In één oogopslag
- Taken: Ondersteun programmamanagers en projectteams met administratieve en organisatorische taken.
- Bedrijf: RET, een innovatieve organisatie gericht op efficiënte bedrijfsvoering.
- Voordelen: Flexibele werktijden, leer- en groeimogelijkheden in een dynamische omgeving.
- Overige informatie: Ideale rol voor studenten die ervaring willen opdoen in projectondersteuning.
- Waarom deze baan: Maak impact door processen te verbeteren en samen te werken met diverse teams.
- Kwalificaties: Zelfstandig, servicegericht en communicatief sterk.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Over de opdracht
Voor RET zoeken wij een veelzijdige Projectondersteuner voor het Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering. Binnen dit programma werkt RET aan het slimmer en efficiënter organiseren van de bedrijfsvoering. Werkzaamheden worden gedigitaliseerd, bestaande software wordt gemoderniseerd en processen worden overzichtelijker ingericht.
Als Projectondersteuner vervul je een brede en afwisselende rol waarin je programmamanagers en projectteams ondersteunt bij uiteenlopende administratieve, organisatorische, communicatieve en secretariële werkzaamheden. De vaste basis van je werkzaamheden bestaat uit het faciliteren van externe inhuur binnen het programma. Je houdt overzicht over de inzet van ingehuurde medewerkers, bewaakt einddata en zorgt ervoor dat nieuwe aanvragen en verlengingen tijdig worden opgestart. Daarnaast ondersteun je bij interne communicatie, projectadministratie, rapportages, bijeenkomsten en de dagelijkse organisatie van het programma. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectteams en collega's van verschillende afdelingen. Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken en acties tijdig worden opgepakt.
Wat ga je doen?
- Ondersteuning externe inhuur
- Bijhouden van het overzicht van ingehuurde medewerkers en beschikbare resources binnen het programma.
- Bewaken van einddata van inhuurovereenkomsten en tijdig informeren van managers.
- In overleg met managers opstarten en begeleiden van nieuwe inhuuraanvragen en verlengingen.
- Monitoren van de voortgang van inhuurprocessen en actief opvolgen van openstaande acties.
- Onderhouden van contacten met collega's van verschillende afdelingen die betrokken zijn bij externe inhuur.
- Regelen van praktische zaken rondom onboarding en offboarding van ingehuurde medewerkers.
- Aanpassen van werkwijzen wanneer het inhuurbeleid van RET verandert.
- Projectadministratie en secretariële ondersteuning
- Uitvoeren van secretariële werkzaamheden voor de programmamanagers.
- Beheren van agenda’s en ondersteunen bij het plannen van afspraken en overleggen.
- Voorbereiden van maandrapportages en notuleren van stuurgroepvergaderingen.
- Ondersteunen van projectteams bij administratieve werkzaamheden en rapportages in SAP CALM.
- Beheren van de groepsmailbox en de gezamenlijke agenda van het programma.
- Communicatie en organisatie
- Ondersteunen van de interne communicatie binnen het SAP S/4-project en richting betrokken afdelingen.
- Aanleveren van informatie en nieuwsberichten voor de interne digitale nieuwsbrief.
- Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, opleidingen, trainingen en evenementen.
- Ondersteunen bij planning, facilitaire zaken en overige organisatorische werkzaamheden.
- Oppakken van aanvullende ondersteunende taken binnen het programma.
Wat wordt van je verwacht?
Je bent een zelfstandige en servicegerichte Projectondersteuner die overzicht houdt in een dynamische werkomgeving. De werkzaamheden rondom externe inhuur kennen pieken en dalen. Daardoor wisselen vaste administratieve taken en ad-hocwerkzaamheden elkaar af. Je kunt hier flexibel mee omgaan en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen. Je werkt nauwkeurig, integer en zorgvuldig en vindt het prettig om collega's te ondersteunen. Je communiceert helder, neemt initiatief en zorgt ervoor dat werkzaamheden tijdig en gestructureerd worden uitgevoerd.
Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering in The Hague werkgever: BlueTrail
Als CIAM Tester bij onze organisatie krijg je de kans om te werken in een dynamische en innovatieve omgeving in Apeldoorn, waar samenwerking en persoonlijke groei centraal staan. We bieden een flexibele werkcultuur met de mogelijkheid om deels remote te werken, en stimuleren continue ontwikkeling door middel van training en kennisdeling. Onze focus op agile methodologieën en het werken met diverse teams zorgt ervoor dat je niet alleen bijdraagt aan de kwaliteit van onze CIAM-oplossingen, maar ook je eigen vaardigheden verder kunt ontwikkelen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering in The Hague kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van BlueTrail en kun je je enthousiasme voor de rol van Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij BlueTrail.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij BlueTrail. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij BlueTrail
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij BlueTrail, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe BlueTrail werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
