Junior Projectadministrateur in Amsterdam

Op een gemiddelde werkdag krijg je vragen van projectleiders over budgetten, facturen, urenboekingen of de voortgang van een project. Als projectadministrateur zorg jij dat de administratie achter deze projecten klopt en altijd actueel is. Dankzij jouw werk hebben projectleiders en projectcontrollers inzicht in de financiële status van hun projecten en kunnen zij verder.

Dit ga je doen:

• Het verwerken en controleren van projectgegevens, urenverantwoordingen en financiële transacties.
• Het opstellen van financiële overzichten en rapportages voor projectleiders en projectcontrollers.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen.
• Het registreren en beheren van projectinformatie in de projectadministratie.
• Het onderzoeken en oplossen van foutieve boekingen of administratieve afwijkingen.
• Het ondersteunen bij voor- en nacalculaties van projecten.
• Het bewaken van de administratieve voortgang van jouw projecten.
• Het verzamelen, ordenen en archiveren van projectdocumentatie.
• Het beantwoorden van vragen van projectleiders over onder andere rapportages, facturen, urenregistraties en projectadministratie.

Om het werk achter de cijfers beter te begrijpen, wordt ook verwacht dat je af en toe samen met een projectleider een project bezoekt. Zo krijg je een beter beeld van de werkzaamheden die achter de administratie schuilgaan, zoals spoorwerkzaamheden, bovenleidingen en onderhoudsprojecten.

Dit neem je mee:

• Je hebt affiniteit met administratie en vindt het leuk om structuur aan te brengen in informatie.
• Je werkt zorgvuldig en krijgt energie van het uitzoeken van administratieve vraagstukken.
• Je schakelt gemakkelijk met verschillende collega's en houdt overzicht over meerdere projecten tegelijk.

Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:

• Communicatief en klantgericht: Je bent voor projectleiders regelmatig het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen.
• Analytisch vermogen en probleemanalyse: Je controleert jouw portefeuille van projecten zelfstandig en onderzoekt afwijkingen in budgetten, boekingen, facturen of urenregistraties.
• Nauwkeurigheid: Een belangrijk onderdeel van jouw werk is het bewaken van de administratieve hygiëne van projecten.
• Oordeelsvorming: Je beoordeelt offertes, inkoopopdrachten, facturen en administratieve gegevens op juistheid.
• Initiatief: Je wacht niet af totdat iemand een probleem meldt.
• Samenwerken: Je werkt dagelijks samen met projectleiders, projectcontrollers, concernadministratie en andere projectadministrateurs.
• Betrouwbaarheid: Collega's moeten kunnen vertrouwen op jouw administratie, rapportages en opvolging van afspraken.
• Flexibiliteit: Je beheert meerdere projecten tegelijk en krijgt dagelijks uiteenlopende vragen van projectleiders en collega's.

Bovendien:

• Heb je een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Heb je affiniteit met administratie of een administratieve opleiding afgerond.
• Heb je kennis van administratieve processen en basis boekhoudkundige principes.
• Beheers je de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.

Deze functie past goed bij mensen die het liefst in samenspraak werken met collega's, volgens vastgestelde procedures werken, en niet commercieel gedreven zijn. Binnen GVB werk je samen aan een maatschappelijke opgave waarbij zorgvuldigheid, samenwerken en het volgen van afspraken belangrijk zijn.

Hier mag je op rekenen:

• Een salaris tussen € 2.857 en € 4.051 bruto per maand (schaal7) o.b.v. 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP.
• Gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB én voordelig reizen voor het hele gezin.
• Gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid extra dagen te kopen.
• Een maandelijkse tegemoetkoming voor je zorgverzekering € 84,91.
• Hybride werken en thuiswerkvergoeding.
• Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Jouw team:

Je komt terecht in het team project control en administratie binnen Business Control. Het team ondersteunt een grote portefeuille van projecten binnen verschillende technische bedrijfsonderdelen van GVB. In totaal bestaat het team uit zes projectadministrateurs en acht projectcontrollers die nauw samenwerken om projectinformatie actueel, volledig en betrouwbaar te houden. Kennis delen, elkaar helpen en samen zorgen voor een goede projectbeheersing staan centraal binnen het team.