In één oogopslag
- Taken: Beheer het document management systeem en coach projectmedewerkers in documentbeheer.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, een organisatie die zich inzet voor duurzame infrastructuur.
- Voordelen: Flexibele werktijden, professionele ontwikkeling en een impactvolle rol in de samenleving.
- Overige informatie: Een dynamische werkomgeving met kansen voor groei en ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Draag bij aan een efficiënte informatievoorziening en maak een verschil in duurzame projecten.
- Kwalificaties: Minimaal 2 jaar ervaring met DMS en kennis van documentair informatiebeheer.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Overview
In deze rol beheer je het document management systeem en het projectarchief, waarbij je zorgt voor ordering, metadata en beveiliging.
Je coachst en instrueert projectmedewerkers zodat zij adequaat met archieven en documenten omgaan.
Je ontwikkelt routines en maakt processen schaalbaar om informatiehuishouding continu te verbeteren.
Samen met collega’s draag je bij aan een compliant en efficiënte informatievoorziening voor Rijkswaterstaat.
Je werkt nauw samen met LFB/IV-B en andere stakeholders om projecten georganiseerd en vindbaar te houden.
- Verantwoordelijkheden
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS
- Maken van standaardweergaven en standaardzoekvragen in het DMS
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers
- Actueel houden van alle documenten van het projectarchief
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op correcte verwerking van inkomende/interne en uitgaande documenten en routeren van informatie
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB/IV-B)
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het LFB-proces
- Belangrijkste vereisten
- Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en ICT-middelen
- Zelfstandig kunnen opstellen van werkinstructies en handreikingen
- Wensen: kennis van grootschalige GWW-projecten
- Kennis van kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en Toepassingsmodel metadata
- Ervaring met recordmanagement in M365 Share Point
- coachen en trainen van medewerkers
- zelfstandigheid en proactieve houding
- duidelijke communicatie
- Document Management Systeem (DMS)
- documentair informatiebeheer
- metadata en ordeningsstructuren
Documentalist Programma Duurzame Infra 24u/w in Utrecht werkgever: DC ENGINEERS
DC Engineers biedt een stimulerende werkomgeving in Amsterdam, waar innovatie en samenwerking centraal staan. Als engineer maak je deel uit van een dynamisch scrumteam dat zich richt op het moderniseren van administratieve processen binnen de FIOD, met volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei. De cultuur is open en collegiaal, wat bijdraagt aan een positieve werkervaring en de kans om impact te maken in een belangrijke overheidsorganisatie.
