In één oogopslag
- Taken: Beheer ons kantoor in Utrecht en ondersteun een dynamisch team.
- Bedrijf: d-fine, een groeiend Europees adviesbureau met een internationale cultuur.
- Voordelen: Flexibele werktijden, 25-30 vakantiedagen en uitgebreide opleidingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Moderne werkplek in het hart van Utrecht met mogelijkheden voor remote werken.
- Waarom deze baan: Maak impact in een collegiale omgeving en ontwikkel je vaardigheden.
- Kwalificaties: Ervaring in officemanagement en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 42750 - 52250 € per jaar.
d-fine is een continu groeiend Europees adviesbureau met 2.000 medewerkers. We hebben twaalf vestigingen in zeven landen. Onze projecten richten zich op kwantitatieve vraagstukken op het gebied van data-analyse, data science, modellering en de ontwikkeling van duurzame technologische oplossingen. De adviesaanpak van d-fine is gebaseerd op jarenlange praktijkervaring en dynamische teams met een analytische en technologische focus.
Voor ons kantoor in Utrecht zoeken we per direct een Office Manager. In deze functie heb je rechtstreeks contact met collega’s in Utrecht en op het hoofdkantoor van d-fine in Frankfurt am Main, Duitsland. Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je over een grote mate van zelfstandigheid en initiatief, sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken. Je taken zijn veelzijdig en omvatten organisatie, coördinatie en communicatie. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, sollicitanten, leveranciers en klanten. De functie kan ook in deeltijd worden vervuld, voor minimaal 30 uur per week.
Jouw verantwoordelijkheden
- Kantooradministratie en officemanagement
- Eerste aanspreekpunt op het kantoor in Utrecht voor medewerkers, bezoekers, dienstverleners en andere belanghebbenden
- Verantwoordelijk voor de algemene kantooradministratie, correspondentie, documentbeheer, kantoorbenodigdheden en mobiele telefonie
- Verwerken van inkoopfacturen en voorbereiden van klantfacturen en intercompanyfacturen, in samenwerking met de financiële administratie, projectmanagers en het Duitse hoofdkantoor
- Contractbeheer, bedrijfsregistraties, coördinatie van handtekeningen en algemene archivering
- Opstellen van zakelijke documenten, presentaties en offertes in het Engels en Nederlands
- Ondersteunen bij reisbeheer, declaraties en mobiliteitsrapportages in verband met compliance
- Coördineren van klant- en interne evenementen, workshops, bedrijfsdagen en andere kantoorinitiatieven
- Coördinatie van de sollicitaties voor de Nederlandse vestiging
- Ondersteunen van employer branding, wervingscampagnes, carrièrebeurzen en recruitmentactiviteiten
- Administratieve ondersteuning bij onboarding, offboarding en formaliteiten rond detacheringen
- Voorbereiden van de lokale salarisadministratie, afstemmen met de centrale HR-afdeling en beheren van (nieuwe) Nederlandse arbeidsvoorwaarden
- Operationele ondersteuning bij (internationale) opdrachten
- Ondersteunen bij certificeringen
- Bijhouden en actualiseren van HR-beleid, organisatorische richtlijnen en regels voor reiskostendeclaraties
Jouw expertise
- Brede werkervaring in een ondersteunende functie of officemanagement
- Kennis van fiscale procedures en documentatie is een pré
- Zeer goede beheersing van het Engels en het Nederlands
- Kennis van het Duits is een pré
- Goede kennis van MS Office, met name Excel, is gewenst
- Affiniteit met technische IT-aspecten is een pluspunt, bijvoorbeeld bij de keuze, invoering en/of vervanging van IT-tools
- Grote mate van zelfstandigheid en sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden
Jouw werkomgeving
In je dagelijkse werk bij d-fine kun je rekenen op afwisselende en uitdagende taken in een internationale en collegiale omgeving. Onze bedrijfscultuur kenmerkt zich door open communicatie en een ontspannen teamsfeer. Je krijgt al vroeg verantwoordelijkheid en profiteert van korte besluitvormingslijnen.
Jouw ontwikkeling
Bij d-fine bieden we een uitgebreid aanbod aan interne trainingen en externe opleidingsprogramma’s. Je profiteert van opleidingsmogelijkheden op maat en regelmatige feedback.
Jouw werkplek
Je werkt in een modern kantoor in het hart van Utrecht. In overleg met je leidinggevenden is het mogelijk om een deel van de tijd op afstand te werken.
d-fine biedt verschillende mogelijkheden om je extra te ondersteunen, waaronder een aantrekkelijk carrière- en salarismodel. Daarnaast kun je gebruikmaken van uiteenlopende extra voordelen, zoals 25 tot 30 vakantiedagen, een pensioenregeling, een ongevallenverzekering, een mobiliteitsprogramma en internationale bedrijfsevenementen en netwerkmogelijkheden.
Kom ons team versterken!
Office Manager voor ons kantoor in Utrecht werkgever: d‑fine
Als een groeiend Europees adviesbureau in Nederland biedt onze organisatie een stimulerende werkomgeving waar je samenwerkt met getalenteerde teams aan innovatieve technologische en analytische oplossingen. Wij geloven in de ontwikkeling van onze medewerkers en bieden uitgebreide opleidingsmogelijkheden, competitieve voordelen en een ondersteunende cultuur die gericht is op samenwerking en groei.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager voor ons kantoor in Utrecht kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals d‑fine.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals d‑fine naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij d‑fine. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager voor ons kantoor in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Office Manager voor ons kantoor in Utrecht bij d‑fine.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor d‑fine.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Office Manager voor ons kantoor in Utrecht bij d‑fine jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van d‑fine gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij d‑fine
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor d‑fine en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
