Dutch-speaking Office Assistant in Amsterdam

Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en proactieve Office Assistant (intern bekend als Office Coordinator) om ons Business Infrastructure & Operations (BIO) team te versterken en te zorgen voor de dagelijkse gang van zaken in ons kantoor in Amsterdam. Aanvankelijk gevestigd in een coworkingruimte, ben jij de contactpersoon voor een klein, hecht team, waarbij je samenwerkt met onze coworkingprovider en leveranciers, en hands-on administratieve ondersteuning biedt.

Je werkt nauw samen met de BIO Manager en onze regionale en centrale teams om ervoor te zorgen dat de werkplek soepel functioneert. Je speelt ook een belangrijke rol bij de geplande verhuizing naar een nieuw kantoor in de komende maanden, waarbij je activiteiten coördineert onder begeleiding van de BIO Manager. Deze rol is verantwoordelijk voor het helpen onderhouden van een efficiënte en gastvrije kantooromgeving, het coördineren van kantoordiensten, het contact onderhouden met leveranciers en het afhandelen van belangrijke operationele taken zoals kantoorbenodigdheden, organisatie van werkruimtes en evenementlogistiek.

Wij zoeken een proactieve en detailgerichte persoon die graag zelfstandig werkt en problemen oplost, technologie, inclusief AI-tools, omarmt om slimmer te werken, en ernaar streeft een betekenisvolle impact te maken in een professionele omgeving.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Zorg voor de dagelijkse gang van zaken in het Amsterdamse kantoor binnen onze coworkingruimte, fungeren als eerste aanspreekpunt voor de coworkingprovider voor toegang, vergaderruimtes en onderhoudsproblemen, en ervoor zorgen dat medewerkers de benodigdheden en middelen hebben die ze nodig hebben om effectief te werken.
• Contact onderhouden met lokale leveranciers en dienstverleners (bijv. coworkingprovider, catering, koeriers en evenementenlocaties), offertes aanvragen en vergelijken, de servicekwaliteit monitoren en problemen signaleren aan de BIO Manager waar nodig.
• Coördineren van de logistiek van de aanstaande verhuizing van het Amsterdamse kantoor, met begeleiding en ondersteuning van de BIO Manager, inclusief het bijhouden van verhuis tijdlijnen, contact onderhouden met leveranciers (verhuizingen, meubels, IT-opstelling en toegang tot het gebouw), medewerkers informeren en helpen zorgen voor een soepele overgang.
• Organiseren van personeels evenementen, waaronder sociale bijeenkomsten, offsites en kerstvieringen, afgestemd op een kleiner team, om team betrokkenheid, moraal en een sterke verbinding met het bredere Aurora-netwerk te bevorderen.
• De BIO Manager ondersteunen bij budgetbewaking voor kantooroperaties, inkoop en lokale activiteiten, nauwkeurige uitgavenregistraties bijhouden en facturen verwerken.
• Medewerkers helpen bij het volgen van operationele beleidslijnen en procedures, hen begeleiden bij uitgavenbeheer, reisboekingen en gebruik van vergaderruimtes in lijn met richtlijnen van centrale teams.
• Optreden als lokaal aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde vragen, samenwerken met teams zoals People & Culture, Finance en IT om kantoorbehoeften te ondersteunen, inclusief onboarding logistiek voor nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning bieden waar nodig, inclusief het plannen van vergaderingen, boeken van reizen, afhandelen van post en zendingen, en coördineren van print- en documentatie.
• Aurora’s AI-tools gebruiken om efficiënter te werken aan dagelijkse taken, zoals het opstellen van communicatie, het onderzoeken van leveranciers en het organiseren van informatie, altijd controleren van AI-gegenereerde inhoud op nauwkeurigheid voordat deze wordt gebruikt of gedeeld.

Vereiste vaardigheden, kennis en expertise:

• Een samenwerkende teamspeler met sterke interpersoonlijke vaardigheden, een positieve houding en het vermogen om effectieve relaties op te bouwen op alle niveaus, zowel intern als met externe partners, ter ondersteuning van collega's bij het behalen van teamdoelen.
• Eerdere ervaring in een kantoor-, administratieve of operationele rol (bijv. kantoorondersteuning, faciliteiten, HR, financiën of bedrijfsadministratie), met interesse in het leren van operationele best practices en hoe het bredere bedrijf opereert.
• Uitstekende organisatorische, coördinatie- en tijdmanagementvaardigheden, in staat om eigen werklast efficiënt te beheren om deadlines te halen en taken af te stemmen op de doelstellingen en beleidslijnen van de afdeling.
• Sterke aandacht voor detail en nauwkeurigheid in operationele taken en communicatie.
• Duidelijke, effectieve schriftelijke en mondelinge communicatie met verschillende interne en externe partijen, proactief managers op de hoogte houden, en constructieve feedback geven en ontvangen.
• Proactief en zelfgemotiveerd, in staat om zelfstandig op locatie te werken, initiatief te nemen en routineproblemen met vertrouwen op te lossen, wetende wanneer te escaleren naar de BIO Manager.
• Interesse om betrokken te raken bij projecten zoals een kantoorverhuizing, met het vermogen om taken, deadlines en leveranciers bij te houden.
• Comfortabel met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van onderzoek, opstellen en gegevensorganisatie, prompts verfijnen om resultaten te verbeteren en gezond oordeel toepassen bij het controleren van outputs, met een toewijding aan continue leren.
• Een oprechte passie voor werken met mensen, een sterke werkethiek en de bereidheid om verder te gaan dan de gedefinieerde functieomschrijving om het succes van het kantoor te ondersteunen.
• Uitstekende IT-vaardigheden (Word, Excel, Outlook en PowerPoint).
• Schriftelijke en gesproken vloeiendheid in het Nederlands (C2-niveau). Vaardigheid in het Engels (C1-niveau).

Wat wij bieden:

• Een leuke en samenwerkende internationale werkomgeving.
• Een competitief salaris pakket.
• Pensioen spaarplan.
• Toegang tot YuLife.
• Toegang tot regelmatige coaching- en mentoringsessies en de mogelijkheid om te leren van ervaren professionals.
• Toegang tot de Aurora Academy, ons trainingsprogramma dat een scala aan mogelijkheden biedt om je vaardigheden te ontwikkelen binnen de verantwoordelijkheden van je rol en binnen de bredere context van de industrie.
• Toegang tot ons Employee Assistance Programme (EAP), dat een compleet ondersteuningsnetwerk biedt dat 24/7/365 deskundig advies en compassievolle begeleiding biedt, en een breed scala aan persoonlijke en professionele aspecten dekt.
• Bij Aurora zullen we alle verzoeken om flexibele werkuren overwegen. Voor de meeste functies zijn de volgende soorten flexibiliteit meestal mogelijk: een hybride model van remote en kantoorwerk, parttime uren en flexibele start- en eindtijden. Bespreek dit met ons tijdens het interview over de flexibiliteit die we kunnen bieden, en we zullen verkennen wat mogelijk is voor de rol.

Het bedrijf is toegewijd aan het principe dat geen enkele werknemer of sollicitant ongunstig behandeld mag worden op grond van leeftijd, handicap, genderidentiteit, ras, religie of overtuiging, geslacht, seksuele geaardheid, huwelijk of geregistreerd partnerschap, zwangerschap en moederschap.

De succesvolle kandidaat kan zo snel mogelijk beginnen. We zullen aanvragen beoordelen naarmate ze binnenkomen. Het salaris zal concurrerend zijn met ervaring.