In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het afdelingshoofd en het managementteam met administratieve en organisatorische taken.
- Bedrijf: Amsterdam UMC, een toonaangevende zorginstelling met een focus op innovatie.
- Voordelen: Jaarcontract, competitief salaris, 100% OV-vergoeding en gratis scholingen.
- Overige informatie: Actieve personeelsvereniging met leuke evenementen en activiteiten.
- Waarom deze baan: Maak impact in de gezondheidszorg en ontwikkel je vaardigheden in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: Hbo-werk- en -denkniveau met minimaal twee jaar relevante ervaring.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Wat ga je doen? Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT). Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren.
Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Je beheert de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd.
- Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, bereidt documenten voor en handelt e-mails waar mogelijk zelfstandig af.
- Je organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam.
- Je verzorgt de planning, vergaderstukken, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging.
- Je ondersteunt bij HR-processen, zoals het voorbereiden van personeelsmutaties, het plannen van jaargesprekken en het verwerken van declaraties en ziek- en betermeldingen.
- Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van facturen, het voorbereiden van goedkeuringen en het beheren van overeenkomsten en documenten.
- Je beheert en verbetert digitale werkprocessen, onder andere via Teams, SharePoint en AI-toepassingen.
- Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een efficiënte samenwerking.
Bovendien heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en persoonlijke werkomgeving.
Wat neem je mee? Je bent een proactieve en betrokken managementassistent die graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt gestructureerd, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren. Je vindt het leuk om anderen te ondersteunen en denkt graag mee over hoe het werk slimmer kan. Daarnaast beschik je over:
- Hbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
- Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, waarin je gewend bent zelfstandig te werken.
- Goede digitale vaardigheden, onder andere met Outlook, Teams en SharePoint.
- Je verdiept je graag in nieuwe systemen en AI-toepassingen.
- Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Je werkt nauwkeurig, stelt prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Een flexibele, oplossingsgerichte en servicegerichte houding.
- Je neemt initiatief, communiceert gemakkelijk en werkt graag samen met collega's.
- Je hebt goede sociale voelsprieten.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en gasten, leeft je in anderen in en bewaakt de harmonie op de afdeling.
Wat bieden we jou? Een jaarcontract met uitzicht op vast. Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen. 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis). Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen. Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving. Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
Managementassistent Hoofd Huisartsgeneeskunde in Amsterdam werkgever: Amsterdam UMC
Amsterdam UMC is een uitstekende werkgever die zich richt op de toekomst van de zorg en techniek. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, biedt het ziekenhuis volop mogelijkheden voor groei en scholing, waaronder gratis toegang tot diverse trainingen. De werkcultuur is collegiaal en ondersteunend, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een goede pensioenregeling, OV-vergoeding en een actieve personeelsvereniging die zorgt voor een fijne werksfeer.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementassistent Hoofd Huisartsgeneeskunde in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij Amsterdam UMC.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals Amsterdam UMC. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals Amsterdam UMC.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij Amsterdam UMC, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementassistent Hoofd Huisartsgeneeskunde in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij Amsterdam UMC.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij Amsterdam UMC aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij Amsterdam UMC. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Amsterdam UMC
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen Amsterdam UMC. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van Amsterdam UMC zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
