Office Manager & Facility Coordinator

Jouw uitdaging

Ben jij een organisatietalent die overzicht houdt, goed kan schakelen en energie krijgt van regelen, coördineren en ondersteunen? Heb jij ervaring in officemanagement en het beheren van facilitaire zaken? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!

Als Office Manager & Facility Coördinator ben jij het kloppend hart van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van een goed georganiseerde werkplek tot een gastvrije ontvangst van bezoekers. Je combineert organisatorisch talent met een scherp oog voor facilitaire processen en bent een betrouwbare schakel tussen medewerkers, leveranciers en het management. Geen dag is hetzelfde, jouw werk heeft direct impact op de hele organisatie. Je rapporteert in deze functie rechtstreeks aan de CFO Benelux.

Wat ga je doen

• In deze veelzijdige rol beweeg je moeiteloos tussen werkzaamheden op het gebied van officemanagement, de inkoop van facilitaire producten en diensten tot aan het beheer van ons wagenpark.
• Je werkt zelfstandig, stuurt een collega aan en bent het aanspreekpunt voor interne en externe partners.

Office management

• Je ondersteunt het managementteam met administratieve en organisatorische taken, inclusief het plannen van (dienst)reizen, vergaderingen en het ontvangen van gasten en ondersteuning bij interne evenementen.
• Je beheert de algemene mailbox en inkomende post.
• Je stuurt de assistente officemanager aan.

Facilitaire zaken

• Je coördineert facilitaire zaken en processen zoals onderhoud van het gebouw, schoonmaak, beveiliging, de inkoop van meubilair en kantoorbenodigdheden.
• Je bent aanspreekpunt voor onderhoudspartijen.
• Je beheert de mobiele telefoons en abonnementen.

Wagenparkbeheer

• Je onderhoudt het contact met de leasemaatschappij en coördineert offertes en contracten met betrekking tot het wagenpark.
• Je coördineert de administratie rondom het wagenpark en staat in nauw contact met de autobestuurders, de afdelingen HR en Finance.

Indirect Spend

• Je coördineert het inkooptraject voor facilitaire producten en diensten.
• Je vraagt offertes op en bewaakt lopende contracten.
• Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe (service)partijen en zorgt voor een vlekkeloze administratieve afhandeling.
• Je analyseert uitgavenpatronen en identificeert besparingsmogelijkheden.
• Je stelt rapportages op over de uitgaven per kostencategorie.

Wat breng je mee

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van office-facility management.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol.
• Ervaring met leveranciersbeheer en het opstellen/beheren van contracten.
• Je bent gestructureerd, proactief en hebt een servicegerichte instelling.
• Je werkt graag zelfstandig en neemt initiatief.
• Je hebt sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je bent ervaren in het werken met Microsoft Office.

ASSA ABLOY biedt jou niet zomaar een baan; we bieden je de mogelijkheid om de toekomst van beveiliging vorm te geven. Je wordt onderdeel van een dynamische en internationale organisatie met ervaren en gedreven collega's. Daarnaast bieden we je:

• Een aantrekkelijk salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een goede pensioenregeling, een fitnessvergoeding, fietsplan en 27 vakantiedagen + 13 ADV dagen bij een fulltime dienstverband.
• Opleidingsmogelijkheden om je verder te ontwikkelen.
• Een prettige en informele werksfeer met een open organisatiecultuur.
• Betrokkenheid bij boeiende en unieke projecten.

Ben jij de Office Manager & Facility Coördinator die wij zoeken? Reageer dan via de solliciteer button met een korte motivatie + CV. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Dominique Overwijn via 06-23911472.