Ambtelijk secretaris Opleidingscommissies Faculteit der Geneeskunde UvA (16 uur) in Amsterdam

Ben jij sterk in organiseren, digitaal vaardig en geïnteresseerd in onderwijs en bestuurlijke processen? Als ambtelijk secretaris ondersteun je twee opleidingscommissies en zorg je dat afspraken, informatie en processen goed op orde zijn. Je ondersteunt de commissies zowel inhoudelijk als organisatorisch bij het vervullen van hun wettelijke taken. Je werkt nauw samen met docenten, studenten en onderwijscoördinatoren en zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de commissies efficiënt, professioneel en volgens de juiste procedures verlopen.

Je bent een belangrijke spil in de organisatie van de OC’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat informatie voor commissieleden en andere betrokkenen goed beschikbaar en actueel is. Ook denk je mee over hoe de ondersteuning en informatievoorziening zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingericht.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Planning, organisatie en (ter ondersteuning van voorzitter en vicevoorzitter) voorbereiding van maandelijkse plenaire vergaderingen.
• Notuleren van de plenaire vergaderingen en proactief bewaken van de actielijst en tijdspaden.
• Uitwerken van gevraagde en ongevraagde adviezen.
• Opstellen van OC-jaarverslagen en jaarplannen.
• Verzorgen van de correspondentie van de OC’s.
• Bewaken dat de opleidingscommissies werken volgens relevante wet- en regelgeving, waaronder de WHW, het bestuursreglement AMC-UvA en het huishoudelijk reglement van de OC’s.
• Inplannen van deelname van de OC’s aan evaluatiegesprekken.
• Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals declaraties, UvA-beurzen en autorisaties.
• Beheren van de informatievoorziening van de OC’s via onder andere intranet, de UvA-site, Canvas en nieuwsbrieven.
• (Mede)werven van nieuwe leden en bijdragen aan de introductie van nieuwe OC-leden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt van de OC’s en onderhouden van contacten met diverse gremia.
• Verzorgen van digitale archivering en het toegankelijk houden van relevante informatie.
• Op de hoogte blijven van procedures en wet- en regelgeving die relevant zijn voor de OC’s.

Je bent organisatorisch sterk, werkt zorgvuldig en weet snel je weg te vinden in een complexe organisatie. Je houdt overzicht, kunt zelfstandig werken en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden en belangen bij elkaar te brengen.

We zoeken bij voorkeur iemand met relevante werkervaring, bijvoorbeeld als ambtelijk secretaris, bestuurssecretaris, managementondersteuner of in een vergelijkbare functie. Heb je nog geen ervaring als ambtelijk secretaris, maar volg je een relevante hbo- of wo-opleiding en heb je vanuit werk, stage of studie al laten zien dat je zelfstandig en nauwkeurig kunt organiseren? Ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Je bent digitaal vaardig, maakt nieuwe systemen gemakkelijk eigen en hebt interesse in onderwijs, medezeggenschap, bestuurlijke processen en wet- en regelgeving. Kennis van de WHW of ervaring met opleidingscommissies is mooi meegenomen. Je communiceert helder in het Nederlands, bent proactief en dienstverlenend en weet prioriteiten te stellen.

Voor deze functie ben je 16 uur per week beschikbaar. Je werkt op maandag en kiest je tweede werkdag uit dinsdag of donderdag. Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract, startdatum in overleg. Inschaling in salarisschaal 8: € 3.550 tot € 4.722 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen. 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis). Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen. Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving. Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Je werkt in een klein, betrokken team binnen de faculteit der geneeskunde van de UvA op locatie AMC. Samen met de voorzitter, vicevoorzitter en je collega’s draag je bij aan de waarborging en vernieuwing van het onderwijs. De sfeer is collegiaal, dynamisch en gericht op samenwerking en ontwikkeling. In deze academische omgeving bevind je je in het hart van zowel de UvA als Amsterdam UMC. Je hebt veel contact met studenten en professionals uit verschillende opleidingen, zoals geneeskunde, medische informatiekunde, health informatics en evidence based practice in health care. De leeromgeving is inspirerend en gericht op onderzoek, interprofessioneel leren en internationale samenwerking. Amsterdam UMC biedt een omgeving waar zorg, onderzoek en onderwijs samenkomen. Je levert een concrete bijdrage aan de kwaliteit van de opleiding van toekomstige artsen en medisch informatici.

We zullen sollicitaties zoveel als mogelijk doorlopend in behandeling nemen. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten. Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Angelique Mathilda, teamleider Stafondersteuning Onderwijs & Opleiden, via a.mathilda@amsterdamumc.nl. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl. Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is. Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.