In één oogopslag
- Taken: Beheer documentatie en archivering in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, een organisatie die bijdraagt aan de infrastructuur van Nederland.
- Voordelen: Flexibele werkuren en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Een kans om te werken aan grootschalige projecten en jezelf verder te ontwikkelen.
- Waarom deze baan: Maak impact door het organiseren van belangrijke projectdocumenten en informatie.
- Kwalificaties: Minimaal 2 jaar ervaring met Document Management Systemen en digitaal archiveren.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist.
Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem en zorgt ervoor dat projectmedewerkers documenten en informatie correct registreren, van metadata voorzien, ordenen en classificeren.
Je houdt het ordeningsplan actueel, waardeert dossiers en zorgt voor passende autorisaties en middelen.
Ook coach en instrueer je projectmedewerkers, zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
- Werkzaamheden
- Je stelt de autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
- Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in.
- Je maakt standaardweergaven en zoekvragen die aansluiten op de behoeften van medewerkers.
- Je instrueert nieuwe projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
- Je voegt dossiers en subdossiers toe, ordent en waardeert deze, selecteert ze en verwerkt wijzigingen binnen de ordeningsstructuur.
- Je houdt de documenten voor het beheer van het projectarchief actueel.
- Je verplaatst documenten en dossiers wanneer dat nodig is.
- Je ziet erop toe dat inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de geldende kaders worden verwerkt.
- Je zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt, bijvoorbeeld door post- en e-mailstukken te routeren.
- Je meldt storingen bij het lokale functioneel beheer.
- Je signaleert verbeterkansen voor applicaties en meldt functionele wensen volgens de geldende werkwijze.
- Resultaat
Je draagt bij aan een goed ingericht projectarchief dat voldoet aan de geldende kwaliteitseisen.
Ook zorg je voor actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
- Jouw profiel
- Je kunt goed analyseren en beschikt over een sterk analytisch denkvermogen.
- Je bent dienstverlenend en klantgericht.
- Je bent praktisch ingesteld en oplossingsgericht.
- Je communiceert mondeling en schriftelijk helder, stelt rapportages op en kunt kennis op een begrijpelijke manier overbrengen.
- Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
- Je werkt nauwkeurig en bent omgevingsbewust.
- Je neemt initiatief, werkt proactief en kunt goed plannen en organiseren.
- Je werkt zelfstandig en blijft jezelf ontwikkelen.
- Functie-eisen
- Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
- Functie-wensen
- Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten
- Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 Share Point-applicatie
- Extra Informatie
- Aantal uur 24 - 24
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N. t. b.
- Startdatum
- Opleidingsniveau MBO, HBO
Documentalist in Utrecht werkgever: Bright Professionals
Gemeente Harlingen is een uitstekende werkgever die zich richt op de ontwikkeling van haar medewerkers binnen een hecht en jong team. Met een focus op samenwerking en resultaatgerichtheid biedt de organisatie volop kansen voor persoonlijke groei en creativiteit in het HR-vakgebied. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan praktische oplossingen die de gemeenschap ten goede komen, in een omgeving waar jouw input en advies echt gewaardeerd worden.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Bright Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Documentalist in Utrecht kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Bright Professionals hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Documentalist in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Bright Professionals.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Bright Professionals en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Bright Professionals
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Bright Professionals. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Bright Professionals beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Bright Professionals en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
