Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt in Zwolle

Voor Gemeente Zwolle zoeken wij een Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt. Je ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven. Je houdt overzicht over de voortgang, bereidt ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming goed voor en bewaakt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Ook houd je de samenhang tussen Economie en Arbeidsmarkt in de gaten en signaleer je tijdig wanneer afstemming of besluitvorming nodig is.
Je doet meer dan overleggen organiseren en acties bijhouden. Je overziet wat nodig is om beide opgaven bestuurbaar te houden, signaleert ontbrekende informatie en bewaakt de samenhang tussen verschillende overleggen. Je attendeert de programmamanagers tijdig op knelpunten en noodzakelijke keuzes. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.
Binnen Arbeidsmarkt werk je samen met een programmaondersteuner. Praktische, organisatorische en administratieve werkzaamheden worden daar zoveel mogelijk bij deze ondersteuning belegd. Je richt je vooral op de sturing, besluitvorming en voortgang. Binnen Economie is geen afzonderlijke ondersteuning beschikbaar. Daar pak je waar nodig ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen.
Jouw werkzaamheden

• Je ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij het overzicht houden op voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten.
• Je bereidt samen met de programmamanagers relevante ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de samenhang tussen overleggen en besluitvormingsmomenten.
• Je houdt zicht op gemaakte afspraken, besluiten en afhankelijkheden. Je signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, acties achterblijven of aanvullende besluitvorming nodig is.
• Je coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten. Je zorgt ervoor dat bijdragen van betrokken collega’s en partners op tijd beschikbaar zijn.
• Je bewaakt de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseert waar nodig gezamenlijke afstemming tussen beide opgaven.
• Je onderhoudt contact met betrokken collega’s en partners en zorgt ervoor dat relevante signalen uit het netwerk op de juiste plek terechtkomen.
• Je werkt nauw samen met de programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Waar mogelijk beleg je praktische en administratieve werkzaamheden bij de ondersteuning, zodat jij je kunt richten op de voortgang en kwaliteit van de sturing en besluitvorming.
• Je zorgt voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Jouw profiel

• Je werkt zelfstandig en brengt snel structuur en overzicht aan.
• Je onderscheidt hoofd- en bijzaken goed.
• Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen, gremia en belangen.
• Je signaleert tijdig wanneer informatie, actie of besluitvorming nodig is.
• Je spreekt collega’s en partners op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken.
• Je schrijft helder en communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus.
• Je bent rolvast en ondersteunt de programmamanagers bij hun sturing, zonder hun verantwoordelijkheid over te nemen.

Over de organisatie
Regio Zwolle is een regionale netwerksamenwerking waarin gemeenten, provincies, onderwijsinstellingen, ondernemers en andere partners samenwerken aan brede welvaart. De partners behouden daarbij hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt en regisseert de samenwerking en de gezamenlijke regionale opgaven.
Economie en Arbeidsmarkt zijn structurele en sterk met elkaar verbonden opgaven van Regio Zwolle. Binnen beide opgaven werken publieke en private partners samen aan regionale doelstellingen. De uitvoering is op verschillende plekken in het regionale netwerk belegd. Het Regio Zwolle Bureau voert regie op de samenwerking, samenhang, voortgang en besluitvorming.

Functie-eisen

• Je hebt een opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau aantoonbaar afgerond
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen van een programma- of opgavemanager bij de voortgang, de voorbereiding van besluitvorming en/of het organiseren van de benodigde informatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of een samenwerkingsverband

Functie-wensen

• Het is een pre als je aantoonbare werkervaring hebt als zelfstandig programmasecretaris of in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk complexe publieke omgeving.
• Het is een pre als je aantoonbare werkervaring hebt met regionale of interbestuurlijke samenwerking tussen meerdere gemeenten, provincies en andere partners.
• Bij voorkeur heb je aantoonbare werkervaring met het bewaken van voortgang, planning, afspraken en afhankelijkheden binnen een programma, opgave of vergelijkbare complexe werkomgeving.
• Bij voorkeur heb je aantoonbare kennis van en/of werkervaring met regionale economie en/of de arbeidsmarkt.
• Het is een pre als je aantoonbare werkervaring hebt met voortgangsbewaking, rapportages en P&C binnen programma’s of opgaven.

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum
• Opleidingsniveau HBO