organisatie is een pré.

Wat bieden wij? Inschaling volgens CAO VO, schaal 7. Aantal fte’s 0,6 - 0,8 fte (24 - 32 uur).

Wat voor collega zoeken wij? Wat we belangrijk vinden: Zelfstandig en proactief; Overzicht en organisatie; Nauwkeurig; Flexibel; Stevig in de communicatie; Discreet en betrouwbaar; Gericht op kwaliteit en verbetering; Organisatiesensitief; Samenwerking.

Startdatum Vanaf 1 december 2026.