Soft Services Manager in Leiden

Bij Bristol Myers Squibb vragen onze medewerkers vaak: "Voor wie werk je?" - een vraag die samenwerking, verantwoordelijkheid en urgentie in ons werk stimuleert. Onze doelgerichte cultuur inspireert ons om innovatieve medicijnen te ontdekken, ontwikkelen en leveren om ernstige ziekten te overwinnen. We bieden uniek interessante en betekenisvolle werkzaamheden, groeimogelijkheden en een ondersteunende omgeving die inclusie, welzijn, flexibiliteit en uitgebreide voordelen waardeert. Dit is werk dat de levens van patiënten transformeert en de carrières van degenen die het doen.

Functieomschrijving

De Soft Services Manager biedt langdurig leiderschap als intelligente klant voor BMS en dagelijkse supervisie voor zachte facilitaire diensten in de Leiden Cell Therapy Facility. De rol beheert de IFM-partner en andere dienstverleners op het gebied van schoonmaak, beveiliging, receptie, afval, ongediertebestrijding, terreinen, parkeren en gerelateerde werkplekservices, en zorgt voor veilige, conforme, betrouwbare en kosteneffectieve levering in overeenstemming met cGxP, EHS, contractuele, budgettaire, Service Level Agreement (SLA) en Key Performance Indicator (KPI) vereisten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Leiden van de soft-services portefeuille en fungeren als de primaire BMS-interface met de IFM-partner en andere gecontracteerde aanbieders, waarbij wordt gezorgd dat de diensten voldoen aan de afgesproken scope, kwaliteit, veiligheid, compliance, SLA en KPI vereisten.
• Opstellen en beheren van operationele budgetten, inkoopvereisten en contractkosten; leveranciersvoorstellen uitdagen, efficiënties identificeren en contractuele besparingen en financiële doelstellingen realiseren.
• Beheren, coachen en ontwikkelen van facilitaire medewerkers, inclusief werving, onboarding, training, prestatieverwachtingen en effectieve werkverdeling.
• Toezicht houden op GMP en niet-GMP schoonmaak, afvalbeheer, ongediertebestrijding, beveiliging, receptie, terreinen, parkeren, aankleden en gerelateerde werkplekservices, inclusief servicecontinuïteit en ondersteuning voor speciale evenementen en ad-hoc sitebehoeften.
• Toezicht houden en back-up bieden voor sitebeveiligings- en veiligheidsactiviteiten, inclusief toegang en badgecontrole, CCTV en surveillance, bezoekers- en aannemers toegang, onboarding en offboarding controles, beveiligingshardware, alarmen en escalatieprocedures.
• Nauw samenwerken met EHSS, Kwaliteit, interne afdelingen en de IFM-partner om de veiligheid van aannemers, werkvergunningen, noodresponsinterfaces, brand- en levensveiligheidscontroles en naleving van toepasselijke BMS en lokale vereisten te beheren.
• Opstellen van kwaliteitsmaatregelen voor de dienstverlening, routine-inspecties, audits en veiligheidswandelingen uitvoeren, nauwkeurige registraties en site-logboeken bijhouden, en ervoor zorgen dat bevindingen, tekortkomingen en risico's worden gedocumenteerd, geëscaleerd en opgelost.
• Leveranciersprestaties, contractdocumentatie, KPI's, incidenten en servicetrends beoordelen; voorzitten of deelnemen aan bestuursvergaderingen en corrigerende maatregelen, continue verbeteringen en best-in-class praktijken implementeren.
• Effectieve relaties opbouwen met interne klanten en externe aanbieders, reageren op serviceverzoeken, klanttevredenheid behouden en duidelijke communicatie bieden over operationele kwesties, prioriteiten en voortgang.
• Facilitaire projecten leiden of ondersteunen en andere opdrachten uitvoeren zoals vereist door de Directeur, Faciliteit en Engineering, en cross-dekking bieden voor andere facilitaire rollen indien nodig.

Rapportagelijn

De Soft Services Manager rapporteert aan de Directeur, Faciliteit en Engineering en werkt nauw samen met EHSS, Kwaliteit, sitefuncties, de IFM-partner en andere externe dienstverleners.

Kwalificaties

Specifieke kennis, vaardigheden en capaciteiten:

• Leiderschap, communicatie, interpersoonlijke, beïnvloedings- en onderhandelingsvaardigheden, met het vermogen om medewerkers, aannemers, leveranciers en belanghebbenden in een matrixomgeving te beheren.
• Aangetoonde kennis van cGxP/GMP facilitaire diensten, gecontroleerde schoonmaak, Good Documentation Practices, EHS, aannemersveiligheid, werkvergunningen, beveiliging, noodrespons en toepasselijke lokale vereisten.
• Sterke commerciële, financiële en contractbeheercapaciteiten, inclusief budgetcontrole, servicespecificaties, leveranciersbeheer, KPI/SLA-beheer en kostenoptimalisatie.
• Organisatorische, plannings-, plannings-, probleemoplossings- en besluitvormingsvaardigheden; in staat om meerdere prioriteiten, incidenten en service-risico's met beperkte supervisie te beheren.
• Aangetoonde vaardigheid in het auditen van servicelevering, het onderhouden van conforme registraties, het analyseren van prestatie-trends en het leiden van corrigerende acties en initiatieven voor continue verbetering.
• Klantgericht, proactief en servicegericht, met gezond oordeel, aandacht voor detail en het vermogen om een effectief overzicht van dagelijkse facilitaire operaties te behouden.

Opleiding/ervaring/vergunningen/certificeringen

• Bachelor diploma in facilitaire dienstverlening, techniek, bedrijfskunde, veiligheid/beveiliging of een verwante discipline, of een gelijkwaardige combinatie van opleiding en relevante ervaring.
• 5 jaar relevante ervaring in facilitaire of soft-services, bij voorkeur in een gereguleerde of GMP-omgeving, inclusief ervaring met GMP-schoonmaak en uitbestede dienstverleners.
• Minimaal 3 jaar ervaring in toezicht, bedrijfsbeheer of contractbeheer, inclusief financiële, budgettaire en projectmanagementverantwoordelijkheden.
• Ervaring in beveiligingsbeheer, noodrespons/BHV, brandveiligheid, toegangscontrole of coördinatie van aannemersveiligheid is een pré.

Hoe we werken

Waar je werkt, is belangrijk - omdat samenwerking, innovatie en impact op patiënten in veel omgevingen plaatsvinden. Onze rollen zijn gestructureerd over vier werkmodellen: site-essential, site-by-design, field-based en remote-by-design. Het model dat aan deze rol is toegewezen, is gebaseerd op de kernverantwoordelijkheden.

Ondersteuning voor mensen met een handicap

BMS zet zich in om ervoor te zorgen dat mensen met een handicap kunnen excelleren door middel van een transparant wervingsproces, redelijke werkplekvoorzieningen/-aanpassingen en voortdurende ondersteuning in hun rollen. Aanvragers kunnen een redelijke werkplekvoorziening/-aanpassing aanvragen voordat ze een jobaanbieding accepteren.

Gegevensbescherming

We zullen nooit betalingen, financiële informatie of sociale zekerheidsnummers aanvragen tijdens ons aanvraag- of wervingsproces. Alle gegevens die in verband met roltoepassingen worden verwerkt, worden behandeld in overeenstemming met de toepasselijke gegevensprivacybeleid en -regelgeving.