In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het managementteam en bestuursadviseurs in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: AZL, een toonaangevende pensioenuitvoeringsorganisatie met een informele werksfeer.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, flexibele werktijden, 30 vakantiedagen en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Hybride werken met een focus op samenwerking en persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact door te zorgen voor een efficiënte organisatie en ondersteuning van belangrijke processen.
- Kwalificaties: Mbo4+ of hbo niveau, ervaring als management assistant en uitstekende organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 3091 - 4415 € per maand.
Ben jij een ervaren management assistant die graag werkt in een professionele en bestuurlijke omgeving? Houd je overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt, denk je vooruit en krijg je energie van het organiseren en ontzorgen van anderen? Bij AZL zoeken we jou om dit alles in goede banen te leiden.
Als Management Assistant MT & Bestuursadvisering vervul je een veelzijdige functie binnen onze pensioenuitvoeringsorganisatie. Je ondersteunt het managementteam bij de dagelijkse organisatie en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen, correspondentie en acties efficiënt en zorgvuldig worden georganiseerd. Daarnaast ondersteun je ook de afdeling Bestuursadvisering. Deze afdeling adviseert klanten en hun besturen over onder andere bestuurlijke en organisatorische vraagstukken. Jij zorgt ervoor dat de adviseurs hun werkzaamheden professioneel en efficiënt kunnen uitvoeren. Je ondersteunt bij de organisatie en administratieve voorbereiding en afhandeling van klant- en bestuursactiviteiten en bewaakt afspraken, documenten en acties.
Je bevindt je daarmee op het snijvlak van Management Team ondersteuning, organisatie, klantondersteuning en bestuurlijke dienstverlening.
Wat ga je doen:
- Ondersteuning van het Management Team
- Proactief beheren en organiseren van complexe agenda's.
- Plannen en coördineren van interne en externe afspraken, overleggen en bijeenkomsten voor directieleden.
- Voorbereiden, organiseren en administratief ondersteunen van directievergaderingen als back up, en het voorbereiden van aanvullende overleggen, verzorgen van notulen etc.
- Bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten.
- Verzorgen van correspondentie en communicatie namens of voor Management Team leden.
- Administratieve ondersteuning van directieleden, zoals goedkeuren van facturen en urenstaten, afhandelen van inkomende email/post, controle van stukken en documenten inclusief de hieraan gekoppelde acties m.b.t. Adobesign.
- Regelen van praktische zaken zoals locaties, faciliteiten en eventuele reizen naar klanten/leveranciers.
- Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
- Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht d.m.v. het toepassen van AI-oplossingen.
- Signaleren van knelpunten en kansen voor verbetering van werkprocessen.
- Strikt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie.
- Ondersteuning Bestuursadvisering
- Plannen, organiseren en bewaken van klant-, bestuurs- en adviesgesprekken/afspraken.
- Administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten d.m.v. opstellen van vergaderschema’s, ondersteunen bij het opstellen en verzamelen van agenda's, vergaderstukken en overige documentatie.
- Beheren en actualiseren van relevante dossiers en documentatie.
- Verzorgen van praktische en administratieve ondersteuning rondom klant- en bestuur bijeenkomsten (vergaderlocaties en lunches regelen, vergaderstukken naar besturen sturen, fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten).
- Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht d.m.v. het toepassen van AI-oplossingen.
- Uploaden en tijdige aanlevering van fondsstukken naar DNB.
- Uitwerken van notulen bij bestuursvergaderingen.
Wat maakt deze functie interessant:
Deze functie gaat verder dan reguliere secretariële ondersteuning. Je werkt in een omgeving waarin zorgvuldigheid, bestuurlijke sensitiviteit, dienstverlening en professionaliteit belangrijk zijn. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en belangen. Het ene moment organiseer je de agenda van een directielid, het volgende moment zorg je ervoor dat een vergadering met een klantbestuur tot in de puntjes is voorbereid. Je wacht daarbij niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en neemt initiatief. Je begrijpt dat goede ondersteuning vaak betekent dat zaken al geregeld zijn voordat anderen eraan hoeven te denken.
Wat breng je mee:
- Mbo4+ of hbo werk- en denkniveau.
- Relevante ervaring als management assistant, directiesecretaresse, executive assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
- Ervaring in een professionele, financiële, pensioen- of bestuurlijke omgeving is een pré.
- Uitstekende organisatorische en planmatige vaardigheden.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.
- Kennis van Co-Pilot is een pre en je wil jezelf graag verder ontwikkelen in het toepassen van AI-tools.
- Het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belanghebbenden.
- Ervaring met vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers.
Wie ben jij:
Je bent benaderbaar, positief en houdt ervan om zaken goed te regelen. Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en je kijkt vooruit en onderneemt actie voordat iets urgent wordt. Je kunt snel schakelen wanneer agenda's, prioriteiten of omstandigheden veranderen. Je helpt anderen graag, maar durft ook feedback te geven, grenzen aan te geven, prioriteiten te bewaken en mensen aan afspraken te herinneren.
Wat heeft AZL jou te bieden:
- Een veelzijdige functie waarin je direct bijdraagt aan het ontzorgen van onze bestuursadviseurs.
- Bij AZL geloven we in korte lijnen, een informele werksfeer en samen de schouders eronder zetten.
- Je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld via opleidingen, trainingen en andere groeimogelijkheden.
- Daar hoort natuurlijk ook een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket bij.
- AZL heeft een eigen cao en biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden.
- We zoeken een collega die voor 32 uur per week beschikbaar is.
- Je ontvangt een salaris dat past bij jouw kennis, opleiding en ervaring. Afhankelijk van je achtergrond bedraagt dit tussen – € 3091 en € 4415 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek.
- We geloven in duurzame arbeidsrelaties. Daarom start je met een jaarcontract, met de intentie om dit bij een succesvolle samenwerking voort te zetten in een vast dienstverband.
Heb je interesse? Herken jij je in deze omschrijving? We maken graag kennis met je. Vertel ons in je motivatie wat jij belangrijk vindt in goede management team dienstverlening en hoe jij bijdraagt aan kwaliteit, samenwerking en verbetering.
Management assistant – Managementteam & Bestuursadvisering in Heerlen werkgever: AZL
AZL is een uitstekende werkgever die flexibiliteit en een sterke werkcultuur biedt, ideaal voor een Senior Test Automatiseerder. Met de mogelijkheid om remote te werken, stimuleert AZL een gezonde werk-privébalans en biedt het volop kansen voor persoonlijke en professionele groei binnen een dynamisch Agile team. Werken bij AZL betekent bijdragen aan innovatieve maatwerkoplossingen in een ondersteunende omgeving waar jouw expertise echt gewaardeerd wordt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Management assistant – Managementteam & Bestuursadvisering in Heerlen kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals AZL.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals AZL naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij AZL. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Management assistant – Managementteam & Bestuursadvisering in Heerlen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Management assistant – Managementteam & Bestuursadvisering bij AZL.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor AZL.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Management assistant – Managementteam & Bestuursadvisering bij AZL jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van AZL gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij AZL
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor AZL en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
