Projectadministrateur (28 – 32 uur) in Amsterdam

Ben jij secuur, communicatief sterk en krijg je energie van projectadministraties? Zoek je een plek waar je vrijheid krijgt en een verschil maakt in hoe collega’s kunnen werken? Check dan deze vacature van projectadministrateur bij Amsterdam Engineering.

Dit is je uitdaging:

• Als projectadministrateur zorg jij dat je ca. 10 projectleiders ondersteunt met ca. 100 projecten op jaarbasis;
• Je helpt de projectleiders op financieel gebied;
• Je ondersteunt de projectleiders in het opstellen van een urenverantwoordingsstaat;
• Je houdt contact met de opdrachtgever voor inkoopopdrachten;
• Je zorgt dat de factuur wordt uitgestuurd;
• Je sluit aan bij onderhanden werk gesprekken.

Dit alles verwerk je in ons administratiesysteem AFAS. Maar je doet meer dan dat. Jij bent hét aanspreekpunt voor alles rondom het ondersteunen van de projectleiders, beheert de inbox voor wat betreft de projectadministratie, en onderhoudt contact met externe partijen over projectinformatie. Je bewaakt processen, werkt ze uit en verbetert ze continu. Samen met de verantwoordelijke voor financiën zorg je voor rust, overzicht en structuur voor de projectleider.

Over de rol:

• Je werkt samen met de verantwoordelijke voor financiën. Jij bent de schakel tussen de administratie en projectleiders.
• Je hebt een ondersteunende maar onmisbare rol.
• De functie is nieuw en je kunt deze rol dus helemaal eigen maken. In overleg met de projectleiders kun je deze rol helemaal zelf invulling geven.
• Je verwerkt en controleert administratieve gegevens zelfstandig, je zorgt dat alles in AFAS/Profit wordt ingevoegd.
• Je beheert de projectenadministratie van begin tot eind.
• Je stelt financiële overzichten op en maakt rapportages.
• Je beheert de info-emailbox en zorgt dat de inkoopopdrachten bij de juiste projectleiders terechtkomen.
• Je sluit aan bij onderhanden werk gesprekken en zorgt voor opvolging van de taken die vanuit deze gesprekken volgen.
• Je voert de projectadministratie in de breedste zin: ontzorgen van de verschillende projectleiders.

Wat je kunt verwachten:

• Impact maken vanuit jouw kracht: structuur en overzicht.
• Werken in een omgeving met veel eigen verantwoordelijkheid.
• Ruimte om processen te verbeteren en te optimaliseren.
• Samenwerken met technische projectleiders en de verantwoordelijke voor financiën.
• Contact met allerlei opdrachtgevers en stakeholders.

Over Amsterdam Engineering:

Wij zijn dé specialist in de engineering en ontwikkeling van pijpleidingsystemen. Dit doen wij door met een brede blik (op techniek, kosten en omgeving) de meest maatschappelijk verantwoorde oplossingen te bieden. Als het gaat om pijpleidingsystemen is geen uitdaging ons te gek. Iedere uitdaging bekijken wij met een praktische blik om met onze expertise tot een passende oplossing te komen. Ons advies is duidelijk en uitvoerbaar. Bij Amsterdam Engineering hebben we affiniteit met de stad en zitten wij dicht bij onze opdrachtgevers in de Amsterdamse regio, om hen optimaal te bedienen.

Wat we vragen:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratie, financiën of projectondersteuning;
• Ervaring in een administratieve rol met focus op urenregistratie of facturatie. En aansluitend ervaring met Excel en administratieve systemen;
• Ervaring met AFAS/Profit is een pré;
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, zonder het overzicht te verliezen;
• Je hebt goede communicatievaardigheden en schakelt makkelijk met verschillende mensen.