Executive Assistant in Heerlen

Ben jij het type persoon dat altijd doet wat hij zegt, het grote geheel in de gaten houdt wanneer anderen de draad kwijtraken, en een kick krijgt van het afronden van taken? Beschouw je AI als een belangrijk hulpmiddel om dingen gedaan te krijgen, in plaats van een concurrentiedreiging? Overweeg dan om de rechterhand van onze CEO te worden en te helpen onze organisatie soepel te laten draaien.

Je rol

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de CEO. Je zorgt ervoor dat administratieve processen soepel verlopen en dat afspraken binnen de organisatie, evenals die met onze stakeholders, zoals onze aandeelhouders en de Raad van Toezicht, worden nagekomen. Je maakt gebruik van AI-tools om routinetaken zoveel mogelijk af te handelen, zodat je tijd vrijmaakt om je te concentreren op het grote geheel, kwaliteit en follow-up. Je bent niet zomaar een assistent die taken uitvoert; je speelt een sleutelrol in ons team. Je bent de spil die ervoor zorgt dat beslissingen worden uitgevoerd en helpt de CEO zich te concentreren op de juiste prioriteiten.

Wat ga je doen?

• Governance processen: Je overziet de cyclus van deze vergaderingen: planning, agenda-aanvragen, ondersteunende documenten en notulen. Je controleert documenten op volledigheid en kwaliteit voordat ze de CEO of de raad bereiken, en stuurt ze terug als ze niet aan de standaard voldoen. Je gebruikt AI-tools om notulen, actiepunten en agenda's te genereren en zorgt ervoor dat ze nauwkeurig en op tijd worden gedeeld.
• Follow-up op afspraken: Je controleert documenten op volledigheid en kwaliteit voordat ze de CEO of de raad bereiken, en stuurt ze terug als ze niet aan de standaard voldoen.
• Agenda, correspondentie en gatekeeping: Je beheert de agenda van de CEO en beschermt zijn tijd voor wat echt belangrijk is. Je beoordeelt binnenkomende verzoeken en e-mails op prioriteit, reageert op alles wat je zelf kunt afhandelen, en leidt de rest door naar de desbetreffende collega. Je onderhoudt contact met aandeelhouders, leden van de raad van toezicht, partners en hun bestuurssecretariaten.
• Organisatie en administratie: Je regelt werkbezoeken, reizen, onkostenrapporten en de administratieve verwerking van overeenkomsten. Je pakt zaken hands-on aan. Je beheert vertrouwelijke documenten en archieven.
• Slim werken met AI: Je gebruikt proactief AI-tools en agenten voor routinetaken en verbetert continu hoe we werken.

Wie ben jij?

Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als executive of management assistant, met relevante ervaring, bijvoorbeeld als executive secretary. Je gedijt bij structuur, planning en goed gedefinieerde processen. Je ziet de fouten die anderen misschien over het hoofd zien. Je werkt liever iets goed af dan iets nieuws te beginnen: wat je ook oppakt, het wordt afgemaakt. Stevig en tactvol: je houdt collega's verantwoordelijk voor hun verplichtingen en fungeert als sparringpartner die ook de CEO scherp houdt. Je werkt al met AI-tools zoals Copilot, ChatGPT of Claude, of je hebt een bewezen interesse in hen. Bekwaam in Microsoft 365, SharePoint en Teams. Uitstekende schriftelijke en gesproken vaardigheden in het Nederlands en Engels; Duits is een pluspunt, gezien onze samenwerking met Duitsland en België. Je bent discreet en betrouwbaar.

Wat bieden wij?

Een sleutelrol waarbij je nauw samenwerkt met het senior management, in het hart van AI-ontwikkeling in Limburg, met veel vrijheid om je werk slim te organiseren en gebruik te maken van AI. Je werkt in een klein team met korte communicatielijnen, waar ieders bijdrage telt. Een contract van een jaar voor 24 tot 32 uur per week, met de mogelijkheid tot verlenging. Een bruto maandsalaris tussen €3.804 en €5.100 op fulltime basis, afhankelijk van ervaring (exclusief 8% vakantiegeld). 30 vakantiedagen op fulltime basis, plus zes extra vrije dagen: Carnaval maandag en dinsdag, Goede Vrijdag of Eid al-Fitr, Bevrijdingsdag, de dag na Hemelvaart en oudejaarsavond. Flexibele werktijden en een vergoeding voor thuiswerken en reiskosten. Een bedrijfs telefoon en laptop. Een aantrekkelijk gestructureerd pensioenplan.