In één oogopslag
- Taken: Beheer klachten en claims, ondersteun bij onderzoeken en organiseer het team.
- Bedrijf: Het Diak, een vertrouwd ziekenhuis in Utrecht met een focus op patiëntveiligheid.
- Voordelen: Flexibele werkuren, competitief salaris, opleidingsbudget en extra verlofdagen.
- Overige informatie: Gezellige teamuitjes en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in de zorg en werk samen met een betrokken team.
- Kwalificaties: MBO+ of HBO niveau, ervaring als managementassistent en kennis van Microsoft 365.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit (P&K) zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.
Als managementassistent voor de afdeling P&K ben jij verantwoordelijk voor:
- Klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken.
- Ondersteunen van de calamiteiten onderzoeksgroep door het plannen van gesprekken en het voorbereiden en versturen van documenten.
- Ondersteunen bij dossiervoering en melden van nieuwe schadedossiers bij de aansprakelijkheidsverzekering.
- Plannen van complexe bemiddelingsgesprekken.
- Voorbereiden van documenten, correspondentie en presentaties.
- Regelen van praktische zaken voor het team en zorgen voor gezelligheid, rust en overzicht.
Je werkt op de afdeling P&K, samen met vijftien collega’s. De afdeling helpt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals om de zorg veilig te houden en de kwaliteit te verbeteren. Het team behandelt onder meer incidenten, onderzoekt calamiteiten en ondersteunt bij klachten en claims. Je werkt nauw samen met een andere managementassistent. Jullie hebben eigen aandachtsgebieden, helpen elkaar waar nodig en nemen elkaars werk over tijdens vakanties. Je krijgt de ruimte om je werkweek flexibel in te delen, werken op maandag en dinsdag is voor deze functie een vereiste.
Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.
Dit breng je mee:
- MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent of officemanagement.
- Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
- Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten en het communiceren met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus.
- Ervaring met Microsoft 365 en Teams en je maakt je snel wegwijs in nieuwe systemen en tools.
Wij bieden:
- Een jaarcontract voor 24 uur per week (met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd).
- Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand op basis van een werkweek van 36 uur (FWG 45, CAO Ziekenhuizen).
- Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
- Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van 8,33%.
- Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen.
- Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel via ons keuzebudget.
- Wettelijk verlof aangevuld met 57 persoonlijk levensfasebudget-uren per jaar bij een werkweek van 36 uur.
- Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s.
- Online yogalessen en toegang tot trainingen via GoodHabitz.
Neem gerust contact op met Marije Moek adviseur Patiëntveiligheid & Kwaliteit (088 250 5488) of Lara ten Bosch, manager P&K en S&I (088 250 6391) voor meer informatie. Solliciteer vóór 23 oktober op deze vacature. De sollicitatiegesprekken zijn gepland op 3 en 5 november (1e ronde selectiegesprekken) en op 12 november (2e ronde selectiegesprekken). Voordat je in dienst komt heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig en vragen we naar twee referenties.
Managementassistent in Utrecht werkgever: Diakonessenhuis
Het Diak is een uitstekende werkgever voor medisch studenten die op zoek zijn naar een betekenisvolle bijbaan in de gezondheidszorg. Met een collegiale en ondersteunende werkomgeving in Utrecht en Zeist, biedt het ziekenhuis niet alleen een competitief salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Je wordt omringd door ervaren professionals die hun kennis graag delen, en je hebt de kans om actief bij te dragen aan het verbeteren van werkprocessen binnen de polikliniek Interne geneeskunde.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementassistent in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en gemeenschappen
In de gezondheidswetenschappen zijn netwerken van groot belang. Zorg ervoor dat je betrokken raakt bij lokale gezondheidsevenementen, zoals symposiums of conferenties. Dit is een geweldige manier om professionals in de sector te ontmoeten en mogelijk een voet tussen de deur te krijgen bij Diakonessenhuis.
✨Seek out stage- en opleidingsprogramma's
Voor een fulltime rol in gezondheidswetenschappen is het slim om evenementen te volgen die gericht zijn op professionele ontwikkeling. Kijk voor stageprogramma's of ontwikkelingsworkshops die specifiek zijn gericht op de sector. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om de nieuwste trends en vereisten in de branche te leren.
✨Gebruik sociale media strategisch
Zorg ervoor dat je jouw profiel op platforms zoals LinkedIn opbouwt met relevante inhoud. Deel artikelen over gezondheidswetenschappen en engageer met andere professionals door hun bijdragen te liken of te kommentariëren. Dit vergroot je zichtbaarheid en toont je passie voor het vakgebied aan potentiële werkgevers zoals Diakonessenhuis.
✨Toon je kennis en vaardigheden actief
Overweeg om blogs of artikelen te schrijven over actuele onderwerpen binnen de gezondheidswetenschappen. Dit kan niet alleen je expertise laten zien, maar het biedt ook een publicatie waar je naar kunt verwijzen in gesprekken met recruiters. En vergeet niet om je sollicitatie direct via onze website in te dienen – dat maak het gemakkelijker voor ons om jouw enthousiasme voor een rol bij Diakonessenhuis te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementassistent in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Wees duidelijk over je ervaring:In de gezondheidswetenschappen en administratie is ervaring met relevante processen en systemen belangrijk. Zorg ervoor dat je je eerdere ervaringen in de zorg of administratieve taken nauwkeurig uitlegt, en welke specifieke vaardigheden je hebt opgedaan die van waarde kunnen zijn voor Diakonessenhuis.
Focus op relevante certificaten:Het hebben van certificaten in bijvoorbeeld gezondheid en veiligheid of specifieke administratieve software kan je CV echt versterken. Vergeet niet deze in je sollicitatie te vermelden, zodat Diakonessenhuis kan zien dat je de juiste kennis en vaardigheden meebrengt voor deze rol.
Vertel over je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om je interesse in de gezondheidswetenschappen te laten zien. Schrijf over waarom deze sector je aanspreekt en hoe je jezelf ziet bijdragen aan het team van Diakonessenhuis. Laat je enthousiasme zien!
Gebruik specifieke voorbeelden:Bij het beschrijven van je prestaties in je CV en motivatiebrief, gebruik specifieke voorbeelden om je vaardigheden te illustreren. Dit maakt je sollicitatie niet alleen persoonlijker, maar ook overtuigender voor Diakonessenhuis. Aan de slag!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Diakonessenhuis
✨Ken je administratieve vaardigheden
In de gezondheidswetenschappen en administratie is het belangrijk dat je je administratieve vaardigheden kunt demonstreren. Bereid je voor op vragen over hoe je met gegevensbeheer en rapportages omgaat. Het kan ook nuttig zijn om voorbeelden te geven van tools die je hebt gebruikt, zoals elektronische patiëntendossiers of gegevensanalyse software.
✨Toon je kennis van gezondheidsbeleid
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de laatste trends en regelgeving in de gezondheidszorg. Dit kan je helpen om relevante vragen in het gesprek te beantwoorden en te laten zien dat je begrijpt hoe beleid van invloed is op de dagelijkse werking in de sector.
✨Focus op leervermogen en samenwerking
Bij een fulltime rol in dit vakgebied zoekt men vaak naar teamspelers met groot leervermogen. Laat zien dat je bereid bent om te blijven leren en dat je gemakkelijk kunt samenwerken met andere zorgprofessionals. Dit is cruciaal in de steeds veranderende wereld van de gezondheidszorg.
✨Bereid een sterke motivatie voor
In een fulltime functie willen werkgevers weten waarom je zo enthousiast bent over deze rol. Prepareer een overtuigende motivatie die aansluit bij jouw ervaring en je passie voor het verbeteren van de gezondheidszorg. Dit kan een groot verschil maken in hoe je overkomt tijdens het interview.
