Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist in The Hague

Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Informatie Transitie - Informatiebeheer Specialist. Als informatiebeheer specialist toets je bij iedere migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Je bewaakt dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS. Ook zorg je ervoor dat te vernietigen informatie aantoonbaar wordt geïdentificeerd en verantwoord.
Je bent inhoudelijk verantwoordelijk voor de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Je toetst deze aan de praktijk, verbetert de schoningsaanpak waar nodig en zoekt een werkbare balans tussen archiefrechtelijke vereisten en de uitvoering van migraties. Als inhoudelijk aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie stem je af met QA informatiebeheer en de provinciearchivaris. Ook bereid je de verantwoording per migratie voor.
Jouw verantwoordelijkheden

• Je toetst per migratie de scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
• Je beoordeelt archiveringslijsten, transformaties, mappings en dossiersoorten aan de hand van de selectielijst en MDTO.
• Je zorgt voor een juiste identificatie van te vernietigen documenten en de bijbehorende bewaartermijnen.
• Je beoordeelt uitzonderingen volgens de afgesproken aanpak en adviseert over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Je toetst en optimaliseert business rules, schoningsregels en migratiescenario’s op basis van de migratiepraktijk.
• Je stelt richtlijnen op voor de schoningsaanpak, waaronder uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Je beoordeelt migratierapportages en audittrails op naleving van de Archiefwet en ISO 27001.
• Je bereidt de verantwoording aan de provinciearchivaris voor, met onderbouwing van te archiveren informatie, onderhanden werk, vernietigingsvoorstellen en uitzonderingen.
• Je draagt bij aan consistente lijstproducten op basis van één onderliggend gegevensmodel.
• Je legt lessen uit migraties vast als input voor volgende versies van het draaiboek.

Wanneer is een migratie geslaagd?
Je draagt eraan bij dat informatie volgens het archiefbeleid en de selectielijst wordt geschoond, onderhanden werk en archiefinformatie op de juiste plek en in de juiste structuur terechtkomen, metadata volgens de schoningsaanpak en MDTO worden verrijkt en vernietiging en uitzonderingen aantoonbaar worden verantwoord in de audittrail.
Werkzaamheden

• Je toetst migratieproducten op de vastgelegde momenten in het runbook en draaiboek en geeft inhoudelijk akkoord.
• Je adviseert O-teams en het migratieteam over archiefinhoudelijke vraagstukken.
• Je beoordeelt en actualiseert business rules, schoningsregels en migratiescenario’s en legt noodzakelijke wijzigingen vast.
• Je signaleert waar archiefrechtelijke vereisten en de praktische uitvoering uiteenlopen en stelt werkbare oplossingen voor.
• Je bewaakt de naleving van ISO 27001 bij de verwerking en verantwoording van migraties.
• Je werkt samen met de technisch specialist om naleving van business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
• Je werkt samen met informatiebeheer en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
• Je neemt deel aan de sprintrituelen.

Jouw profiel

• Je werkt zorgvuldig en vormt ook onder tijdsdruk een goed onderbouwd oordeel.
• Je kunt prioriteiten stellen en onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk noodzakelijk is en wat wenselijk is.
• Je vertaalt archiefrechtelijke vereisten naar een praktische en uitvoerbare werkwijze.
• Je beschikt over sterke adviesvaardigheden en kunt schakelen met O-teams, IDV en de provinciearchivaris.
• Je bent vasthoudend wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan.
• Je bent een teamspeler en werkt prettig samen met collega’s en andere projecten.

Over het programma
De organisatie werkt aan een omvangrijk programma voor de digitale transformatie. Het programma richt zich op duurzaam en toegankelijk informatiebeheer, goede sturing op data en informatie en het structureel benutten van data in het werk. Daarbij zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht. Een belangrijk onderdeel is dat medewerkers de nieuwe werkwijzen goed kunnen toepassen en borgen.
Over Schoning & Migratie
Binnen het programma worden informatiesystemen ingericht volgens de Archiefwet en de MDTO-standaard. M365 Teams ondersteunt het dagelijkse werk en CALS vervult de archieffunctie. Je helpt informatie uit bestaande systemen en opslaglocaties te schonen, herstructureren en verrijken met metadata, zodat deze op de juiste plek kan worden ondergebracht. Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en brede toepassing van een geautomatiseerde migratieaanpak.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde wo-opleiding in bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of een vergelijkbare richting.
• Je hebt minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
• Je hebt als informatiebeheerspecialist aantoonbare ervaring met het toepassen van actuele wet- en regelgeving rond archivering, metadatering en de inrichting van zaaksystemen, zoals de AVG/GDPR, de Archiefwet en MDTO.
• Je hebt in de afgelopen tien jaar bij minimaal twee opdrachten voor een (semi-)overheidsorganisatie aantoonbare ervaring opgedaan met het opsporen, verzamelen en ordenen van ongestructureerde informatie, zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven, in dossiers.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed.

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum
• Opleidingsniveau WO