Managementassistent IPO & IDE in The Hague

Krijg je energie van plannen en organiseren in een dynamische omgeving en haal je plezier uit de ondersteuning van drukbezette opleidingsmanagers en docenten, dan zijn we op zoek naar jou!

In het kort:

• Team/ afdeling/ werkomgeving: Opleidingen IPO & IDE
• Locatie: Den Haag
• Opleidingsniveau: mbo
• Aantal uren per week: 16 uur
• Salarisindicatie: Schaal 7

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij de opleidingen Industrieel Product Ontwerpen (IPO) en Industrial Design Engineering (IDE) ben je een belangrijke organisatorische en administratieve schakel binnen de opleidingen. Je ondersteunt de opleidingsmanager bij de dagelijkse werkzaamheden. Je houdt overzicht, denkt vooruit en signaleert wat aandacht nodig heeft. Je werkt zelfstandig en proactief, neemt zelf initiatief om processen te verbeteren en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en contactpersonen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw functie interessant.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het (pro-)actief beheren van de agenda van de opleidingsmanager en het plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken en diverse overleggen;
• Het bijhouden en bewaken van actiepunten, besluiten, deadlines en lopende werkzaamheden en het proactief opvolgen hiervan;
• Het ondersteunen van de opleidingsmanager bij administratieve en organisatorische werkzaamheden, zoals HR-mutaties, bestellingen en het verwerken van documenten;
• Het ondersteunen van docenten bij uiteenlopende praktische en administratieve vragen;
• Het organiseren, ondersteunen en coördineren van bijeenkomsten en evenementen, zoals teamdagen, studiedagen, opleidingsactiviteiten en diploma-uitreikingen;
• Ondersteunen bij roostering (doorgifte informatie);
• Het verzorgen van interne en externe correspondentie, zowel in het Nederlands als in het Engels;

Je werkt nauw samen met de opleidingsmanager, docenten en collega's binnen het faculteitsbureau. Met jouw organisatietalent, betrokkenheid en gevoel voor prioriteiten draag je bij aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Wat vragen wij van jou?

• Mbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in managementondersteuning of een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office en andere administratieve systemen;
• Het vermogen om zorgvuldig en discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring binnen het hoger onderwijs is een pré, maar zeker geen vereiste.

Hiervoor kom je graag naar je werk. Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de periode van één jaar (D4) met een omvang van 16 uur per week. Dagen in overleg;
• Een salaris van minimaal € 3.064,08 en maximaal € 4.084,93 bruto per maand (schaal 7) bij een volledige werkweek;
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

De Haagse Hogeschool hecht waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Daarom vragen wij van nieuwe medewerkers standaard een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring kan worden aangevraagd door iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft. De VOG toont aan dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.

Werken bij De Haagse: Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisaties in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met de wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.