Documentalist -Programma Duurzame Infra 24u/w in Utrecht

Standplaats: UTRECHT Duur: 01-12-2026 - 30-11-2027 Optie tot verlenging: Ja Reageren voor: 26-10-2026

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

Registreren

Meta dateren

Ordenen

Classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie

Daarnaast:

Het zorgen voor een actueel ordeningsplan

Waarderen van de dossiers

Autoriseren van medewerkers

Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers

Zorgen voor de benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix

Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem

Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers

Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren

Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur

Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen

Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers

Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders

Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)

Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)

Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Resultaat opdracht

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)

Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Leiding en toezicht De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)

Dienstverlenende en klantgerichte instelling

Hands‑on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen

Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers

Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)

Nauwkeurigheid

Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt)

Pro‑actieve instelling

Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)

Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk)

Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt)

Eisen

Minimaal HBO denk‑ en werkniveau met een afgeronde MBO‑opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.

Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT‑middelen.

Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW‑projecten.

Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

De mate van het voldoen aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Functie-eisen: De kandidaat heeft minimaal HBO‑denk‑ en werkniveau en een afgeronde MBO‑opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren. De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT‑middelen. De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal.

Wensen:

Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW‑projecten.

Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Uren:

40

Over de werkgever DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

Er is geen minimale opleiding vereist

Je beheerst Nederlands

#J-18808-Ljbffr