In één oogopslag
- Taken: Beheer het digitale projectarchief voor de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, een belangrijke speler in infrastructuur en waterbeheer.
- Voordelen: Flexibele werkuren, professionele ontwikkeling en een dynamische werkomgeving.
- Overige informatie: Kansen voor groei en ontwikkeling binnen een overheidsinstelling.
- Waarom deze baan: Maak impact op een groot infrastructureel project en ontwikkel je vaardigheden in documentbeheer.
- Kwalificaties: HBO-denkniveau en ervaring met documentmanagementsystemen, bij voorkeur SharePoint.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentenbeheer - Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM).
Je beheert het digitale projectarchief voor de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug, onderdeel van de A16 bij Rotterdam.
Het project omvat de vernieuwing van de boogbruggen, het beweegbare deel en de systemen voor bediening, besturing en bewaking.
Ook wordt de bestaande westelijke boog gerenoveerd en hergebruikt aan de oostzijde.
Het project werkt met vier afzonderlijke contracten en kent veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en overdrachtsmomenten.
Daarom is een actueel, toegankelijk en zorgvuldig beheerd projectarchief in Share Point Online (SPO) belangrijk.
Je beheert en bewaakt de documentregistratie en archiefvorming en helpt projectmedewerkers om de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren.
- Jouw verantwoordelijkheden
- Je beheert het digitale projectarchief en voert functioneel beheer uit op SPO.
- Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in.
- Je instrueert en begeleidt projectmedewerkers, zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archivering zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
- Je beantwoordt gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO.
Waar nodig spreek je medewerkers aan op hun verantwoordelijkheden of escaleer je binnen de projectorganisatie.
- Je ondersteunt medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Zo nodig voer je deze werkzaamheden namens hen uit.
- Je voegt dossiers en subdossiers toe aan de ordeningsstructuur, ordent en waardeert ze en voert selecties, verplaatsingen en wijzigingen uit.
- Je stelt beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrices, instructies, ordeningsstructuren, overdrachtsplannen en lijsten met belangrijke projectdocumenten op en houdt deze actueel.
- Je adviseert projectmedewerkers over de inrichting van het projectarchief en de omgang met specifieke documenttypen.
- Je bewaakt en verbetert de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief met behulp van de PDCA-cyclus.
- Je richt het projectarchief in SPO functioneel en visueel in en optimaliseert het binnen de geldende kaders en afspraken.
- Je ondersteunt bij de afhandeling van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
- Je bewaakt de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig passende maatregelen.
- Je onderzoekt functionele meldingen en verstoringen in SPO, lost deze waar mogelijk op en informeert het projectteam.
- Je beoordeelt en realiseert verbetervoorstellen voor het gebruik en de inrichting van SPO.
- Je helpt de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen in te richten, te beheren en te verbeteren.
- Je bereidt het projectarchief voor op tussentijdse en definitieve overdrachten en migraties en begeleidt deze processen.
Waar nodig voer je herstel- en conversiewerkzaamheden uit of coördineer je deze.
- Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s rond documentbeheer en archivering en rapporteert hierover via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
- Je neemt vanuit jouw expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling.
- Wat je oplevert
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, met een goede ordening en toepassing van waardering, selectie en metadata.
- Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, een ordeningsstructuur, een overdrachtsplan en dashboards.
- Een goed functionerende SPO-omgeving die is voorbereid op toekomstige overdracht.
Je werkt onder regie van de adviseur projectbeheersing en informatiemanagement van het project.
- Jouw profiel
- Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
- Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
- Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder Share Point.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het bijbehorende materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met documentbeheer in Share Point Online.
- Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het toepassingsmodel voor metadata.
- Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten en werken binnen een overheidsinstelling is een pré.
- Je bent analytisch en kunt verbanden leggen.
- Je bent dienstverlenend en klantgericht en pakt verzoeken praktisch op.
- Je hebt een hands-on mentaliteit, denkt in werkbare oplossingen en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.
- Je kunt verbetervoorstellen overtuigend presenteren en draagvlak creëren.
- Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail.
- Je communiceert goed, mondeling en schriftelijk.
Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen, gebruikers instrueren en begeleiden en goed luisteren naar de vraag achter de vraag.
- Je bent omgevingsbewust en blijft jezelf ontwikkelen.
- Functie-eisen
- Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
- Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder Share Point.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het benodigde materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
- Je beheerst de Nederlandse taal.
- Functie-wensen
- Het is een pre als je aantoonbare ervaring hebt met documentbeheer, specifiek in Share Point Online
- Bij voorkeur heb je kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring hebt met (grootschalige) infrastructurele projecten
- Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met werken bij een overheidsinstelling
- Extra Informatie
- Aantal uur 24
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N. t. b.
- Startdatum zo spoedig mogelijk
- Opleidingsniveau MBO, HBO
Documentenbeheer - Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM) werkgever: Bright Professionals
Gemeente Harlingen is een uitstekende werkgever die zich richt op de ontwikkeling van haar medewerkers binnen een hecht en jong team. Met een focus op samenwerking en resultaatgerichtheid biedt de organisatie volop kansen voor persoonlijke groei en creativiteit in het HR-vakgebied. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan praktische oplossingen die de gemeenschap ten goede komen, in een omgeving waar jouw input en advies echt gewaardeerd worden.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Bright Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Documentenbeheer - Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM) kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Bright Professionals hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Documentenbeheer - Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM) te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Bright Professionals.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Bright Professionals en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Bright Professionals
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Bright Professionals. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Bright Professionals beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Bright Professionals en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
