3402 Senior Portfolio Resource Officer

Vereiste beveiligingsmachtiging: NATO SECRET

Taken en rol:

• Portfolio Management
• Betrekt en beïnvloedt senior managers om ervoor te zorgen dat het portfolio de afgesproken bedrijfsdoelstellingen zal leveren.
• Leidt de definitie van een portfolio van programma's, projecten en/of doorlopende serviceverlening.
• Plant, plant, monitort en rapporteert over portfolio-gerelateerde activiteiten.
• Zorgt ervoor dat elk onderdeel van het portfolio bijdraagt aan de algehele realisatie van het portfolio.
• Identificeert portfolio-gerelateerde problemen.
• Stelt projecten/programma's/wijzigingsinitiatieven op de hoogte van problemen en beveelt corrigerende maatregelen aan en monitort deze.
• Verzamelt, vat samen en rapporteert over portfoliometingen.
• Rapporteert over de status van het portfolio waar nodig.
• Portfolio, Programma en Projectondersteuning
• Ondersteunt programmabesturingscommissies, projectborgingsteams en kwaliteitsbeoordelingsvergaderingen.
• Neemt verantwoordelijkheid voor de levering van ondersteunende diensten aan projecten.
• Gebruikt en beveelt projectcontroleoplossingen aan voor planning, programmering en tracking van projecten.
• Stelt gedetailleerde richtlijnen op voor projectmanagementsoftware, procedures, processen, tools en technieken.
• Biedt basisrichtlijnen voor individuele projectvoorstellen.
• Kan een cross-programma overzicht bieden op risico, verandering, kwaliteit, financiën of configuratiemanagement.
• Business Situatieanalyse
• Onderzoekt zakelijke situaties waar enige complexiteit en ambiguïteit is.
• Adopteert een holistische kijk om problemen en kansen te identificeren en analyseren.
• Draagt bij aan de selectie van de aanpak en technieken die gebruikt moeten worden voor business situatieanalyse.
• Voert root cause analyses uit en identificeert aanbevelingen voor verbeteringen.
• Betrekt en werkt samen met operationele belanghebbenden.
• Personeelsplanning
• Verzamelt, onderhoudt en analyseert gegevens over de capaciteiten van het personeel.
• Voert gap-analyses uit om sterke en zwakke punten van het personeel te identificeren in relatie tot de bedrijfsstrategie en specifieke toekomstige behoeften.
• Draagt bij aan de ontwikkeling van personeelsplannen om aan de huidige en toekomstige vraag te voldoen.
• Coördineert en plant doorlopende personeelsplanningsactiviteiten.
• Helpt bij het onderhouden van een vaardigheden- en capaciteiteninventaris.
• Interne controles
• Bestudeert en evalueert de auditsporen van verschillende operationele processen.
• Deelt deel in het testen, beoordelen en analyseren van bestaande interne controles.
• Past nieuwe technologie-gebaseerde oplossingen toe op specifieke interne controleprocessen.
• Compleet, archiveert en onderhoudt formulieren die worden gebruikt voor documentatie van interne controles.
• Doet aanbevelingen voor de verbetering van bepaalde interne controles.
• Overige taken
• Fondsenbeheerder voor het CIO-reisbudget.
• Leidt de ontwikkeling en rapportage van CIO KPI's.
• Beheert CIO-invoer in Tasker Tracker voor de organisatiebrede personeels- en coördinatieprocessen van belangrijke documenten/leveringen.
• Vervangt hogere functionarissen indien nodig.
• Voert andere taken uit zoals vereist.

Vaardigheden, kennis en ervaring:

• De kandidaat moet beschikken over een momenteel actieve NATO SECRET beveiligingsmachtiging.
• Minimaal een Bachelor diploma van een erkende en gecertificeerde universiteit in een gerelateerd vakgebied en 3 jaar relevante ervaring.
• Bij gebrek aan een universitair diploma kan dit worden gecompenseerd door de demonstratie van specifieke vaardigheden of ervaring die van belang zijn voor het Agentschap, zoals ten minste 10 jaar uitgebreide en progressieve expertise in taken die verband houden met de functie.
• Werkervaring en elementaire financiële kennis over financieringsstromen en resourceplanning en budgettering.
• Werkervaring in resource management, inclusief de planning en toewijzing van kosten en middelen.
• Eerdere ervaring met SNOW en EBA is een plus.