Programmamanager VTHA Zaaksysteem

Opdrachtgever: Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV)
Standplaats: Lelystad
Vakgebied: Automatisering / ICT / GEO-GIS
Uren: 32 uur per week
Aantal FTE: 1
Startdatum: 1 december 2026
Einddatum: 31 mei 2027
Duur: 6 maanden
Verlenging: 2 keer 6 maanden
Tarief: €120 per uur ex. btw. all-in.
Sluitingsdatum: 24 oktober 2026
Gesprekken: 28 en 29 oktober 2026
Korte samenvatting De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) zoekt een ervaren, daadkrachtige en organisatiesensitieve Programmamanager voor de implementatie van een nieuw VTHA-zaaksysteem (Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies).
De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is nagenoeg afgerond. De volgende fase richt zich op de voorbereiding en daadwerkelijke implementatie.
De programmamanager is integraal verantwoordelijk voor de implementatie, waaronder de inrichting van het systeem, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname.
De opdracht omvat nadrukkelijk meer dan technische projectsturing. De implementatie heeft grote impact op werkprocessen, medewerkers en de organisatie. Daarom is ook verandermanagement een belangrijk onderdeel van de opdracht.
Werkzaamheden Programmamanagement en projectbeheersing Integraal verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem.
Opzetten en inrichten van de projectorganisatie.
Vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Functioneel aansturen van betrokken projectleiders.
Bewaken van de samenhang tussen de verschillende deelprojecten.
Opstellen en bewaken van planning, budget en mijlpalen.
Beheersen van risico's, afhankelijkheden en kwaliteit.
Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
Inrichten en faciliteren van besluitvorming en escalaties.
Periodiek rapporteren aan opdrachtgever en stakeholders.
Technische implementatie en informatievoorziening Coördineren van de inrichting en implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
Aansturen en bewaken van de datamigratie.
Coördineren van de noodzakelijke systeemkoppelingen.
Bewaken van de aansluiting op relevante landelijke voorzieningen.
Organiseren en coördineren van testactiviteiten.
Voorbereiden en begeleiden van de ingebruikname.
Afstemmen van technische oplossingen met ICT en applicatiebeheer.
Zorgen voor aansluiting tussen systeeminrichting, werkprocessen en gebruikersbehoeften.
Organisatieverandering en procesoptimalisatie Begeleiden van de organisatiebrede verandering naar een nieuwe manier van zaakgericht werken.
Afstemmen van de inrichting van het systeem op bestaande en toekomstige VTHA-processen.
Betrekken van medewerkers, key-users en gebruikersgroepen.
Creëren van draagvlak voor nieuwe werkwijzen.
Coördineren van communicatie, instructies en trainingen.
Voorbereiden van medewerkers op de ingebruikname.
Bewaken van de organisatorische impact van de implementatie.
Leveranciersmanagement en stakeholdermanagement Aansturen van de softwareleverancier.
Bewaken van afspraken met de leverancier.
Fungeren als stevige en professionele gesprekspartner.
Afstemmen met interne en externe stakeholders.
Verbinden van technische, organisatorische en procesmatige disciplines.
Tijdig voorleggen van relevante besluiten en escalaties aan opdrachtgever en besluitvormers.
Resultaten / Deliverables De programmamanager is verantwoordelijk voor de volgende resultaten:
Een ingerichte en functionerende projectorganisatie met heldere verantwoordelijkheden.
Een duidelijke implementatieplanning met bijbehorende budgetbewaking.
Een beheerst implementatieproces met inzicht in risico's, voortgang en afhankelijkheden.
Een nieuw VTHA-zaaksysteem dat is ingericht conform de aanbestedingsuitvraag en aangedragen best practices.
Werkprocessen die aansluiten op de inrichting van het nieuwe systeem.
Zorgvuldig uitgevoerde datamigratie.
Gerealiseerde en geteste koppelingen met andere systemen en relevante landelijke voorzieningen.
Tijdig uitgevoerde testactiviteiten.
Effectieve samenwerking tussen projectleiders, disciplines en leverancier.
Tijdige besluitvorming en escalatie.
Goed geïnformeerde en voorbereide medewerkers.
Passende communicatie, instructies en trainingen.
Een organisatie die aantoonbaar is voorbereid op de ingebruikname en het nieuwe zaakgericht werken.
Technische en organisatorische omgeving Systemen en informatievoorziening
VTHA-zaaksystemen
Zaakgericht werken
Datamigratie
Systeemintegraties en koppelingen
Landelijke voorzieningen
Datagedreven werken
Automatisering
Applicatiebeheer
Informatiemanagement
Project- en verandermanagement
Programmamanagement
Complexe ICT-implementaties
PRINCE2
Agile / Scrum
Verandermanagement
Procesoptimalisatie
Leveranciersmanagement
Risicomanagement
Stakeholdermanagement
Wet- en regelgeving
Omgevingswet
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
Wet open overheid (Woo)
Archiefwet
Stakeholders De programmamanager werkt organisatiebreed samen met:
Opdrachtgever en management van OFGV
Afdeling Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies (VTHA)
Informatie & Kwaliteit
ICT
Applicatiebeheer
HRM
Bedrijfsvoering
Projectleiders
Key-users
Gebruikersgroepen
Softwareleverancier
Overige interne en externe stakeholders
Eisen Formele eisen Kandidaat beschikt over hbo- of wo-werk- en denkniveau.
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager.
Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met: Datagedreven werken
Automatisering
Procesoptimalisatie
Datamigratie

De ervaring moet duidelijk aantoonbaar zijn in het cv. Voor het derde criterium wordt expliciet gevraagd de relevante ervaring in het cv te arceren.
Aanvullende functievereisten De opdrachtomschrijving noemt daarnaast:
Ervaring met organisatiebrede verander- en implementatieopgaven.
Ervaring met de implementatie van zaaksystemen.
Kennis van de Omgevingswet, AVG, BIO, Woo en Archiefwet.
Aantoonbare ervaring met zowel PRINCE2 als Agile/Scrum.
Ervaring met leveranciersmanagement.
Ervaring met het aansturen van externe partijen.
Ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders.
De functieomschrijving spreekt van minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als ICT-projectmanager. In de afzonderlijke formele eisen staat minimaal 3 jaar.
Wensen / Gunningscriteria Criterium
Toelichting
Weging
Publieke sector (Rijk, Provincie, Gemeente, omgevingsdienstof vergelijkbaar)
Aantoonbare werkervaring binnen de publieke sector, onderbouwd via het cv
25%
Verander- en implementatieopgaven
Ervaring met organisatiebrede verander- en implementatieopgaven én implementatie van zaaksystemen
15%
Leveranciers- en projectmanagement
Ervaring met leveranciersmanagement, het aansturen van externe partijen en meerdere projectonderdelen en/of projectleiders
15%
Interview
Beoordeling van kennis, werkervaring en competenties
25%
Prijs
Beoordeling aangeboden uurtarief
20%
Totaal
100%
Competenties Daadkrachtig en resultaatgericht
Organisatiesensitief
Verbindend
Communicatief sterk
Analytisch
Procesmatig
Bestuurlijk sensitief
In staat overzicht en structuur aan te brengen
Proactief in het signaleren van knelpunten
Besluitvaardig
Verantwoordelijkheidsgevoel
In staat draagvlak te creëren
In staat mensen positief mee te nemen in veranderingen
In staat te schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau
Overige informatie De implementatie betreft een organisatiebrede verandering met technische, procesmatige, informatiekundige en veranderkundige aspecten.
De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is vrijwel afgerond.
De programmamanager wordt verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van de implementatie.
Er wordt verwacht dat de kandidaat zelfstandig leiding kan geven aan complexe ICT-implementaties.
Samenwerking met verschillende disciplines, projectleiders en de softwareleverancier is essentieel.
De opdracht draagt bij aan een toekomstbestendige inrichting van het zaakgericht werken en de informatievoorziening.