In één oogopslag
- Taken: Ondersteun R&D leiders en optimaliseer complexe agenda's in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Databricks, een toonaangevend bedrijf in Data en AI met een inclusieve cultuur.
- Voordelen: Uitgebreide voordelen, inclusief competitief salaris en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
- Overige informatie: Flexibele werkomgeving met kansen voor groei en samenwerking.
- Waarom deze baan: Word een strategische partner en maak impact in een snelgroeiende techomgeving.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring als executive assistant en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
Databricks Executive Assistants zijn strategische partners die efficiëntie bevorderen, samenwerking stimuleren en onze meest senior leiders in staat stellen hun impact te vergroten. We zijn op zoek naar een Executive Assistant in Amsterdam ter ondersteuning van R&D-leiders binnen onze R&D-organisatie. Dit is een multi-executive rol: de EA zal de primaire partner zijn voor Engineering R&D-leiders gevestigd in Amsterdam, terwijl ook ten minste één andere R&D-leider in EMEA wordt ondersteund. De rol vereist het balanceren van verschillende uitvoerende stijlen, prioriteiten en werkritmes, en niet simpelweg het dupliceren van hetzelfde ondersteuningsmodel voor verschillende leiders.
Impact die je zult hebben:
- Proactief beheren en optimaliseren van complexe, multi-timezone agenda's voor R&D Vice Presidents en leiders, waarbij wordt gezorgd voor afstemming met zakelijke prioriteiten en het anticiperen op mogelijke conflicten.
- Coördineren van planning tussen meerdere teams en organisaties, en zorgen voor naadloze samenwerking voor leiders die cross-functioneel opereren.
- Ondersteunen van engineering planningscycli, kwartaalbusinessreviews en cross-team synchronisaties tijdens belangrijke mijlpalen.
- Eigen maken van end-to-end kosten- en reisprocessen, waarbij naleving wordt gewaarborgd en patronen en kansen worden geïdentificeerd om terugkerende workflows te stroomlijnen.
- Proactief identificeren en communiceren van voorbereidingsvereisten voor vergaderingen, zodat leiders goed voorbereid en geïnformeerd aankomen.
- Partnerschap met Belgrado site-operaties om kantoor evenementen en teamactiviteiten te ondersteunen door samen te werken met sterke lokale partners.
- Bouwen en onderhouden van nauwkeurige verslagen van vergaderingen, evenementen en verzoeken, en zorgen voor tijdige follow-up en afsluiting.
- Voorbereiden en beoordelen van briefingmaterialen, agenda's en follow-updocumentatie voor uitvoerende vergaderingen, inclusief engineering leiderschapsforums, R&D-beoordelingen en cross-functionele planningssessies.
- Eigen maken van de operationele ritme voor jouw executives — actiepunten volgen, follow-up loops en vergaderfrequentiebeheer zodat er niets door de mazen van het net valt.
- Ondersteuning bieden voor andere assistenten indien nodig, met een flexibele en teamgerichte instelling.
- Omgaan met zeer vertrouwelijke informatie met de grootste discretie en integriteit.
- Stimuleren van cross-functionele samenwerking door sterke relaties op te bouwen met andere EA's en R&D-belanghebbenden binnen de organisatie.
- On-the-ground ondersteuning en coördinatie bieden voor bezoekende leiders en zorgen voor een naadloze uitvoering van bezoeken.
Wat we zoeken:
- Bachelor's degree in Bedrijfskunde, HR, Marketing, Onderwijs of een gerelateerd gebied is gewenst.
- 5+ jaar ervaring in executive administratie, bij voorkeur in een wereldwijde technologie- of softwareorganisatie.
- Ervaring met het ondersteunen van leiders in Engineering, R&D of Productorganisaties is een plus.
- Aangetoond vermogen om gezond oordeel uit te oefenen en onafhankelijke beslissingen te nemen in onduidelijke situaties.
- Geavanceerde vaardigheden in agendabeheer (Gmail en Google Calendar expertise vereist), met ervaring in het ondersteunen van meerdere executives over verschillende tijdzones.
- Aangetoond vermogen om prioriteiten te stellen tussen concurrerende eisen van executives, duidelijk te communiceren over afwegingen en conflicten zonder escalatie op te lossen wanneer mogelijk.
- Vermogen om te communiceren met C-level Executive Assistants en externe klantbelanghebbenden.
- Sterke relatiebeheer- en communicatieve vaardigheden (C1 Engelse taalvaardigheid vereist), met het vermogen om op alle niveaus samen te werken.
- Proactief, oplossingsgericht en aanpasbaar aan veranderende prioriteiten en omgevingen.
- Hoog niveau van discretie bij het omgaan met gevoelige informatie en vertrouwelijke zaken.
- Ervaring met het plannen en uitvoeren van kleine en grootschalige vergaderingen, evenementen en reislogistiek — inclusief budgetbeheer, leverancierscoördinatie en het plannen van interviews met een hoog volume.
- Bereidheid om af en toe te reizen.
- Aangetoond interesse in en aanleg voor AI-tools en workflowautomatisering.
- Ervaring met het proactief identificeren en aansteken van procesverbeteringen.
- Verwacht wordt dat je flexibiliteit toont en af en toe je schema's aanpast om de behoeften van executives na kantooruren te ondersteunen.
Executive Assistant Amsterdam, Netherlands werkgever: Databricks, Inc.
Bij Databricks bieden we een stimulerende werkomgeving in Amsterdam, waar innovatie en samenwerking centraal staan. Als werkgever investeren we in de groei van onze medewerkers door middel van uitgebreide opleidingsmogelijkheden en een cultuur die creativiteit en initiatief aanmoedigt. Met een focus op data en AI, bieden we unieke kansen om te werken aan baanbrekende projecten in een dynamische sector.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant Amsterdam, Netherlands kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Databricks, Inc. en kun je je enthousiasme voor de rol van Executive Assistant Amsterdam, Netherlands beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant Amsterdam, Netherlands te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Databricks, Inc..
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Databricks, Inc.. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Databricks, Inc.
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Databricks, Inc., neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Executive Assistant Amsterdam, Netherlands is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Databricks, Inc. werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
