HR Operations Assistant

Als ons bedrijf en onze organisatie blijven groeien, zijn we op zoek naar een HR Assistant / Coordinator om onze HR-operaties te ondersteunen en verder te ontwikkelen. In deze rol ondersteun je een breed scala aan activiteiten in de levenscyclus van medewerkers, waaronder werving, onboarding, offboarding, arbeidsdocumentatie, personeelsgegevensbeheer en coördinatie van de salarisadministratie. Je communiceert ook met externe leveranciers en interne belanghebbenden over de implementatie, werking en continue verbetering van HR- en salarisystemen.

Je werkt aanvankelijk onder begeleiding van de HR Manager en neemt geleidelijk de verantwoordelijkheid voor je toegewezen taken. Naarmate je je ontwikkelt in de rol, zijn er mogelijkheden om je verantwoordelijkheden uit te breiden op basis van je sterke punten en interesses, waaronder werving, salarisadministratie, werknemersrelaties, HR-systemen, leren en ontwikkeling, en procesverbetering.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• HR Operations
  • Voorbereiden en onderhouden van arbeidscontracten, aanbodbrieven, contractwijzigingen en andere HR-documentatie
  • Coördineren van onboarding, interne wijzigingen, contractverlengingen en offboardingprocessen
  • Bijhouden van nauwkeurige personeelsdossiers en HR-gegevens
  • Bewaken van belangrijke deadlines, waaronder contractverlengingen, proeftijd en werkvergunningseisen
  • Beantwoorden van algemene vragen van medewerkers over verlof, voordelen, bedrijfsbeleid en HR-procedures
  • Ondersteunen van prestatiebeoordelingen, processen voor medewerkersontwikkeling en medewerkersenquêtes
  • Ondersteunen van HR-administratie voor medewerkers in onze Europese entiteiten en die in dienst zijn via EOR-leveranciers
• Werving en Onboarding
  • Ondersteunen van vacatureplaatsing, sollicitantentracering, communicatie met kandidaten en het plannen van interviews
  • Coördineren met hiring managers en externe wervingsbureaus
  • Ondersteunen van het wervingsproces van aanvraag tot aanbod en onboarding
  • Voorbereiden van onboardingactiviteiten en coördineren met relevante interne afdelingen
  • Bijhouden van nauwkeurige wervingsgegevens en statusinformatie van kandidaten
• Salarisadministratie en Coördinatie met Externe Leveranciers
  • Verzamelen, verifiëren en indienen van de informatie die nodig is voor de maandelijkse salarisverwerking
  • Communiceren met salarisleveranciers, EOR-partners, verzekeringsmaatschappijen en andere externe partijen
  • Controleren van de nauwkeurigheid van informatie met betrekking tot salarissen, voordelen, verlof en contractuele wijzigingen
  • Interne vereisten en operationele kwesties vertalen naar duidelijke verzoeken voor externe leveranciers
  • Volgen van problemen en ondersteuning bij hun oplossing in samenwerking met interne en externe belanghebbenden
• HR-systemen en Procesverbetering
  • Ondersteunen van de implementatie, administratie en continue verbetering van HR- en salarisystemen
  • Coördineren van vergaderingen, verzoeken en vervolgacties met systeemleveranciers
  • Onderzoeken en vergelijken van nieuwe systemen, tools en functionaliteiten
  • Ondersteunen van gegevensvoorbereiding, migratie, testen, documentatie en gebruikershandleiding tijdens systeemimplementaties
  • Kansen identificeren en implementeren om HR-processen te vereenvoudigen, te automatiseren en te digitaliseren
  • Aanmaken en verbeteren van HR-sjablonen, workflows, richtlijnen en administratieve procedures

Vereisten

• Relevante ervaring in HR-administratie, HR-operaties en/of wervingscoördinatie
• Kennis van Nederlandse HR-administratie of arbeidspraktijken
• Sterke organisatorische vaardigheden en uitstekende aandacht voor detail
• Professionele vloeiendheid in het Engels
• Een hoog niveau van integriteit en discretie bij het omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
• Vermogen om instructies nauwkeurig te begrijpen en uit te voeren terwijl je geleidelijk meer onafhankelijkheid ontwikkelt
• Vermogen om meerdere verantwoordelijkheden te prioriteren en deadlines te halen
• Zelfvertrouwen om vragen te stellen, zorgen te uiten en een professionele mening te geven wanneer dat gepast is
• Interesse in leren en werken met nieuwe systemen en digitale tools, inclusief AI
• Geldig werkautorisatie in Nederland

Voorkeurskwalificaties

• Eerdere ervaring binnen een HR-afdeling
• Vermogen om interne behoeften te identificeren en deze duidelijk te communiceren naar externe leveranciers en belanghebbenden
• Ervaring met het ondersteunen van Franse, Duitse of andere Europese salarisadministratie, werving, onboarding of offboarding is een plus
• Ervaring met het gebruik van een HRIS, salarisadministratiesysteem, ATS (Workable) of tijd- en aanwezigheidsysteem
• Ervaring met het ondersteunen van de implementatie of verbetering van een HR- of salarisadministratiesysteem
• Ervaring met coördineren met externe leveranciers of dienstverleners
• Ervaring met werken in een internationale of multiculturele organisatie
• Ervaring met HR-procesverbetering of automatisering
• Andere Europese of Japanse taalkennis is een plus

Persoonlijke kwaliteiten

• Nauwkeurig, betrouwbaar en in staat om gevoelige informatie verantwoordelijk te behandelen
• Coöperatief en benaderbaar, terwijl je gezond oordeel en professionele grenzen behoudt
• Comfortabel met het vormen en uiten van een onafhankelijke, feitelijke mening
• Proactief in het identificeren van problemen en kansen voor verbetering
• Flexibel en positief in een veranderende omgeving
• Gemotiveerd om bredere HR-kennis en verantwoordelijkheden te ontwikkelen

Voordelen

• Flexibele werkopties: Hybride werkmodel
• Ondersteunende teamomgeving: Een cultuur die samenwerking, leren en hoge prestaties waardeert
• Concurrentiële voordelen: Aantrekkelijk pensioenplan, studie-financieringsregeling, bonussysteem en 3-4 extra eindejaarsvakantiedagen naast 24 vakantiedagen
• Welzijnsvoordelen: Sportschoolabonnement vergoeding
• Bedrijfscultuur: Vrijdagborrels, kick-off uitjes en een eindejaarsdiner om contact te maken met collega's