In één oogopslag
- Taken: Beheer de personeelsadministratie en financiële backoffice voor een groeiend team.
- Bedrijf: Hecht en informeel team dat donateurs werft voor goede doelen.
- Voordelen: Competitief salaris, 25 vakantiedagen, laptop en werktelefoon.
- Overige informatie: Flexibele werkplek en gezellige teamactiviteiten zoals gezamenlijke ontbijtjes en borrels.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische omgeving met veel ruimte voor ontwikkeling.
- Kwalificaties: Ervaring in administratie en een passie voor organisatie en automatisering.
Het verwachte salaris ligt tussen 3200 - 3700 € per maand.
40 uur | Utrecht Maliebaan en remote €3200 - €3700 bruto per maand op basis van 40 uur. Jij houdt ervan als dingen kloppen. Nieuwe collega’s beginnen met een getekend contract, salarisgegevens zijn gecontroleerd en facturen op tijd worden verstuurd. Ontbreekt er iets? Dan ga je erachteraan. En als je voor de derde keer hetzelfde handmatig verwerkt, denk je: dit kan slimmer. Bij Alpha Equipe krijg je de verantwoordelijkheid én de vrijheid om onze backoffice goed te laten draaien.
We zoeken iemand die administratief sterk is, overzicht houdt en het leuk vindt om processen steeds beter te organiseren. Iemand die sterk in de schoenen staat en een sparringpartner kan zijn binnen het team. Wij werven donateurs voor goede doelen. Vanuit ons hoofdkantoor aan de Maliebaan in Utrecht ondersteunt een klein team van zes man onze wervers en vestigingen. We schakelen snel, zeggen wat we denken en geven elkaar veel vertrouwen. Jouw werk heeft direct invloed op hoe de organisatie draait. We zijn een hecht en informeel team met open en directe communicatie.
Naast dat we onze weken flexibel inplannen tussen thuis- en op kantoor werken, zoeken we elkaar veel op. Om de week ontbijten we op maandag samen op kantoor, we borrelen regelmatig en gaan ieder jaar een week samen vanuit het buitenland werken. We vinden het belangrijk dat je onderdeel wil uitmaken van ons hechte team.
Wat je gaat doen:
- Jij bewaakt de personeelsadministratie en een groot deel van de financiële backoffice voor ongeveer 100 medewerkers verdeeld over onze vestigingen door heel Nederland en 25 freelancers.
- Jij zorgt dat gegevens kloppen, ontbrekende informatie boven tafel komt en het werk daadwerkelijk wordt afgerond.
- Je meldt nieuwe medewerkers aan bij onze payrollpartners, controleert of contracten zijn getekend en verwerkt personeelsmutaties, in- en uitstroom en bent hiervoor het aanspreekpunt voor de managers van de verschillende vestigingen.
- Je bereidt maandelijks de salarisgegevens en freelancerafrekeningen voor.
- Je controleert uren, berekent bonussen en verwerkt mutaties.
- Daarnaast zoek je verschillen uit en lever je de juiste gegevens aan.
- Je controleert wekelijks binnenkomende facturen en zet ze klaar voor betaling.
- Je verstuurt klantfacturen op basis van aantallen en gemaakte overeenkomsten.
- Je beheert de debiteurenadministratie en zorgt ervoor dat er op tijd wordt betaald.
- Je pakt administratieve vragen en donateursmutaties uit de backofficemail op en onderhoudt contact met collega’s, managers en externe partners.
- Ongeveer twee keer per maand werk je op een vestiging mee.
Wie wij zoeken:
- Je vindt administratie leuk en krijgt voldoening van overzicht en zaken die goed geregeld zijn.
- Je hebt ervaring in een administratieve, backoffice- of vergelijkbare functie en kunt na het inwerken zelfstandig verantwoordelijkheid dragen.
- Je werkt nauwkeurig, bewaakt deadlines en maakt zaken af, ook als je daarvoor anderen moet aanspreken.
- Je bent handig met systemen en spreadsheets en nieuwsgierig naar automatisering en AI.
- Je communiceert duidelijk, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet wanneer je moet overleggen.
- Je hebt geduld met jonge collega’s en managers die soms wat hulp nodig hebben om hun administratie op orde te krijgen.
- Je voelt je thuis in een klein, sociaal team waar we hard werken, veel lachen en elkaar makkelijk aanspreken.
- Een sterke administratieve basis, gezond verstand en de wil om je ergens in te verdiepen vinden we belangrijker dan een specifieke opleiding.
€3200 - €3700 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring, plus 8% vakantiegeld. 25 vakantiedagen en een werkgeversbijdrage van 3% voor je pensioen via Brand New Day. Een laptop en werktelefoon. Vervoer naar kantoor en vestigingen regelen we in overleg. Veel vrijheid in je werkplek en werkindeling. Ruimte voor een passende cursus, coaching of opleiding, in overleg. Gezamenlijke ontbijtjes, borrels en onze jaarlijkse week werken vanuit het buitenland. Bij ons leer je veel over ondernemerschap en het runnen van je eigen onderdeel binnen een organisatie. Je kunt de functie verder ontwikkelen door processen beter te maken en verantwoordelijkheid naar je toe te trekken. Er is ruimte om zelfstandig te bepalen waar je werkt; thuis, op de vestiging of op de Maliebaan. Je houdt zelf grip op de week- en maanddeadlines. Je zegt wat je doet, doet wat je zegt en trekt op tijd aan de bel als je iets nodig hebt.
Administratief medewerker HR & finance in Utrecht werkgever: Alpha Equipe
Bij Alpha Equipe bieden we een dynamische en informele werkomgeving waar je als Administratief Medewerker HR & Finance de kans krijgt om je vaardigheden te ontwikkelen en een directe impact te maken op onze organisatie. Met flexibele werkuren, een hecht team dat elkaar ondersteunt, en mogelijkheden voor persoonlijke groei, zoals cursussen en coaching, zorgen we ervoor dat je niet alleen je werk goed kunt doen, maar ook plezier hebt in wat je doet. Onze locatie aan de Maliebaan in Utrecht biedt een inspirerende setting, met de mogelijkheid om regelmatig samen te komen voor teamactiviteiten en gezamenlijke maaltijden.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Administratief medewerker HR & finance in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij Alpha Equipe die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij Alpha Equipe kan solliciteren voor de functie van Administratief medewerker HR & finance! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Administratief medewerker HR & finance in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat Alpha Equipe drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Alpha Equipe
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij Alpha Equipe.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe Alpha Equipe medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
