In één oogopslag
- Taken: Ondersteun bestuurders met agenda's, communicatie en organisatie van officiële evenementen.
- Bedrijf: Gemeente Veenendaal, een dynamische en ambitieuze organisatie.
- Voordelen: Hybride werken, goede arbeidsvoorwaarden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Word onderdeel van een hecht team met korte lijnen en veel samenwerking.
- Waarom deze baan: Werk in een open sfeer waar je jouw talenten kunt benutten en ontwikkelen.
- Kwalificaties: Ervaring in secretariële ondersteuning en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 41850 - 51150 € per jaar.
De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente met een centrale ligging, een goede bereikbaarheid en dynamischer dan ooit. Je komt te werken in een organisatie die veel ambities heeft waarin jij uitgedaagd wordt je talenten volop te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is één van onze kernwaarden en de lijnen zijn kort. De organisatie kent een open en informele sfeer. Je krijgt veel ruimte om je werk als professional te kunnen uitvoeren omdat we weten dat jij in staat bent om de juiste inschattingen te maken. Dat geldt ook voor de verhouding tussen werk en privé, je krijgt veel ruimte ervoor te zorgen dat dit goed in balans is en je daar kunt zijn waar je nodig bent. Onze goede arbeidsvoorwaarden en hybride manier van werken maken dat goed mogelijk.
Als bestuurssecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Jij zorgt ervoor dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn, dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie – zowel intern als extern – soepel verloopt. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorgt dat vragen en verzoeken snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig worden ingepland. En je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals bij lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
Je komt terecht in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat is daarbinnen een hecht subteam van professionele collega’s. Zij bieden secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort. Dat maakt dat er een goede sfeer is waar iedereen zichzelf kan zijn en er ruimte is om het werk naar je eigen hand te zetten. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Competenties
- Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk.
- Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.
- Flexibiliteit en schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.
- Digitale vaardigheid en innovatiegerichtheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen en bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.
- Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.
Bestuurs- en directiesecretaresse - gemeente veenendaal in Utrecht werkgever: Bij Oranje
De gemeente Wijk bij Duurstede biedt een unieke werkomgeving waar je als Coördinator P&C niet alleen je financiële expertise kunt inzetten, maar ook direct impact hebt op de gemeenschap. Met korte lijnen en een collegiale sfeer, stimuleert de gemeente persoonlijke groei en samenwerking, waardoor je jouw talenten optimaal kunt benutten. Bovendien zorgt de hybride werkstructuur voor een goede balans tussen werk en privé, wat bijdraagt aan een prettige werkcultuur.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurs- en directiesecretaresse - gemeente veenendaal in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Bij Oranje!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Bij Oranje zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Bij Oranje.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Bij Oranje!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurs- en directiesecretaresse - gemeente veenendaal in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Bij Oranje en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Bij Oranje. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Bij Oranje
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Bij Oranje.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Bij Oranje kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Bij Oranje via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
