Coördinator / Scrummaster Archief in Eindhoven

Maatschappelijke uitdagingen vragen om nieuwe kennis. Het is de taak van de TU/e om deze kennis te ontwikkelen door onderzoek en onderwijs aan te passen en te veranderen. Bij Library and Information Services (LIS) kijken we samen met onze wetenschappers en studenten vooruit en bieden we voortdurend de best mogelijke bibliotheek- en informatiediensten om het creëren van deze nieuwe kennis mogelijk te maken.

Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen, planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden, bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren, informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen. Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit, begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collega's mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering.

Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team, waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit, dienstverlening, teamontwikkeling en continue verbetering van processen.

Je taken – Coördinatie en procesverbetering

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies, handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning, capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving, relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

Je taken – coaching en samenwerking

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap, teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open, professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collega's adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten bij vraagstukken rondom registratie, archivering en informatiebeheer.
• Fungeren als toegankelijk aanspreekpunt en vraagbaak voor collega's binnen het team.

Functie eisen

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring met recordmanagement, informatiebeheer, archivering of kwaliteitsmanagement binnen een informatie-intensieve organisatie.
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten.
• Kennis van of affiniteit met agile werken (of je bent bereid dit te leren), procesverbetering en continue ontwikkeling.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collega's op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Organisatiesensitief, verbindend en in staat om verschillende belangen samen te brengen.
• Analytisch sterk, kwaliteitsgericht en in staat overzicht te houden over meerdere werkstromen tegelijkertijd.
• Proactief, resultaatgericht en in staat snel te schakelen tussen operationele en tactische werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wij bieden

• Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.760,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9/10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden).
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e-campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!