People Coordinator - Mobility & Compliance

Amsterdam, Rotterdam; Nederland

DEPT® is een Growth Invention bedrijf dat is opgericht om de meest ambitieuze merken ter wereld sneller te laten groeien. We opereren op het snijvlak van technologie en marketing, en onze 4.000+ specialisten leveren groeidiensten op het gebied van Brand & Media, Experience, Commerce, CRM, en Technology & Data. We zijn 50|50 tech en marketing, partner-gedreven, en de eerste die in beweging komt. Klanten zijn onder andere Google, Lufthansa, Meta, eBay, en OpenAI. We zijn sinds 2021 gecertificeerd als B Corp en klimaatneutraal.

FUNCTIEOMSCHRIJVING: Als People Coordinator - Mobility & Compliance speel je een sleutelrol in het soepel, nauwkeurig en met zorg laten verlopen van onze personeelsprocessen rondom mobiliteit, compliance en arbeidsadministratie. Je bent verantwoordelijk voor een reeks operationele HR-processen en werknemerszaken, waarbij je ervoor zorgt dat alles correct, compliant en van begin tot eind wordt afgehandeld. Je werkt nauw samen met ons People Operations team, andere collega's in het People team en externe aanbieders om processen zoals 30% ruling aanvragen, A1-documentatie, immigratie- en visumzaken, UWV-aanvragen en arbeidsadministratie te coördineren. Je brengt structuur en aandacht voor detail, terwijl je ook je oordeel gebruikt om te identificeren wanneer iets moet worden geëscaleerd of wanneer een proces kan worden verbeterd.

WAT JE ZULT DOEN:

• Eigen en coördineer operationele personeelsprocessen rondom mobiliteit, compliance en arbeidsadministratie, van het initiële verzoek tot aan de voltooiing, waarbij je ervoor zorgt dat acties, documentatie en deadlines worden nageleefd.
• Coördineer 30% ruling aanvragen en verlengingen, A1 aanvragen en andere processen voor wereldwijde mobiliteit, en zorg ervoor dat de juiste informatie en documentatie tijdig wordt verzameld en ingediend.
• Coördineer immigratie- en visumzaken met werknemers, interne belanghebbenden en externe immigratieaanbieders.
• Ondersteun en coördineer UWV-aanvragen en andere compliance-gerelateerde processen, en zorg ervoor dat zaken nauwkeurig worden voorbereid en tot voltooiing worden gebracht.
• Handhaaf hoge normen van nauwkeurigheid en compliance in werknemersdocumentatie, contracten en personeelsadministratie, en identificeer en los ontbrekende of onvolledige informatie op.
• Werk nauw samen met het People Operations team en andere collega's in het People team om een soepele overdracht en coördinatie van werknemerszaken en processen te waarborgen.
• Fungeer als een duidelijke en servicegerichte contactpersoon voor werknemers over mobiliteits- en administratieve personeelskwesties, beantwoord vragen waar mogelijk en coördineer met de juiste specialist wanneer nodig.
• Identificeer terugkerende problemen, hiaten of inefficiënties in processen en documentatie, en draag bij aan het verbeteren van de manier waarop we werken.

WAT JE MEENEEMT:

• 2–5 jaar relevante ervaring in HR-mobiliteit, HR-compliance en arbeidsadministratie.
• Een solide basis in Nederlandse HR-processen en arbeidsadministratie, met het vertrouwen om operationele zaken zelfstandig te beheren.
• Sterke aandacht voor detail en een gestructureerde aanpak: je zorgt ervoor dat aanvragen, documentatie en deadlines nauwkeurig zijn en dat er niets door de mazen van het net glipt.
• Een proactieve en eigenaarschap-gedreven mindset; je verwerkt niet alleen verzoeken, maar volgt zaken van begin tot eind op.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte benadering, met het vermogen om HR- en mobiliteitsprocessen duidelijk en toegankelijk te maken voor werknemers.
• Goed oordeel: je weet wanneer je iets zelf kunt oplossen en wanneer specialistische input of escalatie nodig is.
• Ervaring met een of meer van de volgende is een sterke plus: immigratie en visa, 30% ruling, A1 aanvragen, wereldwijde mobiliteit, UWV, audits, arbeidsdocumentatie of freelancer/contractor compliance.
• Ervaring in een internationale of redelijk complexe organisatie is voordelig.
• Vloeiend Nederlands en comfortabel werken in het Engels.

WAT JE KRIJGT:

• Een flexibele, hybride werkpolicy (2-3 dagen vanuit kantoor, afhankelijk van locatie).
• 24 vakantiedagen per jaar en de mogelijkheid om een onbeperkt aantal extra vakantiedagen te kopen.
• DEPT®/YOU Learning Menu en DEPT®/YOU Special Programs. Ontwikkel je vaardigheden met cursussen en programma's die zijn afgestemd op jouw behoeften.
• Blijf gelukkig en gezond met een bijdrage aan je gezondheid via het OpenUp-platform, sportschool- en wellnesskortingen, en gezonde lunches op kantoor.
• Een reputatie voor goed doen. DEPT® is sinds 2021 een Certified B Corp®, is in 2022 uitgeroepen tot Great Place To Work in Nederland en is 'Agency of the Year' genoemd bij zowel The Lovies als The Webby Awards.
• Geweldige klanten. Of ze nu groot, klein, lokaal of globaal zijn — bij DEPT® krijg je de kans om met al deze klanten te werken. En we vieren al onze successen samen!

DIVERSITEIT, GELIJKHEID & INCLUSIE

Bij DEPT® zijn we trots op het creëren van een inclusieve werkplek waar iedereen gelijke kansen heeft om te gedijen. We streven er actief naar om getalenteerde individuen uit diverse achtergronden te werven, ontwikkelen, koesteren en behouden, met verschillende vaardigheden en perspectieven.

Niet zeker of je aan alle kwalificaties voldoet? Solliciteer, en laat ons beslissen! Onderzoek toont aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen vaak geen sollicitaties indienen wanneer ze denken dat ze niet aan elke vereiste voldoen, terwijl dat in feite wel zo is. We geloven in het geven van iedereen een eerlijke kans om te schitteren. We moedigen je ook aan om contact met ons op te nemen en eventuele redelijke aanpassingen te bespreken die we kunnen maken om je te ondersteunen tijdens het wervingsproces en je tijd bij ons.