Office Manager

Een goed draaiend kantoor begint bij iemand die ziet wat er nodig is, nog voordat een ander erom hoeft te vragen. Iemand die overzicht houdt, zaken oppakt en ervoor zorgt dat collega’s hun werk goed kunnen doen. Je bent het vaste aanspreekpunt voor praktische en organisatorische zaken. Je ondersteunt de directie, houdt de administratie op orde, regelt wat er op kantoor nodig is en zorgt dat afspraken, documenten en dagelijkse werkzaamheden goed verlopen. Ook lichte HR-taken, facturatie en het organiseren van bijeenkomsten horen erbij.

Je werkt voornamelijk voor Alltrack Medical, maar hebt ook contact met onze zusterbedrijven Port Pay en Improvement-IT. Dat zorgt voor afwisseling en maakt dat je met verschillende collega’s en werkzaamheden te maken krijgt. We zijn een klein team met korte lijnen. We houden van aanpakken, denken graag met elkaar mee en staan open voor ideeën. Je krijgt dan ook de ruimte om zelfstandig te werken en dingen op jouw manier goed te organiseren.

Geen dag is hetzelfde. De ene keer regel je een afspraak voor de directie, de andere keer stem je iets af met een leverancier of zorg je dat een administratief proces netjes wordt afgerond. Je houdt je onder andere bezig met:

• Het organiseren en coördineren van de dagelijkse kantoorwerkzaamheden.
• Agendabeheer en ondersteuning van de directie.
• Administratieve werkzaamheden en het beheren van documenten, offertes, contracten en archieven.
• Lichte HR-taken en ondersteuning bij personeelszaken.
• Het regelen van facilitaire zaken, voorraad en onderhoud.
• Contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen.
• Het organiseren van afspraken, bijeenkomsten, evenementen en reizen.
• Het ontvangen van gasten en verzorgen van de telefoon en correspondentie.
• Ondersteuning bij de financiële administratie, waaronder facturatie.
• Collega’s helpen met praktische vragen en ervoor zorgen dat zaken worden opgepakt.

Je hoeft niet alles al tot in de puntjes te kennen. Belangrijker is dat je verantwoordelijkheid neemt, makkelijk schakelt en plezier hebt in het organiseren en ondersteunen.

Wie zoeken we? We zoeken iemand die stevig in de schoenen staat, graag zelfstandig werkt en het prettig vindt om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden. Je ziet werk liggen, denkt een stap vooruit en wacht niet altijd tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Je past goed bij ons als je:

• Minimaal drie jaar ervaring hebt in een vergelijkbare functie.
• Beschikt over mbo-/hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of organisatorische richting.
• Goed overweg kunt met Word, Excel en Google Workspace. Ervaring met een administratiesysteem is mooi meegenomen.
• Nauwkeurig werkt en graag structuur aanbrengt.
• Praktisch en oplossingsgericht bent ingesteld.
• Makkelijk communiceert en het leuk vindt om met verschillende mensen samen te werken.
• De Nederlandse en Engelse taal uitstekend beheerst.

Wat kun je van ons verwachten? Je komt terecht in een omgeving waar je niet verdwijnt in een grote organisatie, maar waar jouw werk zichtbaar is en je echt iets kunt bijdragen. Je hebt contact met verschillende mensen, krijgt uiteenlopende verantwoordelijkheden en kunt meedenken over hoe we ons werk nog beter organiseren.

Daarnaast bieden we je:

• Een bruto maandsalaris van € 3.250 tot € 3.700 op basis van een fulltime dienstverband.
• Een functie voor 24 tot 32 uur per week.
• 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid om extra vakantiedagen bij te kopen.
• Een contract voor zeven maanden, inclusief één maand proeftijd, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• Jaarlijkse loonindexatie.
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien.
• Gezellige uitjes en borrels met collega’s.

Wie zijn wij? Alltrack Medical ontwikkelt software die helpt om logistieke processen in de zorg slimmer en efficiënter te maken. Met oplossingen als de elektronische schaplabels van ik ben marq en het assetmanagementsysteem ik ben iris dragen we bij aan een betere organisatie van zorgprocessen. We maken deel uit van Improvement Holding, waar ook Improvement-IT en Port Pay onder vallen. Ieder bedrijf heeft zijn eigen werkveld, maar we delen een praktische instelling en de ambitie om vooruit te blijven gaan. Dat maakt het werken bij ons afwisselend. Je leert verschillende mensen en organisaties kennen en krijgt de kans om echt onderdeel te zijn van het dagelijkse reilen en zeilen.