In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het team en de Managing Director in dagelijkse operaties en evenementenorganisatie.
- Bedrijf: Innovatieve AI venture studio in Rotterdam met een dynamische cultuur.
- Voordelen: Directe toegang tot een netwerk van oprichters en investeerders, en ruimte voor groei.
- Overige informatie: Een kans om te werken in een internationale en ondernemende omgeving.
- Waarom deze baan: Speel een cruciale rol in het bouwen van AI-bedrijven vanaf dag één.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in operations of een vergelijkbare rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 47700 - 58300 € per jaar.
Builders is een in Rotterdam gevestigde enterprise AI venture studio. We co-found AI bedrijven met technische oprichters vanaf dag één: we brengen het studio team, de playbooks, het kapitaal en een netwerk van 2.400+ CTO's en technische leiders, en samen bouwen we bedrijven die ondernemingen daadwerkelijk willen kopen. Ons kantoor is in het Groot Handelsgebouw, vlak naast Rotterdam Centraal.
Wij zijn een klein team dat snel beweegt, en we hebben iemand nodig die alles rondom die snelheid soepel laat verlopen.
Jouw vitale rol
We zijn op zoek naar een Operations Coordinator die de operationele ruggengraat van de studio is en de rechterhand van onze Managing Director. Een deel kantoor- en financiële administratie, een deel executive assistant, een deel evenementenproducent, een deel fixer. Jij zorgt ervoor dat de studio, het team en Sharon zich kunnen concentreren op het bouwen van bedrijven terwijl jij zorgt voor alles wat dat mogelijk maakt.
Dit is een rol voor iemand die houdt van variëteit, trots is op dingen die goed gedaan worden, en energie krijgt van een dag die kan bestaan uit een oprichtersdiner, een leveranciersonderhandeling, de eerste ochtend van een nieuwe medewerker en een maandelijkse ontvangstcontrole.
Jouw impact
- Executive en studio ondersteuning
- Beheer de agenda van de Managing Director, inbox triage, reis- en vergadervoorbereiding, zodat haar tijd naar oprichters, partners en strategische beslissingen gaat.
- Houd bij wat er moet gebeuren, volg afspraken en deadlines in de studio en achtervolg wat achterhaald moet worden.
- Fungeer als het eerste aanspreekpunt voor de studio, en behandel bezoekers, telefoontjes, post en e-mail met warmte en professionaliteit.
- Financiën en administratie
- Eigen de maandelijkse financiële administratie: verzamelen en registreren van bonnetjes, verwerken van facturen en onkostenclaims, voorbereiden van leveranciersbetalingen en alles gereed houden voor onze accountant.
- Beheer contracten, abonnementen, verzekeringen en leveranciersrelaties, en houd onze administratie audit-klaar.
- Onderhoud teamadministratie zoals doelupdates, tijdregistratie, verlof en interne verzoeken.
- People operations
- Voer onboarding en offboarding uit voor teamleden, oprichters en stagiaires: accounts, tools, werkruimte, welkomstplan en een geweldige eerste en laatste dag.
- Houd HR-documentatie, contracten en interne richtlijnen up-to-date.
- Ondersteun wervingsprocessen van begin tot eind: plaats vacatures, beheer de kandidatenpipeline, voer eerste screenings uit, plan interviews, houd kandidaten geïnformeerd en zorg ervoor dat elke kandidaat een soepele ervaring heeft.
- Evenementen en gemeenschap
- Organiseer en produceer onze terugkerende en eenmalige evenementen, van Day Zero oprichters bouwavonden en CTO ontbijten tot oprichtersdiners, investeerdersbijeenkomsten, partnersessies en teamuitjes.
- Beheer locaties, catering, uitnodigingen, gastenlijsten, materialen en follow-up, en zorg ervoor dat elk evenement moeiteloos aanvoelt voor de aanwezigen.
- Workspace management
- Houd het kantoor een plek waar mensen willen werken: benodigdheden, boodschappen, teamkleding, apparatuur en de praktische zaken die niemand opmerkt totdat ze ontbreken.
- Beheer de relatie met het gebouw en facilitaire leveranciers.
- Onderhoud en verbeter werkplek richtlijnen en routines.
- Procesverbetering en AI
- Spot repetitief werk en automatiseer het, gebruikmakend van AI-tools en ons eigen operationele platform Krans waar mogelijk.
- Documenteer hoe dingen functioneren zodat kennis in de studio blijft, niet in het hoofd van één persoon.
- Ondersteun ad-hoc projecten op het gebied van marketing, content en gemeenschap wanneer een extra paar handen het verschil maakt.
Ervaring: Minimaal 5 jaar in operations, executive support, office management, evenementcoördinatie of een vergelijkbare hands-on rol. Startup of scale-up ervaring is een plus.
Proactief en onafhankelijk: Je merkt op wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt, en je neemt verantwoordelijkheid om het gedaan te krijgen.
Georganiseerd en precies: Je kunt veel kleine stromen tegelijk jongleren en toch de details goed krijgen, vooral waar geld, contracten en data betrokken zijn.
Communicatie: Uitstekende schriftelijke en gesproken Engelse vaardigheden. Nederlands is een sterke aanvulling voor lokale leveranciers en administratie.
Betrouwbaar: Je gaat vertrouwelijk om met informatie over mensen, financiën en deals.
AI-native mindset: Je bent nieuwsgierig naar AI-tools, gebruikt ze dagelijks en zoekt actief naar manieren om slimmer te werken.
Diversiteit en aanpassingsvermogen: Je geniet van een internationale, ondernemende omgeving en verschillende culturen en perspectieven.
Praktisch
Locatie: Rotterdam, op locatie (Groot Handelsgebouw, naast Rotterdam Centraal)
Uren: fulltime (40 uur per week), op kantoor
Contract: arbeidsovereenkomst of freelance, beide zijn mogelijk
Start: zo snel mogelijk
Voordelen:
- Een plek op de eerste rij in hoe AI bedrijven worden gebouwd, van dag één tot de eerste zakelijke klanten.
- Echte eigenaarschap: je vormt hoe de studio draait, niet alleen het uitvoeren van een checklist.
- Directe toegang tot een netwerk van oprichters, CTO's, investeerders en zakelijke partners.
- Een klein, warm, ambitieus team en een geweldig kantoor in het hart van Rotterdam.
- Ruimte om te groeien naar een bredere operationele of people rol naarmate de studio groeit.
Operations Coordinator werkgever: Builders
Builders is een uitstekende werkgever die je de kans biedt om deel uit te maken van een klein, ambitieus team in het hart van Rotterdam. Met directe toegang tot een netwerk van oprichters en investeerders, krijg je de mogelijkheid om je vaardigheden te ontwikkelen en een significante impact te maken op de groei van AI-bedrijven. De werkcultuur is dynamisch en ondersteunend, met ruimte voor persoonlijke groei en de kans om echt eigenaarschap te nemen over je rol.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Operations Coordinator kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Builders en kun je je enthousiasme voor de rol van Operations Coordinator beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Operations Coordinator te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Builders.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Builders. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Builders
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Builders, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Operations Coordinator is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Builders werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
