In één oogopslag
- Taken: Beheer projectadministraties en zorg voor betrouwbare financiële gegevens.
- Bedrijf: GVB, een dynamisch bedrijf dat zich richt op openbaar vervoer in Amsterdam.
- Voordelen: Competitief salaris, 13e maand, gratis OV-reizen en hybride werken.
- Overige informatie: Werken in een team van professionals met doorgroeimogelijkheden.
- Waarom deze baan: Draag bij aan goed beheerde projecten en ontwikkel je administratieve vaardigheden.
- Kwalificaties: MBO/HBO-opleiding en ervaring met projectadministratie.
Het verwachte salaris ligt tussen 3232 - 4539 € per maand.
Er lopen honderden projecten tegelijk binnen GVB. Achter elk project schuilt een administratie die actueel, volledig en betrouwbaar moet zijn. Als projectadministrateur B zorg jij dat projectleiders en projectcontrollers altijd beschikken over de juiste gegevens om hun projecten te kunnen sturen. Je houdt grip op financiële gegevens, signaleert afwijkingen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor projectteams. Zo draag je iedere dag bij aan goed beheerde projecten binnen de technische omgeving van GVB.
Dit ga je doen
Als medior projectadministrateur werk je binnen het team Project Control en Administratie van GVB Business Control. Het team ondersteunt projecten binnen onder andere railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau. Samen met projectleiders, projectcontrollers en andere collega's zorg je ervoor dat projectinformatie volledig, juist en tijdig beschikbaar is. Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen.
Je beheert een eigen portefeuille van projecten en bewaakt de administratieve kwaliteit van deze projecten van begin tot eind. Daarbij kijk je verder dan alleen de verwerking van gegevens. Je controleert, analyseert en signaleert waar actie nodig is. Je houdt je onder andere bezig met:
- Het inrichten en beheren van projectadministraties conform de projectstructuur en afgesproken procedures.
- Het verwerken en controleren van urenverantwoordingen, financiële transacties en projectgegevens.
- Het opstellen van financiële rapportages en projectoverzichten voor projectleiders, projectcontrollers en management.
- Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen op juistheid, volledigheid en aansluiting op budgetten en afspraken.
- Het signaleren en oplossen van foutieve boekingen, onduidelijkheden en administratieve afwijkingen.
- Het ondersteunen bij voor- en nacalculaties en het analyseren van verschillen tussen begroting en realisatie.
- Het bewaken van de voortgang van projecten en het rapporteren van afwijkingen aan projectleiders.
- Het beheren, ordenen en archiveren van projectdocumentatie zodat dossiers volledig en controleerbaar zijn.
- Het bijdragen aan verbeteringen van administratieve processen, werkinstructies en werkwijzen binnen het team.
Om projecten goed te leren kennen, wordt ook verwacht dat je af en toe met een projectleider meegaat om buiten het werk te bekijken. Denk aan spoorwerkzaamheden, bovenleidingen of onderhoudsprojecten. Zo begrijp je beter wat er achter de projectadministratie schuilgaat.
Dit neem je mee
Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden binnen een projectomgeving en vindt het leuk om structuur aan te brengen in complexe informatie. Je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders, houdt overzicht over meerdere projecten tegelijk en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van jouw werk.
Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:
- Communicatief en klantgericht: Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen. Je helpt collega's bij het verkrijgen van inzicht in projectgegevens, licht rapportages toe en stemt af over ontbrekende informatie.
- Analytisch vermogen en probleemanalyse: Je controleert zelfstandig jouw portefeuille van projecten en onderzoekt afwijkingen in boekingen, budgetten, urenregistraties, facturen en projectinformatie.
- Nauwkeurigheid: Een belangrijk onderdeel van je functie is het bewaken van de administratieve hygiëne van projecten.
- Oordeelsvorming: Dagelijks beoordeel je financiële en administratieve informatie op juistheid, volledigheid en aansluiting op procedures en budgetten.
- Initiatief: Je wacht niet totdat anderen afwijkingen signaleren. Wanneer je ziet dat een factuur niet klopt, neem je zelf actie.
- Samenwerken: Je werkt dagelijks samen met projectleiders, projectcontrollers, collega's van de concernadministratie, auditors en andere projectadministrateurs.
- Betrouwbaarheid: Collega's moeten erop kunnen vertrouwen dat projectgegevens correct zijn vastgelegd en dat afspraken worden nagekomen.
- Flexibiliteit: Je werkt aan meerdere projecten tegelijkertijd en krijgt uiteenlopende vragen vanuit verschillende projectteams.
Daarnaast:
- Heb je een afgeronde mbo 4- of hbo-opleiding.
- Heb je affiniteit met administratie of een administratieve opleiding afgerond.
- Heb je kennis van projectadministratie en basis boekhoudkundige principes binnen een projectomgeving.
- Heb je kennis van financiële processen en administratieve procedures.
- Beheers je de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.
Hier mag je op rekenen
Jij zorgt goed voor onze reizigers, dus zorgen wij goed voor jou. Bij GVB krijg je:
- Een salaris tussen € 3.232 en € 4.539 bruto per maand (schaal 8) o.b.v. 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring.
- Een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP.
- Gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB én voordelig reizen voor het hele gezin.
- Gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid extra dagen te kopen.
- Een maandelijkse tegemoetkoming voor je zorgverzekering € 84,91.
- Hybride werken en thuiswerkvergoeding.
- Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden.
Jouw team
Je komt terecht in het team Project Control en Administratie binnen Business Control. Het team ondersteunt een portefeuille van ongeveer 500 projecten binnen verschillende technische bedrijfsonderdelen van GVB. In het team werken zes projectadministrateurs en acht projectcontrollers nauw samen om projecten financieel en administratief in control te houden. Je werkt veel samen met projectleiders en krijgt de ruimte om je verder te ontwikkelen binnen het vakgebied.
Medior Projectadministrateur - For Netherland Resident Only in Amsterdam werkgever: Confidential
Als Operator Packaging bij ons productiebedrijf in Hendrik-Ido-Ambacht profiteer je van een stabiele werkomgeving met een sterke focus op ontwikkeling en training. We bieden uitstekende doorgroeimogelijkheden, een aantrekkelijk salaris tot €4000 per maand, en een cultuur die teamwork en continue verbetering waardeert. Daarnaast zorgen we voor een veilige werkplek met de nodige middelen en ondersteuning om jouw vaardigheden verder te ontwikkelen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medior Projectadministrateur - For Netherland Resident Only in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Bouw je netwerk in de financiële wereld
In de wereld van financiële controlling is netwerken key! Bezoek evenementen zoals de jaarlijkse congressen van de NBA of andere financiële netwerkevenementen. Praat met professionals in het veld en laat ze weten dat je op zoek bent naar een fulltime functie. Je nooit weet wie er misschien een goede connectie heeft bij Confidential.
✨Wees actief in professionele communities
Sluit je aan bij professionele verenigingen, zoals het Instituut voor Financial Controllers. Neem deel aan discussies en deel je kennis op platforms zoals LinkedIn. Dit verhoogt je zichtbaarheid en laat recruiters zien dat je gepassioneerd bent over financiële controlling.
✨Schakel je universiteit in
Maak gebruik van de carrièreservices van je universiteit of hogeschool. Vaak hebben ze bedrijfsveilingen of netwerkevenementen met bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe talenten in de financiële sector. Dit is een geweldige kans om de aandacht te trekken van recruiters die je kunnen doorverwijzen naar Confidential.
✨Toon je passie en expertise
Bij een fulltime rol in financiële controlling willen werkgevers zien dat je de juiste vaardigheden en een echte passie hebt. Overweeg om een blog te starten of artikelen te publiceren over actuele onderwerpen in de financiële wereld. Dit kan je helpen om jezelf te profileren als een sterke kandidaat voor Confidential.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medior Projectadministrateur - For Netherland Resident Only in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Tip: Highlight je cijfers!:In de wereld van financiële controlling draait alles om cijfers. Zorg ervoor dat je in je CV en motivatiebrief je behaalde cijfers en afgeronde opleidingen duidelijk vermeldt. Dit kan je helpen om te laten zien dat je de nodige kennis hebt om ons team bij Confidential te versterken.
Tip: Certificaten zijn goud:Als je relevante certificaten hebt, zoals een CPA of CFA, zorg dan dat je die goed in de spotlight zet. Dit laat zien dat je serieus bent over je carrière in de financiële sector en dat je bent gecertificeerd in belangrijke vaardigheden die wij bij Confidential waarderen.
Tip: Vertel je doelen:In je motivatiebrief kun je rustig delen waar je naar toe wilt in je carrière. Wat zijn je lange termijn doelen in de financiële sector? Dit laat niet alleen je ambitie zien, maar helpt ons ook begrijpen hoe jij past binnen ons team bij Confidential.
Tip: Maak je CV inzichtelijk:Bij een fulltime rol in financiële controlling is het handig om je CV overzichtelijk en structuur te geven. Gebruik duidelijke kopjes, en zet je werkervaring op een manier die aansluit bij de rol die we aanbieden bij Confidential. Dit maakt het voor ons makkelijker om je vaardigheden te zien!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Confidential
✨Begrijp de cijfers
Aangezien deze rol in financiële controlling is, is het cruciaal dat we goed voorbereid zijn op eventuele numerieke casusvragen. Je kunt bijvoorbeeld oefenen met financiële analyses of begrotingen maken. Dit laat zien dat je weet hoe je met cijfers om moet gaan en dat je de basis goed snapt.
✨Ken je tools
Denk aan de software die vaak in financiële controlling wordt gebruikt, zoals Excel, SAP of specifieke accountingtools. Zorg ervoor dat je de functionaliteiten van deze tools kunt uitleggen en hoe je ze hebt gebruikt in eerdere projecten. Dit laat zien dat je praktisch ingesteld bent en snel kunt schakelen.
✨De kracht van communicatie
In een fulltime rol is het belangrijk dat we niet alleen technische vaardigheden hebben, maar ook sterk communiceren, zowel met het team als met andere afdelingen. Bereid voorbeelden voor waar je complexe financiële informatie hebt uitgelegd aan niet-financiële collega’s. Dit toont jouw vermogen om verschillende belanghebbenden aan te spreken.
✨Bereid je voor op gedragsvragen
In deze sector willen ze weten hoe je in verschillende situaties hebt gehandeld. Denk aan gedragsvragen zoals 'Beschrijf een keer dat je onder druk moest werken'. Gebruik de STAR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) om gestructureerd jouw ervaringen te delen. Dit geeft hen inzicht in jouw aanpak en werkethiek.
