In één oogopslag
- Taken: Be the go-to person for office management and support events at a leading music label.
- Bedrijf: Armada Music, the biggest independent dance music label in the world.
- Voordelen: Attractive pension scheme, gym access, and a vibrant work environment.
- Overige informatie: Work in Amsterdam with opportunities for personal and professional growth.
- Waarom deze baan: Join a dynamic team in a creative, music-driven atmosphere.
- Kwalificaties: Experience in office management and a proactive, flexible attitude.
Het verwachte salaris ligt tussen 36000 - 44000 € per jaar.
Als Office Manager bij Armada ben je verantwoordelijk voor het toezicht op het receptiepersoneel, het uitvoeren van managementprocedures, het onderhouden van administratieve systemen en het samenwerken met andere afdelingen ter ondersteuning. Je onderhoudt contact met alle leveranciers op het gebied van "huisvestingstoezicht", catering, inrichting en kantoorleveranciers. Je ondersteunt interne vragen over kantoorproducten en -diensten en lost deze zelfstandig op of delegeert ze naar de receptie. Daarnaast houd je toezicht op de deadlines en de kwaliteit van de kantoorbeheer diensten. Tot slot assisteer je de evenementenmanager bij alle interne evenementen en bij het boeken van interne reizen en noodzakelijke regelingen.
Je verantwoordelijkheden:
- Beheren van de planning voor de receptie, verantwoordelijk voor de personeelsbezetting en coördinatie van de receptie;
- Vergaderingen en afspraken binnen het kantoor plannen;
- Organiseren van de kantoorindeling en bestellen en beheren van inrichting, kantoorbenodigdheden en catering;
- Beheren van de boekhouding en facturering van kantoorgerelateerde kosten;
- Ondersteunen bij bepaalde taken binnen de onboarding van nieuwe medewerkers;
- In-house of off-site activiteiten plannen, zoals feesten, vieringen en vergaderingen;
- Medewerkers informeren over aankomende evenementen en ontwikkelingen;
- Praktische supervisie van verschillende activiteiten zoals showcases, persmomenten voor artiesten of in-house activiteiten en evenementen (Armada Invites, ADE);
- Assisteren bij het boeken van interne reizen en noodzakelijke regelingen;
- Registreren van alle benodigde Office & Facility informatie op het Intranet.
Je ervaring:
- Je hebt kennis van kantoorbeheer en administratieve processen op MBO+ / Bachelor niveau;
- Bij voorkeur heb je 1-3 jaar ervaring in een rol binnen kantoorbeheer;
- Je hebt een goed begrip van het productassortiment, de service- en leveringsvoorwaarden en contractvormen voor VG&F producten en diensten en kennis van de standaard VG&F processen;
- Je bent proactief, hebt een hands-on mentaliteit en bent niet bang om initiatief te nemen;
- Je communiceert met een positieve houding, zowel intern als extern;
- Je bent flexibel en hebt geen 9-5 mentaliteit;
- Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels.
Wat bieden wij jou terug?
Wij bieden ook een aantrekkelijke pensioenregeling voor wanneer we eindelijk besluiten volwassen te worden. Ons kantoor in Amsterdam beschikt over een gym en zelfs een in-house club, omdat geweldige muziek een geweldige werkplek verdient. Bij Armada Music volg je je passie op internationale schaal. Werken in een inspirerende en muziekgedreven omgeving, je voegt je bij een jong, ambitieus en dynamisch team van getalenteerde professionals.
Office and Facility Manager in Amsterdam werkgever: Armadamusic
Bij Armadamusic bieden we een stimulerende werkomgeving waar je als Payroll & HR Specialist een cruciale rol speelt in het ondersteunen van onze teams in Amsterdam en Londen. We waarderen een cultuur van samenwerking en groei, met 25 vakantiedagen en een aantrekkelijk pensioenplan, wat bijdraagt aan een gezonde werk-privébalans. Onze focus op persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid om impact te maken binnen een dynamische organisatie maken ons een uitstekende werkgever voor gemotiveerde professionals.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office and Facility Manager in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Armadamusic en kun je je enthousiasme voor de rol van Office and Facility Manager beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office and Facility Manager in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Armadamusic.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Armadamusic. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Armadamusic
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Armadamusic, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Office and Facility Manager is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Armadamusic werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
