In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het team Infectieziekten met administratieve en organisatorische taken.
- Bedrijf: GGD Amsterdam, dé publieke gezondheidsorganisatie van de stad.
- Voordelen: Competitief salaris, ontwikkelingsmogelijkheden en een goede werk-privébalans.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met ruimte voor groei en ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in de gezondheidszorg en werk samen met betrokken collega's.
- Kwalificaties: Mbo-4 opleiding en minimaal 3 jaar ervaring als management assistent.
Het verwachte salaris ligt tussen 3171 - 4464 € per maand.
De functie is een mooie rol om de administratieve spil te zijn binnen de afdeling Infectieziekten. Je bent een organisatietalent! Samen met je collega’s laat je de dagelijkse gang van zaken op rolletjes lopen. Geen dag is hetzelfde. Werken in een team van betrokken collega’s waar er ruimte is voor ontwikkeling en waar je elke dag uitgedaagd wordt om het beste uit jezelf te halen.
In de functie ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent een centraal aanspreekpunt binnen de afdeling en ondersteunt het afdelingshoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een team van collega’s waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.
Dit doe je op een gemiddelde dag:
- Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling Infectieziekten, inclusief agendabeheer, e-mailbeheer en voorbereiding van (MT) vergaderingen en bijeenkomsten.
- Notuleren van management- en teamoverleggen en zorgdragen voor een goede opvolging van actiepunten.
- Ondersteunen van het management bij personele, financiële en materiële zaken, zoals het invoeren van bestellingen, contracten en het voorbereiden van factuurgoedkeuringen in de systemen van de GGD Amsterdam.
- Regelen van facilitaire en organisatorische zaken voor (nieuwe) medewerkers, zoals ICT-accounts, toegangspassen en fungeren als vraagbaak voor algemene afdelingszaken.
- Actief bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat en de afdeling, samen met de teammanager, teamleiders en collega’s.
- Samenwerken met collega’s aan een efficiënt, overzichtelijk en slim ingerichte werkwijze met duidelijke prioriteiten.
Hier ga je aan de slag:
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving.
Dit breng je mee:
- Een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of management assistent.
- Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als management assistent of secretaresse voor een afdelingshoofd of manager, waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor complex agendabeheer en een breed pakket aan secretariële ondersteunende werkzaamheden.
- Je hebt gewerkt in een publieke/non-profit omgeving zoals de zorg, onderwijs of een overheidsorganisatie.
- Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT-skills, zoals Word, Excel, Powerpoint, Outlook, MS Teams/Sharepoint.
Aan competenties:
- Plannen en prioriteren: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek.
- Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
- Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat.
- Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
Dit bieden we jou:
- Een brutomaandsalaris tussen €3.171,- en €4.464,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek.
- Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
- Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via ons interne opleidingscentrum.
- Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris.
- Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
- Een reiskostenvergoeding voor reizen met de auto, fiets en OV.
- Een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
- Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
- Een mobiele telefoon en laptop.
Solliciteren naar deze baan:
Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 12 januari 2026 via de ‘direct solliciteren’ button. We nodigen doorlopend kandidaten uit voor gesprekken. Reageer op tijd: bij voldoende geschikte kandidaten sluiten we de vacature mogelijk eerder.
Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een cv/brief ronde, een eerste gespreksronde en een 2e gespreksronde.
De gesprekken vinden plaats bij de GGD Amsterdam, Nieuwe Achtergracht 100 te Amsterdam. Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Management ondersteuner werkgever: City of Amsterdam
De Stad Amsterdam biedt een unieke kans voor privacyprofessionals die willen bijdragen aan de ethische omgang met data in een innovatieve omgeving. Met een hybride werkmodel, uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden en een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling, stimuleert de organisatie een cultuur van samenwerking en groei. Werken in Amsterdam betekent niet alleen betrokken zijn bij baanbrekende projecten, maar ook deel uitmaken van een dynamisch team dat zich inzet voor transparantie en digitale rechten in een van de meest vooruitstrevende steden ter wereld.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Management ondersteuner kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij City of Amsterdam.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals City of Amsterdam. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals City of Amsterdam.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij City of Amsterdam, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Management ondersteuner te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij City of Amsterdam.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij City of Amsterdam aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij City of Amsterdam. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij City of Amsterdam
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen City of Amsterdam. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van City of Amsterdam zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
