In één oogopslag
- Taken: Beheer het digitale projectarchief en ondersteun collega's bij documentbeheer.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, een toonaangevende organisatie in infrastructuurprojecten.
- Voordelen: Flexibele werkuren en de kans om impact te maken op grote projecten.
- Overige informatie: Een dynamische rol met mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Word de schakel in een grootschalig project en verbeter de informatiehuishouding.
- Kwalificaties: Hbo-denkniveau en ervaring met documentmanagementsystemen vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 47385 - 57915 € per jaar.
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist.
Je beheert en bewaakt het digitale projectarchief en de systemen die daarvoor worden gebruikt.
Je zorgt ervoor dat documenten en informatie zorgvuldig worden geregistreerd, van metadata voorzien, geordend en geclassificeerd.
Ook beheer je Share Point Online (SPO) functioneel en help je de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding continu te verbeteren.
- Werkzaamheden
- Je coacht en begeleidt projectmedewerkers bij hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archiefvorming.
Je instrueert nieuwe medewerkers, stimuleert zelfstandig werken en spreekt collega’s waar nodig aan op hun verantwoordelijkheden.
- Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in en beantwoordt gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO.
- Je ondersteunt medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Wanneer dat nodig is, voer je deze werkzaamheden zelf uit.
- Je beheert de ordeningsstructuur en voegt dossiers en subdossiers toe, verplaatst en wijzigt deze en past waardering en selectie toe.
- Je stelt beheer- en werkafspraken, autorisatiematrices, instructies, handleidingen, overdrachtsplannen en overzichten van belangrijke projectdocumenten op en houdt deze actueel.
- Je adviseert medewerkers over de inrichting van het projectarchief en de omgang met verschillende soorten documenten.
- Je bewaakt en verbetert de kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief door de PDCA-cyclus toe te passen.
- Je richt het projectarchief in SPO functioneel en visueel in en optimaliseert het binnen de geldende kaders en afspraken.
- Je ondersteunt bij de beantwoording van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
- Je bewaakt de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig passende maatregelen.
- Je analyseert meldingen en verstoringen in SPO, lost deze waar mogelijk op en houdt het projectteam op de hoogte.
- Je inventariseert en beoordeelt verbetervoorstellen voor SPO en voert verbeteringen door.
- Je helpt de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen in te richten, beheren en optimaliseren.
- Je bereidt het projectarchief voor op overdrachten en migraties, begeleidt deze processen en voert herstel- of conversiewerkzaamheden uit of coördineert ze.
- Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s rond documentbeheer en archivering en rapporteert hierover via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
- Je neemt vanuit jouw expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling.
Je draagt bij aan een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal archief voor een grootschalig infrastructureel project.
Het project omvat de vernieuwing van een brug en kent meerdere contracten, veel onderlinge raakvlakken en verschillende momenten van informatie-uitwisseling en overdracht.
Een gestructureerde aanpak van documentbeheer is daarom belangrijk.
- Jouw profiel
- Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
- Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
- Je hebt kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder Share Point.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het bijbehorende materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met documentbeheer in Share Point Online.
- Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata.
- Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten of een overheidsorganisatie is een pré.
- Jouw kwaliteiten
- Je analyseert vraagstukken zorgvuldig en legt verbanden.
- Je bent dienstverlenend en klantgericht en helpt collega’s graag, ook bij ad-hocvragen.
- Je bent praktisch ingesteld en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
- Je neemt initiatief, signaleert verbeterkansen en zoekt actief de samenwerking op.
- Je kunt verbetervoorstellen overtuigend toelichten en draagvlak creëren.
- Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor detail.
- Je communiceert mondeling en schriftelijk helder en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
- Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
- Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
- Je bent omgevingsbewust en blijft jezelf ontwikkelen.
- Functie-eisen
- Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.
- Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder Share Point.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het benodigde materiaal, zoals presentaties, werkafspraken en instructies, opstellen.
- Functie-wensen
- Het is een pre als je aantoonbare ervaring hebt met documentbeheer, specifiek in Share Point Online.
- Het is een pre als je kennis hebt van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
- Het is een pre als je over de genoemde competenties beschikt.
- Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
- Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met werken bij een overheidsinstelling.
- Extra Informatie
- Aantal uur 24 - 24
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N. t. b.
- Startdatum
- Opleidingsniveau MBO, HBO
Documentalist werkgever: Bright Professionals
Gemeente Harlingen is een uitstekende werkgever die zich richt op de ontwikkeling van haar medewerkers binnen een hecht en jong team. Met een focus op samenwerking en resultaatgerichtheid biedt de organisatie volop kansen voor persoonlijke groei en creativiteit in het HR-vakgebied. Werken bij de gemeente betekent bijdragen aan praktische oplossingen die de gemeenschap ten goede komen, in een omgeving waar jouw input en advies echt gewaardeerd worden.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Bright Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Documentalist kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Bright Professionals hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Documentalist te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Bright Professionals.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Bright Professionals en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Bright Professionals
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Bright Professionals. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Bright Professionals beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Bright Professionals en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
