Executive Assistant & Office Coordinator in Hilversum

Onze klanten staan in het nieuws. Of ze willen dat, of ze kunnen het niet vermijden. In een tijd waarin publieke opinie belangrijker is dan ooit en de consumptie van nieuws snel verandert, zijn wij er om te helpen. We brengen uw nieuws onder de aandacht. Dit betekent dat we u beschermen waar nodig en uw reputatie ondersteunen waar mogelijk: van strategie tot uitvoering en van concept tot product.

Als Executive Assistant & Office Coordinator ondersteun je de directie en zorg je dat ons kantoor goed draait. Je houdt overzicht over afspraken, administratie en de dagelijkse kantoororganisatie en bent een aanspreekpunt voor collega’s, relaties en leveranciers. Je werkt nauw samen met de directie en een jong team van adviseurs. Zij houden zich bezig met complexe vraagstukken in de media, politiek en maatschappij; jij draagt eraan bij dat zij optimaal kunnen presteren. Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

HSC is een onafhankelijk Amsterdams communicatieadviesbureau. Al meer dan dertig jaar adviseren we nationale en internationale organisaties over strategische communicatie, reputatie en hun relaties met de buitenwereld. Ons team van ruim tien collega’s combineert ervaring met jong talent. We werken in kleine teams, met korte lijnen en een platte organisatiestructuur.

Wat ga je doen?

• Directieondersteuning: Je beheert de agenda’s en e-mail van de directie en organiseert afspraken en vergaderingen. Je verzorgt correspondentie, werkt notulen uit en houdt bij welke afspraken en besluiten opvolging vragen. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en bepaalt welke organisatorische en administratieve acties nodig zijn en wanneer.
• Office management: Je ontvangt gasten en zorgt voor een gastvrij, goed georganiseerd en representatief kantoor. Je beheert de algemene mailbox en telefoon en bestelt de gecaterde kantoorlunch. Ook houd je de kantoorvoorraad bij en reserveert en bereid je vergaderruimtes voor. Je onderhoudt contact met gebouwbeheer, de verhuurder en leveranciers en organiseert teamactiviteiten.
• Personeelsadministratie en onboarding: Je beheert arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers. Je registreert verlof, ziekmeldingen en mutaties voor de salarisverwerking. Je verzorgt de administratie rond de komst en het vertrek van collega’s en bewaakt afspraken over opleidingsbudgetten en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Interne afstemming: Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen. Je volgt afspraken uit directie- en teamoverleggen op en zorgt dat actiepunten niet blijven liggen.

Wat vragen we van jou?

Je haalt plezier uit het ontzorgen van anderen en werkt graag met nieuwsgierige, maatschappelijk betrokken collega’s. Je werkt doelgericht en haalt voldoening uit taken en projecten die goed worden afgerond. Je bent sociaal en draagt, naast het harde werken, bij aan een prettige sfeer op kantoor. Je hoeft niet alle genoemde taken al te beheersen: nieuwe werkzaamheden maak je je snel eigen. Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator. Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, stelt prioriteiten en brengt zaken tot een einde. Je bent servicegericht en spreekt collega’s prettig en duidelijk aan wanneer dat nodig is. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en communiceert gemakkelijk met collega’s, klanten en leveranciers. Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Je voelt je thuis in een informeel team dat hoge eisen stelt aan de kwaliteit van het werk en waarin ideeën en opbouwende feedback welkom zijn. Ervaring met financiële of personeelsadministratie is een pré, geen vereiste.

Wat kun je van ons verwachten?

Een zelfstandige, afwisselende vertrouwensfunctie voor 24 tot 32 uur per week, met ruimte om je rol verder te ontwikkelen. Een salaris dat past bij je ervaring, een pensioenregeling en een opleidingsbudget. 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast krijg je jaarlijks vijf betaalde dagen om je in te zetten voor maatschappelijk werk. Een bedrijfslaptop, een bijdrage aan de verse, gecaterde kantoorlunch via onze lunchregeling en een reiskostenvergoeding als je buiten Amsterdam woont. Een hecht, jong team van getalenteerde collega’s, met ruimte voor eigen initiatief, een open gesprek en gezamenlijke activiteiten. Ons thuiswerkbeleid geldt voor alle collega’s. Je werkt hoofdzakelijk op ons kantoor in de Amsterdamse Houthavens. De precieze werkdagen bepalen we in overleg.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Deze functie-eisen geven een richting van het profiel dat wij zoeken voor deze functie. Voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit dé functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren. HSC is een werkgever die iedereen gelijke kansen biedt.