Office Manager a.i.

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, verbinden en ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt? Voor onze vestiging in Enschede zoeken we een Office Manager die zorgt voor een professionele, gastvrije en prettige werkomgeving én een belangrijke rol speelt in de verbinding binnen het team. Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt binnen onze vestiging. Je weet wat er speelt, ziet wat nodig is en zorgt ervoor dat collega's zich welkom, betrokken en verbonden voelen. Je schakelt makkelijk tussen medewerkers, management, leveranciers en verschillende afdelingen. De functie is daarmee veel meer dan alleen office management. Jij bent een belangrijke drager van de cultuur en sfeer op onze vestiging.

Wat ga je doen?

• Cultuur, verbinding & medewerkerstevredenheid
  • Je draagt actief bij aan een open, positieve en professionele sfeer binnen de vestiging.
  • Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor collega's en weet wat er speelt.
  • Je verbindt collega's, teams en afdelingen met elkaar.
  • Je hebt oog voor medewerkers die minder snel zelf de verbinding zoeken.
  • Je signaleert wanneer samenwerking, sfeer of betrokkenheid extra aandacht nodig heeft.
  • Je vormt een brug tussen medewerkers en management, zonder de verantwoordelijkheid van managers over te nemen.
• Facilitaire zaken & pandbeheer
  • Je coördineert schoonmaak, onderhoud, storingen, voorraad en andere facilitaire zaken.
  • Je onderhoudt contact met leveranciers, gebouwbeheer en externe partijen.
  • Je signaleert knelpunten en zorgt dat deze worden opgelost.
  • Je bewaakt de kwaliteit van leveranciers en spreekt hen aan wanneer afspraken niet worden nagekomen.
  • Je beheert en professionaliseert processen rondom pand-, sleutel- en facilitair beheer.
• Office management
  • Je zorgt ervoor dat de dagelijkse kantoororganisatie soepel verloopt.
  • Je beheert kantoor- en keukenbenodigdheden en zorgt dat alles op voorraad is.
  • Je houdt een actueel Office Management overzicht bij met processen, contactpersonen, werkwijzen en belangrijke informatie.
  • Je ziet waar processen slimmer of efficiënter kunnen en pakt dit zelfstandig op.
• Onboarding
  • Nieuwe collega's krijgen bij BauWatch een warm welkom. Jij speelt hierin een belangrijke rol:
  • Je coördineert het praktische gedeelte van de onboarding.
  • Je zorgt onder andere voor sleutels, welkomstkaart en BauWatch-merchandise.
  • Je zorgt samen met de teamleads dat nieuwe medewerkers goed worden ontvangen en wegwijs worden gemaakt binnen de vestiging.
• Bijeenkomsten & interne verbinding
  • Je organiseert en faciliteert vestigingsbrede bijeenkomsten en teamactiviteiten, zoals Townhalls en teamuitjes.
  • Je ondersteunt initiatieven die bijdragen aan verbinding en teamgevoel.
  • Je verzorgt communicatie rondom praktische kantoorzaken, activiteiten en ontwikkelingen.
  • Je onderhoudt contacten met collega's van andere vestigingen en met HR/KH en andere relevante afdelingen.
• Managementondersteuning CTO
  • Naast je rol binnen de vestiging ondersteun je onze CTO:
  • Je ondersteunt bij het plannen, beheren en structureren van de agenda.
  • Je stemt afspraken af met interne en externe stakeholders.
  • Je signaleert proactief knelpunten en conflicterende afspraken.
  • Je denkt mee over oplossingen en neemt waar mogelijk zelfstandig actie.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de CTO.

Jij maakt het verschil

Bij BauWatch werken veel technisch en inhoudelijk gespecialiseerde collega's. Juist daarom is het belangrijk dat iemand aandacht heeft voor de menselijke en sociale kant van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat collega's elkaar blijven vinden, dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en dat de vestiging niet alleen goed georganiseerd is, maar ook een plek is waar mensen graag werken. Je zorgt er niet alleen voor dat het kantoor werkt, maar ook dat het kantoor lééft.

Vereisten

Voor deze functie zijn organisatorische vaardigheden belangrijk, maar minstens zo belangrijk is wie je bent als persoon. Je bent iemand die makkelijk contact maakt, initiatief neemt en goed aanvoelt wat er binnen een organisatie speelt.

Je Herkent Jezelf In Het Volgende

• Je bent verbindend, gastvrij en toegankelijk.
• Je bent proactief en neemt graag zelf initiatief.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk overzicht.
• Je communiceert helder en makkelijk met verschillende typen mensen.
• Je bent servicegericht en denkt in oplossingen.
• Je bent sociaal sensitief en voelt goed aan wat medewerkers en collega's nodig hebben.
• Je kunt zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen.
• Je bent resultaatgericht en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd.
• Je bent goed in het opbouwen en onderhouden van relaties.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je durft zaken aan te spreken wanneer dat nodig is en gaat lastige situaties niet uit de weg.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed.

Positie binnen de organisatie

Als Office Manager werk je zelfstandig vanuit onze vestiging in Enschede. Je rapporteert rechtstreeks aan de CTO en werkt nauw samen met collega's binnen BauWatch Technology en andere afdelingen binnen de organisatie.

Wat je bij BauWatch kunt verwachten

Je komt terecht bij BauWatch Technology, waar ongeveer 50 engineers werken aan de technologie achter onze beveiligingsoplossingen. De organisatie is volop in ontwikkeling en dat betekent dat geen dag hetzelfde is. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken en initiatieven te nemen. We vinden het belangrijk dat je niet alleen uitvoert, maar ook ziet waar iets beter, slimmer of prettiger kan.

Dit Bieden We Je

• Een tijdelijke aanstelling.
• Een salaris tussen € 2.750 en € 3.300 bruto per maand, afhankelijk van je ervaring en op basis van 40 uur per week.
• 25 vakantiedagen en 7 extra roostervrije dagen.
• Een goede pensioenregeling.
• Fiscale voordelen via FiscFree, bijvoorbeeld voor de aanschaf van een fiets, sportabonnement, elektronica of andere producten.
• Een informele werkomgeving met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Waar je gaat werken

Je werkt bij BauWatch Technology, de R&D- en softwaredevelopmentafdeling van de BauWatch Group. Hier bouwen we de technologie achter onze beveiligingsoplossingen. De afdeling bestaat uit ongeveer 50 engineers die verdeeld zijn over verschillende teams, elk met een eigen focus. Veel van ons werk bevindt zich op het snijvlak van IoT, domotica en slimme technologie. De sfeer is informeel. We bouwen serieuze technologie en software, maar vinden het minstens zo belangrijk dat mensen met plezier samenwerken. Er is daarom volop ruimte voor humor, gezelligheid en verbinding. Als Office Manager speel jij hierin een belangrijke rol.

Over BauWatch

BauWatch is Europees marktleider in tijdelijke beveiligingsoplossingen. Met onze technologie helpen we bedrijven hun locaties veilig te houden, van bouwplaatsen tot industriële terreinen. We bieden een totaaloplossing waarmee onze klanten hun locaties kunnen beveiligen en zich kunnen blijven focussen op hun eigen werk. BauWatch is een groeiende organisatie waarin technologie, innovatie en ondernemerschap centraal staan.